Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 10 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau.

Cyfeiriwyd at y gwaith dilyniant. Amlygwyd, yn ystod 2016/17, daethpwyd i gytundeb ar 205 o gamau gweithredu i’w cyflawni erbyn 31 Mawrth 2018. Nodwyd bod gweithrediad derbyniol ar 26.83% o’r camau cytunedig. Adroddwyd bod cais am gynnydd ar weithrediad 104 o gamau cytunedig wedi eu hanfon hyd yn hyn, a bod 86 wedi eu gweithredu yn dderbyniol, sef 82.5%. Eglurwyd bod trefniadau dilyn i fyny mewn lle os ni dderbynnir ymateb o ran gweithrediad ar y camau cytunedig.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

Hyfforddi Aelodau Newydd

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio bod rhaglen gynhwysfawr wedi ei lunio ar gyfer aelodau newydd gyda’r cyfle i aelodau gysylltu efo’r Gwasanaeth Dysgu a Datblygu i wneud cais am hyfforddiant ychwanegol.

Nododd aelod ei fod, fel Cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, wedi mynychu cyfarfod efo Cadeiryddion Pwyllgorau Gwasanaethau Democrataidd ynghyd â Swyddogion arweiniol yn y maes lle'r oedd y Cyngor yn amlygu ei hun fel un o’r rhai gorau am drefniadau hyfforddi aelodau newydd. Cadarnhaodd bod cyfle i aelodau gysylltu efo’r Gwasanaeth Dysgu a Datblygu i wneud cais am hyfforddiant ychwanegol ac efallai’n fyddai’n fater a gellir ei ystyried gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd o ran hyrwyddo’r cyfle.

Canolfan Hamdden Glan Wnion

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed pryder o ran ymwybyddiaeth staff o drefniadau Diogelu Plant ac Oedolion, nododd y Rheolwr Archwilio yn unol â chais gan y Grŵp Gweithredol Diogelu y cynhelir archwiliad ar ymwybyddiaeth gweithwyr maes o drefniadau diogelu. Eglurodd bod llawer o staff tu allan i’r prif swyddfeydd heb gyfeiriad e-bost a heb fynediad i fodiwlau dysgu ar-lein ac felly’n derbyn gwybodaeth gan eu rheolwr ac mewn cyfarfodydd ardal. Nododd mai trwy rannu pamffled a chynnal sgwrs gan drafod enghreifftiau efallai fyddai’r opsiwn gorau o ran gwella dealltwriaeth o’r trefniadau diogelu.

Plas Maesincla

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod pam nad oedd yr archwiliad wedi derbyn categori barn C yn hytrach na B oherwydd bod materion pwysig yn cael eu hamlygu, nododd y Rheolwr Archwilio mai dyna’r farn a roddwyd gan yr archwiliwr a’i bod yn ei gefnogi. Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid bod angen derbyn a pharchu barn yr archwiliwr ac fe all y Pwyllgor pe dymunent ystyried yr archwiliad yn y Gweithgor Gwella Rheolaethau neu roi sylw i’r archwiliad ar ôl i’r gwaith dilyniant cael ei gwblhau.

Nododd aelod bod y materion a nodir yn yr archwiliad hwn yn codi yn gyson mewn archwiliadau ar gartrefi preswyl gyda’r un problemau yn cael eu hamlygu.

Tynnodd aelod sylw bod nifer o faterion yn amlygu o ran hyfforddiant ac fe ddylai anghenion hyfforddiant gweithwyr fod yn rhan o’u hadolygiad blynyddol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio mai cyfrifoldeb Rheolwyr Cartrefi Preswyl oedd sicrhau bod eu staff wedi derbyn yr hyfforddiant angenrheidiol a bod cyfrifoldeb ar y Rheolwr Ardal i sicrhau bod cartrefi preswyl yn cydymffurfio â’r gofynion.

Cyfeiriodd aelod at y cam gweithredu ‘Sicrhau bod ymarferion gwacau yn cael eu cynnal yn flynyddol’, gan nodi y dylai ymarferiad gwacau gael ei gynnal cyn gynted â phosib ac yna parhau i gymryd lle yn flynyddol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio yn dilyn archwiliad y gosodir amserlen o ran gweithredu a bod gofyn i gynnal ymarferiad gwacau erbyn 1 Rhagfyr 2017 gan barhau wedyn yn flynyddol.

Nododd aelod bod archwiliadau yn rhywbeth positif a bod gwaith dilyniant yn holl bwysig i sicrhau bod y camau gweithredu cytunedig yn cael eu gweithredu.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed adroddiadau thematig, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr Uned Archwilio Mewnol yn y gorffennol wedi gwneud archwiliadau ar sail themâu ond rŵan fe wneir archwiliad llawn o gartrefi preswyl mewn cylch tair flynyddol. Ychwanegodd bod angen ystyried y defnydd gorau o adnoddau’r uned ond byddai’n gallu amlygu’r themâu i’r adran pe dymunir. Pwysleisiodd mai cyfrifoldeb Rheolwr Cofrestredig Cartref Preswyl oedd gweithredu.

Tynnodd aelod sylw bod archwiliad ar Gartref Preswyl Plas Hafan wedi derbyn categori barn A gan ddangos trefniadau rheoli a chynnal da a dylid eu lledaenu fel arfer da yn y cartrefi preswyl eraill.

Cafwyd trafodaeth o ran trefniadau i ddelio efo’r archwiliadau a dderbyniodd categori barn C ynghyd â’r themâu oedd yn amlygu’n gyson o archwiliadau ar Gartrefi Preswyl.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Gorffennaf 2017 hyd at 15 Medi 2017 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr Dewi Wyn Roberts, Angela Russell a Cemlyn Williams ynghyd â Sharon Warnes i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’;

(iii)  bod yr Aelod Cabinet Oedolion Iechyd a Llesiant a Phennaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn mynychu’r Gweithgor i ystyried y themâu a amlygwyd yn gyson o archwiliadau ar Gartrefi Preswyl gan wahodd y swyddogion perthnasol i’r cyfarfod;

(iv)  mai cyfrifoldeb unrhyw aelod na allai fod yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd.