Agenda item

Derbyn adroddiad yr Uwch Reolwr Gwasanaeth Comisiynu Corfforaethol a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (ynghlwm).

Cyflwynwyd – adroddiad yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni a’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn diweddaru’r aelodau ar faterion technoleg gwybodaeth, gan gynnwys y newidiadau diweddar i systemau electroneg y Cyngor, hyfforddiant pellach ar yr i-pad a Moderngov.

 

Nododd yr Uwch Reolwr fod 12 aelod y tu allan i’r Cabinet wedi cyflwyno sylwadau yn sgil y newidiadau i systemau electroneg y Cyngor, a olygai mai trwy’r i-pad yn unig y gall aelodau gael mynediad i’w e-byst ‘cynghorydd’ ar hyn o bryd, ac awgrymodd gysylltu’n ôl â’r aelodau hynny i sefydlu beth yn union yw eu hanghenion, ond os ydynt yn parhau’n anhapus, y dylid darparu trwydded ar eu cyfer.

 

Manylodd yr Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth a Thrawsnewid ar y rhesymau diogelwch defnyddwyr dros weithredu’r newid i’r systemau electroneg.  Eglurodd hefyd fod angen edrych ymhellach ar fynediad i e-byst oddi ar ffonau symudol gan nad oedd yn glir eto sut bod modd caniatáu hynny’n eang heb dramgwyddo rheolau diogelwch.

 

Yn ystod y drafodaeth, cyfeiriodd aelodau at rai o’r anawsterau a wynebir yn sgil cyflwyno’r drefn newydd, sy’n cynnwys:-

 

·        Anodd ymateb yn ysgrifenedig i ddogfen ymgynghorol.

·        Dim 3G ar yr i-pad.

·        Oes i-pad yn fyrrach nag oes cyfrifiadur?

·        Datblygiad ac esblygiad parhaus y systemau Apple a Microsoft.

·        Anhawster agor atodiadau.

·        Methu defnyddio USB gyda’r i-pad.

·        Straen llygaid.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod na chafodd yr aelodau rybudd bod y newid yn mynd i ddigwydd, nododd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni y cyhoeddwyd dwy neges yn Rhaeadr, sef y prif gyfrwng cysylltu â’r aelodau.

 

Mynegwyd anfodlonrwydd na chaniateid i’r aelodau ddefnyddio ail gyfrif e-bost ar wefan y Cyngor, ond awgrymodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod hynny’n derbyn sylw ar wahân fel bod gan y pwyllgor yr holl wybodaeth berthnasol o’i flaen cyn gwneud unrhyw benderfyniad.

 

Ymatebodd y rheolwyr i rai o’r anawsterau a grybwyllwyd drwy nodi:-

 

·        Y buddsoddwyd yn helaeth mewn hyfforddiant dros y misoedd diwethaf er mwyn ehangu gymaint â phosib’ ar y defnydd o’r i-pad.

·        Y dylai dyfodiad yr App Moderngov ddatrys llawer o’r rhwystrau, e.e. byddai dogfennau’n mynd yn syth ar y peiriant, heb orfod eu llawrlwytho.

·        Bod yr i-pads yn sicr o barhau am weddill oes y Cyngor hwn, ond y byddai’n rhaid ystyried beth fydd yn digwydd adeg y Cyngor newydd yn 2017.

·        Er nad yw’r i-pad yn gwneud popeth, ei fod yn gwneud llawer o bethau yn dda iawn.

 

O ran sylw bod aelodau’r Cabinet yn cael eu trin yn wahanol, eglurodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod achos busnes wedi’i gyflwyno ar ran aelodau’r Cabinet yn nodi eu bod angen mynediad a gweithio ar ddogfennau, ac ati, oherwydd eu cyfrifoldeb penodol, ond bod modd ymateb i’r achosion dros yr aelodau eraill hefyd.

 

Mynegodd rhai aelodau eu parodrwydd i dalu eu hunain am y drwydded er mwyn cael mynediad i’w e-byst oddi ar gyfrifiadur, ond eglurwyd y byddai hynny’n groes i ganllawiau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

 

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ddiweddariad ar y peilot o hyfforddiant pellach ar yr i-pad gydag arbenigwr allanol, gan grynhoi sylwadau’r aelodau hynny fu ar yr hyfforddiant.

 

PENDERFYNWYD

(a)     Y dylai aelodau gael mynediad i’w e-byst oddi ar gyfrifiadur personol neu liniadur (ond nid ffôn symudol), os oes angen am hynny, a chynnwys nodyn i’r perwyl hynny yn Rhaeadr.

(b)     Cysylltu â’r 12 aelod sydd wedi cyflwyno sylwadau yn sgil y newidiadau i systemau electroneg y Cyngor, ac ymateb i unrhyw aelodau pellach sy’n cyflwyno sylwadau, i sefydlu beth yn union yw eu hanghenion, ac os ydynt yn parhau’n anhapus, darparu mynediad iddynt i’w e-byst o gyfrifiadur personol neu liniadur (ond nid ffôn symudol).

(c)     Datblygu’r hyfforddiant i-pads drwy:-

·        Gynnig cwrs ffurfiol arall i aelodau eraill;

·        Datblygu tîm o aelodau all hyfforddi a chynnig arweiniad i’w cyd-aelodau;

·        Ystyried cynnig ‘pages’ i’r rhai sydd wedi gweld yr ap, ac sy’n sicr y byddant yn gwneud defnydd ohono;

·        Darparu taflenni gwybodaeth i’r aelodau ar sut i wneud gwahanol bethau gyda’r i-pad.