Agenda item

Adroddiad gan Iwan Trefor Jones, Cyfarwyddwr Arweiniol

 

Adolygwyd, a chymeradwywyd statws RAG pob tasg o fewn y Rhaglen Waith yn ddarostyngedig ar ddiweddaru’r gweithredoedd hynny sydd yn llithro mewn coch.

 

Adolygwyd cynnwys y Gofrestr Risg a chymeradwyo’r meini prawf asesu ar gyfer pob tasg. 

 

Cytunwyd y dylid ychwanegu ‘Swyddfa Rhaglen’ i’r gofrestr.

 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Iwan Trefor Jones, Cyfarwyddwr Arweiniol.

 

PENDERFYNWYD

·         Adolygu, a chymeradwyo statws RAG pob tasg o fewn y Rhaglen Waith yn ddarostyngedig ar ddiweddaru’r gweithredoedd hynny sydd yn llithro mewn coch

·         Adolygu cynnwys y Gofrestr Risg a chymeradwyo’r meini prawf asesu ar gyfer pob tasg.

·         Cytuno y dylid ychwanegu ‘Swyddfa Rhaglen’ i’r gofrestr.

 

RHESWM DROS Y PENDERFYNIAD

 

Diweddaru cynnydd y tasgau ar y Rhaglen Waith ynghyd a chyflwyno fersiwn diweddaraf y Gofrestr Risg

 

TRAFODAETH

 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan dynnu sylw at y materion hynny oedd wedi eu cwblhau yn y rhaglen waith ynghyd a’r nifer hynny sydd angen sylw yn y misoedd nesaf. Amlygwyd bod tasgau ac amserlen wedi ei ddynodi ar gyfer swyddogion penodol ynghyd a statws RAG. Cyfeiriwyd at y gofrestr risg oedd wedi ei hatodi gyda’r adroddiad ac atgoffwyd yr aelodau bod y ddogfen yn cael ei hadolygu yn fisol gan y Grŵp Swyddogion Gweithredol.

 

Grŵp Cyflawni Busnes

Rhoddwyd diweddariad gan Askar Sheibani (Is-gadeirydd Grŵp Cyflawni Busnes) ar ei weledigaeth i’r Grŵp gryfhau eu perthynas gyda’r Bwrdd fel bod modd i’r Bwrdd fanteisio ar wybodaeth ac arbenigedd y Sector Breifat i ddenu cyfoeth, targedu mwy o gyfraniadau a chynhyrchu busnes i Ogledd Cymru. Ategodd yr angen i gydweithio gan geisio’r fargen orau.

 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:

-       Bod y sector breifat yn rhan sylfaenol o’r cynllun

-       Y dylai cofnodion y grŵp fod yn eitem safonol ar raglen y Bwrdd

-       Y byddai gwaith y Bwrdd yn cael ei graffu gyda negeseuon clir ac argymhellion uniongyrchol

-       Gwahodd Aelodau o’r Bwrdd i fynychu / annerch mewn cyfarfodydd

-       Cynnal cyfarfodydd ar y cyd er mwyn adeiladu’r ymdeimlad o dîm

-       Ymgynghori gyda’r Grŵp cyn hysbysu am Reolwyr Prosiect

-       Bod angen i ddiwylliant y sector breifat a’r sector gyhoeddus gyfuno

-       Bod angen cynnal deialog agored, cyfathrebu’n glir a rhannu gwybodaeth yn effeithiol

 

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag addasu cylch gorchwyl y Grŵp Cyflawni Busnes i adlewyrchu’r sylwadau uchod, awgrymodd y Swyddog Monitro y gellid adolygu’r cylch gorchwyl fel bod modd sefydlu trefn fyddai yn gweithio i bawb.

 

Penodi Cadeirydd Bwrdd Cyflawni Busnes

Adroddwyd bod proses apwyntio mewn lle ynghyd a swydd ddisgrifiad (drafft) ar gyfer Cadeirydd y Bwrdd Cyflawni Busnes. Amlygwyd yr angen i ymgynghori gyda’r ddwy lywodraeth ynglŷn â’r penodiad.

 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth

-       Mai rôl annibynnol fydd gan y Cadeirydd

-       Bod angen i’r person fod ag angerdd am yr ardal, yn adnabyddus, yn arweinydd a  chyda chysylltiadau da

 

Mewn ymateb i sylw y byddai’r penodiad yn ‘benodiad cyhoeddus’ awgrymwyd yr angen i sicrhau dealltwriaeth o’r cyfyngiadau ariannol yn y trafodaethau a bod trefn arfarnu apwyntiadau llywodraeth leol wedi ei dilyn.

 

Swyddfa Rhaglen

Amlygodd Dilwyn Williams y byddai hysbysiadau ar gyfer rhai swyddi yn y swyddfa rhaglen yn cael eu hysbysebu yn ystod yr Haf. Adroddwyd y byddai swydd Cyfarwyddwr Rhaglen yn cael ei hail hysbysebu ar y 29ain o Orffennaf gyda’r dyddiad cau ar y 23ain o Awst. Ategwyd y byddai angen trefnu cyfarfod arbennig ar gyfer tynnu rhestr fer ar y 6ed o Fedi a chynnal cyfweliadau ar gyfer yr 20fed o Fedi. Ategodd y byddai’r Partneriaid i gyd yn cael copi o’r hysbyseb. Cadarnhawyd hefyd y byddai’r swydd Rheolwr Rhaglen Ddigidol yn cael ei ail hysbysebu yn dilyn derbyn Penawdau’r Telerau - nodwyd hefyd y byddai’r swydd yn cael ei hysbysebu fel swydd barhaol. Gofynnwyd i ystyriaeth gael ei roi i ychwanegiad y farchnad.

 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth

-       Y byddai ceisiadau Cyfarwyddwr Rhaglen o’r sector breifat yn cael eu hystyried, ynghyd a secondiadau os yw’r sefyllfa yn briodol

-       Ystyried bod unigolion yn ‘camu i fyny’ o’r Grŵp Cyfarwyddwyr

-       Bod angen ystyried trefniadau ar gyfer cyfnod interim - angen sicrhau rheolaeth swyddfa yn ystod cyfnod allweddol. Penderfynwyd y byddai CE, IE a DOW yn ystyried cynllun interim ac adrodd i’r cyfarfod nesaf ym mis Medi

-       Bod lefelau cyflog yn rhan o drafodaeth a threfniadau rheolaeth swyddfa

 

Cofrestr Risg

Gwnaed sylw bod angen i faterion sydd yn llithro cael eu hamlygu mewn coch ac y dylai Swyddfa Rhaglen gael ei gynnwys ar y gofrestr