Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio. Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2016/17, roedd y swyddog yn fodlon bod gan Gyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol.  

Adroddwyd bod 69 allan o 72 archwiliad a oedd yng nghynllun archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2017, sef 95.83% o’r cynllun, yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2016/17.

Tynnwyd sylw mai gwir ganlyniad 2016/17 o ran mesurydd ‘Cyfran o adroddiadau dilyniant Archwilio Mewnol yn cyrraedd barn “Derbyniol” neu well (mesur corfforaethol)’ oedd 92% yn hytrach na 83% fel y nodir ar dudalen 12 o’r rhaglen.

Cyfeiriwyd at fesur cyflawni newydd ar gyfer Archwilio Mewnol – ‘Cyfran o’r gweithrediadau cytunedig sydd wedi eu gweithredu yn unol â’r amserlen.’ Nodwyd bod llunio gweithrediadau cytunedig efo swyddogion yn hytrach na llunio argymhellion, fel y gwnaed yn y gorffennol, yn annog perchnogaeth swyddogion o’r gweithrediadau.

Mewn ymateb i sylw gan aelod yng nghyswllt gostyngiad yn lefel staffio Archwilio Mewnol, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod y gostyngiad yn unol â chynllun arbedion effeithlonrwydd a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn. Ychwanegodd bod swydd wag ar hyn o bryd yn Archwilio Mewnol, hysbysebwyd y swydd ond siomedig oedd yr ymateb. Nododd yr ystyrir efallai hysbysebu’r swydd fel cytundeb hyfforddi i gymhwyso.

Nododd aelod bod Adran o’r Cyngor yn derbyn llawer o farn C ar archwiliadau, holodd os oedd y sefyllfa wedi gwella a pa mor debygol y byddai camau wedi eu cymryd gan yr Adran. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod gwasanaeth o fewn Adran benodol wedi derbyn llawer o farn C ar archwiliadau a byddai archwiliad dilyniant yn cael eu cynnal. Ychwanegodd ei fod yn anffodus pan roedd archwiliadau yn derbyn barn C ond ei fod yn braf gweld rheolaethau mewn lle i ymateb a gobeithir y byddai darganfod datrysiadau cytunedig yn annog perchnogaeth swyddogion.

Nododd aelod bod rheolwyr newydd ar rai achlysuron yn gofyn i Archwilio Mewnol gynnal archwiliad. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod rheolwr newydd un canolfan hamdden wedi gofyn am archwiliad ac wedi defnyddio’r adroddiad fel cynllun gweithredu.

Cyfeiriodd aelod at baragraff 4.13 o’r adroddiad, holodd a fyddai’n fuddiol nodi’r archwiliad dilyniant a oedd wedi derbyn barn anfoddhaol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai archwiliad dilyniant Cynnal a Chadw Safleoedd Gweithdai, Modurdai a Depos, Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol oedd wedi derbyn barn anfoddhaol. Adroddwyd ar hyn i’r Pwyllgor mewn cyfarfod blaenorol. Eglurodd bod y gwasanaeth ers derbyn barn anfoddhaol wedi rhoi cynllun gweithredu mewn lle i ymateb.

Nododd yr Aelod Lleyg bod y Gweithgor Gwella Rheolaethau yn arfer da, holodd a fyddai’r drefn yn parhau. Mewn ymateb, nodwyd y byddai’r Gweithgor yn parhau a’i fod yn galluogi aelodau i drafod archwiliadau mewn mwy o ddyfnder efo’r swyddogion perthnasol.

Cyfeiriodd yr Aelod Lleyg at archwiliad ‘Trefniadau Busnes GwE’ yng Nghynllun Archwilio Mewnol 2017/18, holodd a fyddai cynghorau eraill yn cyfrannu gan fod GwE yn draws sirol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai ar gais y cyn Pennaeth Addysg y cynhwyswyd yr archwiliad yng nghynllun 2017/18. Eglurodd mai’r Cyngor oedd Awdurdod Arweiniol GwE.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Pennaeth Archwilio Mewnol yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2016/17.