Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 1 Chwefror a 31 Mawrth 2015.

Gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod hyd at 31 Mawrth 2015

            Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod rhwng 1 Chwefror 2015 a 31 Mawrth 2015. Wrth gyflwyno’r wybodaeth am y gwaith a gwblhawyd yn ystod y cyfnod cyfeiriodd y swyddog at -

·         24 o adroddiadau am archwiliadau o’r cynllun gweithredol gyda’r categori barn berthnasol yn cael ei ddangos.

·         4 Adroddiad arall (memoranda a.y.b)

·         4 o adolygiadau grant

·         5 archwiliad dilyniant

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

 

TGCH mewn Ysgolion Uwchradd

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed newid cyfrineiriau, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr un gorfodaeth ar swyddogion ac aelodau i newid cyfrinair ar gyfer mynediad i’r rhwydwaith, a bod rheolau penodol ar gyfer systemau eraill.

 

Iechyd a Diogelwch – Gweithio’n Unig

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio nad oedd cwmpas yr archwiliad yn cynnwys Cynghorwyr ond fod cynnal archwiliad o’r fath yn rhywbeth i’w ystyried i’r dyfodol.

 

Nodwyd mai cyfrifoldeb rheolwyr oedd sicrhau bod staff yn derbyn yr hyfforddiant perthnasol a bod Swyddogion Iechyd a Diogelwch ar gael i gynorthwyo pan gynhelir asesiadau risg.

 

Protocol ar Gyswllt Aelod – Swyddog

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed yr angen i Gynghorwyr arwyddo i mewn ac allan wrth iddynt ymweld ag unrhyw eiddo sy’n perthyn i’r Cyngor, nododd y Pennaeth Cyllid yr edrychwyd ar gyflwyno trefn ddigidol o gofrestru i mewn ac allan efo cerdyn a ddefnyddir i ddefnyddio argraffwyr ond byddai’n golygu buddsoddiad sylweddol oherwydd y nifer o ddrysau yn yr adeiladau.

 

Nododd aelod ei fod yn cael trafferth ar rai adegau i dderbyn ymateb i ymholiadau gan y Gwasanaeth Cynllunio. Mewn ymateb cynghorwyd yr aelod i gysylltu efo’r Pennaeth Rheoleiddio Dros Dro i godi’r mater.

 

Ychwanegodd aelod y byddai rhestr o fanylion cyswllt swyddogion ynghyd â’u dyddiau gwaith o fantais i’r aelodau.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid y byddai’n codi’r mater o gysylltu â swyddogion yng nghyfarfod nesaf y Grŵp Rheoli.

 

Cydgyfeiriant Rhwydwaith

 

Nodwyd nad oedd categori barn wedi ei nodi ar yr archwiliad hwn gan fod y cynllun wedi symud yn ei flaen, ac nad oedd bob amser yn briodol gosod categori mewn amgylchiadau o’r fath.

 

Gwasanaethau Plant – Comisiynu Gofal

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio y cynhaliwyd adolygiad cynhwysfawr a bod gwaith ar droed i ffurfioli trefniadau.

 

Gorfodaeth Parcio

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed oriau gwaith Swyddogion Gorfodaeth Sifil a threfniadau gweithio’n unig, nodwyd nad oedd hyn wedi ei gynnwys yng nghwmpas yr archwiliad.

 

Nododd aelod o ystyried yr her ariannol sydd yn wynebu’r Cyngor, dylid ystyried ehangu rôl Swyddogion Gorfodaeth Sifil i gynnwys dyletswyddau megis gorfodaeth baw cŵn a chynllunio.

 

Awgrymodd y Pennaeth Cyllid y gellid rhoi sylw i’r sefyllfa oriau a gweithio’n unig ynghyd â dyletswyddau amgen i’r Swyddogion Gorfodaeth Sifil yn y Gweithgor Gwella Rheolaethau efo’r archwiliad ‘Iechyd a Diogelwch – Gweithio’n Unig’, os gwahoddir rheolwr perthnasol.

 

PENDERFYNWYD:

(a)    derbyn yr adroddiadau ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Chwefror 2015 i 31 Mawrth 2015 a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

(b)  bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr Trevor Edwards, John B. Hughes, Dilwyn Morgan a Angela Russell i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried yr archwiliadau oedd wedi derbyn categori barn ‘C’ gan roi sylw i’r sefyllfa oriau a gweithio’n unig ynghyd â dyletswyddau amgen i’r Swyddogion Gorfodaeth Sifil efo’r archwiliad ‘Iechyd a Diogelwch – Gweithio’n Unig’.