Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH
Cyswllt: Bethan Adams 01286 679020
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Stephen Churchman ac Alan Jones Evans. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd. Cofnod: Cyfeiriodd yr Aelod Cabinet Cyllid at erthygl ddiweddar ym mhapur
newydd y Daily Post, a oedd
yn nodi bod y Cyngor ddim wedi
casglu £3.8m o ôl-ddyledion
treth. Eglurodd bod y swm yn cynnwys
ôl-ddyledion treth am gyfnod o oddeutu 5 mlynedd a bod yr erthygl yn camddehongli’r
wybodaeth. Nododd bod swm y dreth a gasglir
yn flynyddol gan y Cyngor ymhlith
y goreuon o gynghorau Cymru. Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn casglu
trethi yn effeithiol ond hefyd yn sensitif
i sefyllfa pobl Gwynedd sy’n talu, a bod y swm o dreth cyngor a oedd yn ddyledus
fesul tŷ unigol yn is na
chynghorau cyfagos. Nododd bod perfformiad yn cael ei
fonitro yn chwarterol a’i fod yn debyg
mai yng nghyfarfod
nesaf monitro perfformiad yr Aelod Cabinet Cyllid y dylid rhoi sylw
pellach i’r mater. Diolchodd y Cadeirydd i’r Aelod Cabinet Cyllid am ddod gerbron, ar ei gais, i gyfarch y mater. |
|
TREFNIADAU RHEOLI RISG PDF 359 KB Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch
Reolwr Refeniw a Risg a oedd
yn rhoi diweddariad
o’r hyn a gyflawnwyd ers cyflwyno adroddiad yn ymateb i
lythyr y Rheolwr Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) i’r Prif
Weithredwr ar ei adolygiad o drefniadau rheoli risg y Cyngor i’r
Pwyllgor ar 9 Chwefror 2017. Cyflwynwyd dull sgorio newydd a
fwriedir ei ddefnyddio i ddadansoddi
risgiau o hyn ymlaen gan ofyn
i’r Pwyllgor fynegi barn ar y dull sgorio. Nodwyd yr ymgynghorir ar yr egwyddorion
newydd o ran paratoi a chynnal y Gofrestr Risg gyda Grŵp
Rheoli’r Cyngor (sef y Tîm Rheoli
Corfforaethol y Cyngor a’r Penaethiaid Adran) yn ei
gyfarfod ar 10 Gorffennaf 2017. Adroddwyd
y rhagwelir y bydd y Gofrestr Risg Corfforaethol,
a dogfen yn crynhoi egwyddorion, yn barod i’w
gyflwyno i’r Pwyllgor ar 28 Medi 2017. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nododd yr aelodau'r prif
sylwadau canlynol: ·
Pwy oedd yn penderfynu o ran sgorio risg? ·
Yn croesawu dogfen generig wrthrychol ond bod peryg y gallai fod yn
oddrychol; ·
A fyddai’r
Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth os oedd risgiau
penodol yn dderbyniol? ·
A oedd perygl y byddai adrannau yn sgorio risg
yn uchel rhag ofn? ·
A oedd bwriad gosod cyfnod o fis i’r adrannau
i ostwng sgôr risg rhywbeth
oedd yn y coch? ·
A oedd unrhyw beth yn y coch
ar hyn o bryd? Ymatebodd y swyddogion
i’r sylwadau fel a ganlyn: ·
Bod yr adrannau’n penderfynu'r sgôr gan flaenoriaethu
risgiau o fewn yr adran. Roedd
y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn cysoni’r sgorio
a ddylai hyn roi sicrwydd i
aelodau’r Pwyllgor y rheolir ansawdd; ·
Bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn cymryd trosolwg o’r gofrestr; ·
Bod angen bod yn agored a derbyn
bod rhai risgiau yn dderbyniol. Os oedd aelodau’r
Pwyllgor o’r farn bod y risg yn annerbyniol gellir gofyn i
swyddogion roi camau mewn lle; ·
Bod rôl cysoni'r Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu yn allweddol; ·
Disgwylir bod unrhyw beth yn
y coch yn derbyn sylw ar
unwaith gyda’r camau gweithredu, swyddog cyfrifol ac amserlen wedi eu
nodi. Ni ystyrir fod gosod cyfnod
amser penodol, megis mis, i
ostwng sgôr risg yn ymarferol
gan fod pob
risg am fod yn wahanol, gyda
gwahanol amgylchiadau; ·
Nid oedd unrhyw beth yn
y coch ar hyn o bryd. Roedd
llawer o gynlluniau yn yr oren ac fe’u blaenoriaethir, gyda materion llai yn
y melyn. Drwy sefydlu trefniadau rheoli risg newydd
fe ffurfiolir
yr hyn a oedd yn digwydd
eisoes. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y cynnydd ar ddatblygu’r trefniadau rheoli risg. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2016/17 PDF 673 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio. Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod
2016/17, roedd y swyddog yn fodlon bod gan
Gyngor Gwynedd fframwaith
cadarn o reolaeth fewnol. Adroddwyd bod 69 allan o 72
archwiliad a oedd yng nghynllun archwilio
addasedig terfynol archwilio mewnol wedi eu cwblhau
erbyn 31 Mawrth 2017, sef 95.83% o’r cynllun, yn erbyn
uchelgais perfformiad o 95%
ar gyfer 2016/17. Tynnwyd sylw mai gwir ganlyniad
2016/17 o ran mesurydd ‘Cyfran
o adroddiadau dilyniant Archwilio Mewnol yn cyrraedd barn “Derbyniol” neu well (mesur corfforaethol)’ oedd 92% yn hytrach
na 83% fel
y nodir ar dudalen 12 o’r rhaglen. Cyfeiriwyd
at fesur cyflawni newydd ar gyfer
Archwilio Mewnol – ‘Cyfran o’r gweithrediadau
cytunedig sydd wedi eu gweithredu
yn unol â’r
amserlen.’ Nodwyd bod llunio gweithrediadau cytunedig efo swyddogion
yn hytrach na llunio
argymhellion, fel y gwnaed yn y gorffennol,
yn annog perchnogaeth swyddogion o’r gweithrediadau. Mewn
ymateb i sylw gan aelod
yng nghyswllt gostyngiad yn lefel
staffio Archwilio Mewnol, nododd yr Uwch Reolwr
Refeniw a Risg bod y gostyngiad yn unol
â chynllun arbedion effeithlonrwydd a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn. Ychwanegodd bod swydd wag ar hyn o bryd
yn Archwilio Mewnol, hysbysebwyd y swydd ond siomedig
oedd yr ymateb.
Nododd yr ystyrir efallai
hysbysebu’r swydd fel cytundeb hyfforddi
i gymhwyso. Nododd aelod bod Adran o’r Cyngor
yn derbyn llawer o farn C ar archwiliadau, holodd os oedd
y sefyllfa wedi gwella a pa mor
debygol y byddai camau wedi eu
cymryd gan yr Adran. Mewn ymateb,
nododd y Rheolwr Archwilio bod gwasanaeth o fewn Adran benodol
wedi derbyn llawer o farn C ar archwiliadau a byddai archwiliad dilyniant yn cael
eu cynnal. Ychwanegodd ei fod yn anffodus
pan roedd archwiliadau yn derbyn barn C ond ei fod
yn braf gweld
rheolaethau mewn lle i ymateb
a gobeithir y byddai darganfod datrysiadau cytunedig yn annog
perchnogaeth swyddogion. Nododd
aelod bod rheolwyr newydd ar rai achlysuron
yn gofyn i Archwilio Mewnol
gynnal archwiliad. Mewn ymateb, nododd
y Rheolwr Archwilio bod rheolwr newydd un
canolfan hamdden wedi gofyn am archwiliad
ac wedi defnyddio’r adroddiad fel cynllun
gweithredu. Cyfeiriodd aelod at baragraff 4.13 o’r adroddiad, holodd a fyddai’n fuddiol nodi’r archwiliad dilyniant a oedd
wedi derbyn barn anfoddhaol. Mewn ymateb, nododd
y Rheolwr Archwilio mai archwiliad dilyniant Cynnal a Chadw Safleoedd Gweithdai, Modurdai a Depos, Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol oedd wedi derbyn barn anfoddhaol. Adroddwyd ar hyn i’r Pwyllgor mewn
cyfarfod blaenorol. Eglurodd bod y gwasanaeth ers derbyn barn anfoddhaol wedi rhoi cynllun
gweithredu mewn lle i ymateb. Nododd
yr Aelod Lleyg bod y Gweithgor Gwella Rheolaethau yn arfer da, holodd
a fyddai’r drefn yn parhau. Mewn ymateb, nodwyd y byddai’r Gweithgor yn parhau a’i
fod yn galluogi
aelodau i drafod archwiliadau mewn mwy o ddyfnder
efo’r swyddogion perthnasol. Cyfeiriodd yr Aelod Lleyg ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5. |
|
DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL CYNGOR GWYNEDD 2016/17 PDF 372 KB Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan
yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Nodwyd bod camau
gweithredu ar gyfer y meysydd oedd â blaenoriaeth uchel neu ganolog wedi eu
nodi yn y datganiad. Eglurwyd y byddai’r meysydd yma yn derbyn sylw wrth lunio
Cynllun Strategol newydd y Cyngor gan gynnwys prosiectau i ymdrin â hwy. Nododd y Prif Weithredwr ei fod yn cadeirio’r Grŵp Asesu Trefniadau
Llywodraethu a bod y datganiad gerbron yn gynnyrch gwaith sylweddol. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nododd yr aelodau'r prif
sylwadau canlynol: ·
O safbwynt risg llywodraethu ‘Bod yn agored’, fe ddylid ail-edrych ar y gofyn
yn y cyfansoddiad i chwarter yr
aelodaeth bleidleisio o blaid cynnal pleidlais
gofrestredig yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn. Cydnabod na fyddai’n bosib
gwneud yn y pwyllgorau eraill ond oherwydd bod system electronig mewn lle yn Siambr
Dafydd Orwig fe ddylai pob
un pleidlais yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn fod yn
gofrestredig; ·
Bod angen ail-edrych ar y sgôr
risg a nodir o dan ‘Diwylliant’, o’r farn nad
oedd y dystiolaeth a nodir yn y datganiad
yn cyfiawnhau sgôr mor uchel; ·
A oedd y datganiad yn ddogfen gyhoeddus? ·
Byddai cynnwys enghreifftiau
o weithrediaeth yn egluro’n well i bobl pam fod risg
yn derbyn sgôr; ·
O ran cysondeb y datganiad, fe nodir o dan
‘Ymgysylltu’ bod ymarferiad
Her Gwynedd yn hynod o lwyddiannus tra nodir o dan ‘Atebolrwydd’
dim ond 2,000 o drigolion ymatebodd allan o boblogaeth 18+ o bron i 100,000. Ymatebodd y swyddogion
i’r sylwadau fel a ganlyn: ·
Byddai’n rhaid ystyried y mater fel eitem ffurfiol
yn y Pwyllgor gydag adroddiad yn cloriannu manteision
ac anfanteision cynnal pleidlais gofrestredig ar gyfer pob
un pleidlais yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn; ·
Annog aelodau i fynychu hyfforddiant
yng nghyswllt Ffordd Gwynedd ar 5 Gorffennaf 2017. Yn gyffredinol nid oedd y meddylfryd corfforaethol yn rhoi pobl Gwynedd yn ganolog, drwy
newid diwylliant y Cyngor byddai’r sgôr risg yn
gostwng. Roedd nifer uwch o blant
yn mynd i
ofal yng Ngwynedd o gymharu â chynghorau eraill. Diwylliant yn fater
oedd wir angen sylw. Fe ddiwygir y dystiolaeth yn y datganiad i gyfleu hyn
yn well; ·
Byddai’r datganiad yn ymddangos
ar wefan y Cyngor ac yn cael
ei gynnwys efo’r datganiadau ariannol; ·
Fe gynhwysir enghreifftiau o dan ‘Diwylliant’ ac os oedd aelodau yn
cyfeirio at risgiau penodol eraill fe ellir nodi
enghreifftiau ond fe geisir cadw’r
ddogfen yn fyr; ·
Yng nghyd-destun ‘Ymgysylltu’ roedd yr ymateb yn
dda iawn o gymharu ag ymgynghoriadau eraill ond o ran ‘Atebolrwydd’ nid oedd yn arbennig
o dda. PENDERFYNWYD: (i)
cymeradwyo’r Datganiad
Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2016/17; (ii) argymell bod Arweinydd y Cyngor
a’r Prif Weithredwr yn arwyddo’r
datganiad; (iii) dylid derbyn adroddiad yng nghyswllt diwygio cyfansoddiad y Cyngor i alluogi pob pleidlais yng nghyfarfodydd y Cyngor Llawn i fod yn gofrestredig heb y gofyn i chwarter yr aelodaeth bleidleisio o blaid cynnal pleidlais gofrestredig ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6. |
|
CYFRIFON TERFYNOL HARBYRAU GWYNEDD 2016/17 PDF 205 KB Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Cyllid. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r gofynion statudol
perthnasol gan y Pennaeth Cyllid. Cyflwynodd yr Uwch Reolwr
Cyllid adroddiad yng nghyswllt cyfrifon
terfynol Harbyrau Gwynedd
am y flwyddyn 2016/17 yn unol â’r gofynion
statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964. Nodwyd yr ystyrir
Harbyrau Gwynedd yn gorff llywodraethol bach, gan fod
trosiant yn is na £2.5m, ac o’r herwydd bod cwblhau ffurflen swyddogol flynyddol ar gyfer
Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn cwrdd â’r gofynion
statudol. Tynnwyd sylw nad
oedd y cyfrifon yn cynnwys Hafan
Pwllheli nac ychwaith Doc Fictoria, gan nad oeddent
tu fewn i’r
diffiniad o Harbwr, at bwrpasau’r ddeddfwriaeth berthnasol Adroddwyd y byddai’r cyfrifon a’r ffurflen yn
destun archwiliad buan gan Deloitte, archwilwyr allanol Cyngor Gwynedd a apwyntiwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, ac os
byddai newidiadau, yna cyflwynir fersiwn
diwygiedig i gyfarfod y Pwyllgor ar 28 Medi 2017. Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r
aelodau fel a ganlyn: ·
O ran gwariant isel ar hyfforddiant,
bod gwariant ar hyfforddiant wedi ei gynnwys yng
nghyllideb y Gwasanaeth Morwrol; ·
Bod gwahaniaeth o ran cyllideb a gwir wariant ar yswiriant
oherwydd bod cytundeb yswiriant newydd wedi dod i
rym yn Ebrill
2016 gyda’r gyllideb wedi ei bennu
yn Rhagfyr 2015; ·
Bod y Gwasanaeth wedi gwneud ymgais
i gwtogi ar gostau yn
gyffredinol i sicrhau bod y gwariant yn unol â’r
gyllideb; ·
Bod y Pwyllgor yn ei gyfarfod
ar 6 Mehefin wedi penderfynu gofyn i’r Pwyllgor
Craffu Addysg ac Economi i ystyried
ehangu eu gwaith craffu ar
adolygu trefniadau rheoli a llywodraethu Hafan Pwllheli i gynnwys yr
holl harbyrau. PENDERFYNWYD: (i)
derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth yn yr
atodiadau, sef - ·
Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2016/17 – Atodiad A; a ·
Ffurflen datganiadau cyfrifon 2016/17, ar gyfer archwiliad – Atodiad B. (ii) awdurdodi’r Cadeirydd i arwyddo’r ffurflen datganiadau cyfrifon 2016/17. |
|
HAWLIADAU YSWIRIANT YN ERBYN Y CYNGOR PDF 361 KB Cyflwyno adroddiad Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch
Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn
manylu ar drefniadau’r Cyngor o ran delio â hawliadau yswiriant ac yn cynnwys gwybodaeth am hawliadau atebolrwydd cyhoeddus ac atebolrwydd cyflogwr a setlwyd yn ystod 2016/17. Tynnwyd sylw bod 75.4% o hawliadau atebolrwydd yn erbyn y Cyngor
wedi eu setlo
heb gostau. Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r
aelodau fel a ganlyn: ·
Bod y nifer o hawliadau atebolrwydd cyflogwr yn gymharol
isel o ystyried nifer y staff a gyflogir gan y Cyngor, nifer
y cerbydau ym mherchnogaeth y Cyngor a’r gwasanaethau a ddarperir; ·
Ceisir dysgu gwersi o’r hawliadau
a amddiffynnwyd yn ogystal â’r rhai
a gollir; ·
O ran talu costau hawlydd, ers 2013 dim ond costau sefydlog y gellir eu hawlio.
Roedd y Cyngor yn gwneud ymgais
pan oedd yn bosib a phriodol datrys hawliad efo setliad cyn
mynd i’r llys. Fe dderbynnir barn gyfreithiol o ran tebygolrwydd amddiffyn rhai hawliadau; ·
Bod
pob un o’r achosion a restrwyd yn yr Atodiad yn destun “excess”
o £25,000 cyn 1 Ebrill 2016, ar ôl hynny roedd yr “excess”
wedi cynyddu i £50,000 fesul hawliad Atebolrwydd Cyhoeddus ac Atebolrwydd
Cyflogwr. Y Cyngor oedd yn talu unrhyw gostau ar yr hawliadau unigol hyd at y
trothwy yma, a’r cwmni yswiriant yn talu unrhyw symiau uwchben hynny. ·
Nad oedd cynnydd yn
y nifer o hawliadau yswiriant yn dilyn
penderfyniad y Cyngor i leihau amlder
torri gwellt. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad. |
|
CYNLLUNIO ARBEDION ARIANNOL ER MWYN CEFNOGI CYDNERTHEDD ARIANNOL PDF 125 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid. Dogfennau ychwanegol:
Cofnod: Adroddwyd y cyhoeddwyd adroddiad cenedlaethol gan Swyddfa Archwilio Cymru
(SAC) ar 14 Mehefin yn datgan fod “rhan fwyaf
o gynghorau Cymru wedi gwella eu
cynlluniau ariannol ar gyfer y tymor
canolig ac, erbyn hyn, mae ganddynt
ddull effeithiol o ragamcanu'r arbedion y mae angen iddynt
eu cyflawni,” ond “fod gan
gynghorau fwy i’w wneud i
gynllunio’r modd y maent yn bwriadu
pontio’r bwlch cyllid sydd wedi’i
nodi ganddynt, sydd yn tanseilio
eu cynlluniau ariannol ar gyfer
y tymor canolig.” Nodwyd
bod adroddiad penodol SAC ar ‘Gynllunio Arbedion
yng Nghyngor Gwynedd’ yn gadarnhaol. Tynnwyd sylw bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi
bod SAC wedi dod
i’r casgliad - ·
bod trefniadau rheoli ariannol
y Cyngor yn gadarn ac mae mewn sefyllfa dda i fynd i’r afael â heriau yn y
dyfodol; ·
bod gan y Cyngor ddull
cynllunio arbedion effeithiol ac ystyriol sy’n cefnogi cydnerthedd
ariannol yn y dyfodol; ·
mae hon yn sefyllfa gref sydd wedi parhau ers 2015-16 – mae gan y Cyngor
bolisïau sefydledig a chlir mewn perthynas â’i
drefniadau cynllunio ariannol. Tywysodd y Pennaeth Cyllid yr aelodau trwy’r
adroddiad gan gyfeirio’n benodol at yr atodiad roedd
yn manylu ar gynigion SAC o ran gwelliant ac ymateb/gweithrediad y Cyngor. Cyfeiriodd aelod at gynnig ar gyfer gwelliant
SAC, sef sefydlu dull mwy corfforaethol o nodi cyfleoedd i gynhyrchu incwm.
Nododd y byddai’n croesawu dull mwy corfforaethol a’i fod yn tybio
y byddai rheolwyr am fentro mwy o ran cynhyrchu incwm os oedd strategaeth
yn bodoli i’w cefnogi. Mewn
ymateb, nododd y Prif Weithredwr bod diwylliant yn hynod
bwysig a bod lle i edrych ar
gyfleoedd i gynhyrchu incwm yn gorfforaethol er mwyn sicrhau
bod canlyniad unrhyw benderfyniad ar brif ffrydiau incwm
wedi eu hasesu’n
llawn. Ychwanegodd y disgwylir bod rheolwyr yn edrych am gyfleoedd
i gynyddu incwm o ran ffrydiau incwm llai. Nododd
yr aelod bod rhai rheolwyr yn
nodi bod llwyth gwaith yn effeithio
ar eu gallu
i fentro. Mewn ymateb, nododd y Prif Weithredwr ei fod yn
fater o flaenoriaethu a bod
rhai rheolwyr yn cwblhau gwaith
y gall y gweithlu ymdrin â hwy yn unol
â Ffordd Gwynedd. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad. |
|
MONITRO PERFFORMIAD I wahodd Aelodau i fynegi diddordeb ar gyfer mynychu cyfarfodydd monitro perfformiad. Cofnod: Gwahoddwyd Aelodau i fynegi
diddordeb ar gyfer mynychu cyfarfodydd
monitro perfformiad am y flwyddyn 2017/18. Eglurwyd bod dau faes gwaith penodol i’r Pwyllgor - Cefnogaeth Gorfforaethol a Chyllid. Mynegodd y Cadeirydd, Is-Gadeirydd a’r Cynghorwyr Huw G. Wyn Jones a Cemlyn Williams ddiddordeb. |