Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 19 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau. Tynnwyd sylw o ran archwiliadau dilyniant, bod gweithrediad derbyniol ar 94.48% o’r camau cytunedig, sef 154 allan o 163. Amlygwyd ni dderbyniwyd ymateb i geisiadau i dderbyn gwybodaeth a thystiolaeth gan yr Unedau/Gwasanaethau perthnasol ar gynnydd gweithrediadau ar gyfer yr archwiliadau canlynol:

·         Manddaliadau (3 gweithrediad)

·         Trefniadau ar gyfer Plant yn Gadael Gofal (1 gweithrediad)

·         Targedau Ailgylchu (5 gweithrediad)

        

Nodwyd yn dilyn derbyn gwybodaeth, roedd adroddiadau'r archwiliadau isod wedi eu rhyddhau yn derfynol:

·         Cynlluniau Gofal a Chymorth (Plant) o dan Rhan 4 DGC (Cymru) 2014 (Plant a Theuluoedd)

·         Rheoli Llifogydd (Ymgynghoriaeth Gwynedd)

 

Cyfeiriodd aelod at y diffyg ymateb gan Unedau/Gwasanaethau i geisiadau i dderbyn gwybodaeth a thystiolaeth. Nododd y dylid un ai tynnu sylw’r Aelodau Cabinet perthnasol neu fod y swyddogion perthnasol yn ymddangos gerbron y Pwyllgor. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio pe byddai’r Pwyllgor yn dymuno gellid galw’r swyddogion perthnasol gerbron y Gweithgor Gwella Rheolaethau. Cynigwyd i alw’r swyddogion perthnasol i’r archwiliadau gerbron y Gweithgor Gwella Rheolaethau. Nododd aelod y dylid galw’r Aelodau Cabinet perthnasol gerbron y Gweithgor yn ogystal. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod dyddiad wedi ei bennu ar gyfer cyfarfod o’r Gweithgor Gwella Rheolaethau lle trafodir archwiliadau a gyfeiriwyd at y Gweithgor yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Eiliwyd y cynnig, pleidleisiwyd ar y cynnig ac fe gariodd.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol –

 

Polisi Chwythu’r Chwiban – Ysgolion Gwynedd

 

Nododd nifer o aelodau eu siom bod 34% o’r ysgolion heb ymateb i gadarnhau bod gan yr ysgolion bolisi cyfredol mewn lle a’i fod wedi ei fabwysiadu’n ffurfiol gan y Corff Llywodraethu, a bod gan bob aelod o staff fynediad rhwydd at y polisi o ystyried pwysigrwydd y polisi.

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod canran yr ysgolion a oedd wedi ymateb yn eithaf da. Nododd nid oedd y ffaith bod rhai ysgolion heb ymateb yn golygu nad oedd y polisi wedi ei fabwysiadu. Eglurodd bod yr Adran Addysg wedi ymrwymo i ail anfon templed Polisi Chwythu’r Chwiban i’r ysgolion a oedd ddim yn defnyddio’r fersiwn gyfredol ac i’r rhai wnaeth ddim ymateb. Nododd ers cwblhau’r archwiliad y derbyniwyd cadarnhad gan ychwaneg o ysgolion bod y Corff Llywodraethu wedi mabwysiadu’r polisi.

 

Nododd aelod bod y polisi yn hynod bwysig yng nghyd-destun ysgolion ac er bod ysgolion wedi mabwysiadu’r polisi bod dealltwriaeth staff o’r polisi yn fater pellach. Mewn ymateb, eglurodd y Rheolwr Archwilio mai pwrpas yr archwiliad oedd sicrhau bod polisi cyfredol wedi ei fabwysiadu gan Gyrff Llywodraethu ysgolion, nid oedd ymwybyddiaeth staff o’r polisi o fewn cwmpas yr archwiliad ond ei fod yn fater i’w ystyried yng nghyd-destun risg.

 

Pwysleisiodd aelod ei fod yn bwysig derbyn cadarnhad gan yr holl ysgolion y mabwysiadwyd y polisi cyfredol pan gwblheir gwaith dilyniant gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

 

Statws Cyflogaeth – GwE

 

Tynnodd aelod sylw bod GwE yn dilyn yr archwiliad wedi adnabod 8 unigolyn o sampl o 12 lle'r oedd angen newid eu statws cyflogaeth. Ychwanegodd ei fod yn ymddangos bod problem o ystyried maint y sampl. Holodd os dylai’r Gweithgor Gwella Rheolaethau ystyried yr archwiliad.

 

Mewn ymateb, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod holiadur ar wefan Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi i helpu cyflogwyr o ran adnabod statws cyflogaeth unigolion fel cyflogedig neu hunangyflogedig yn unol â rheolau trethu ‘IR35: Countering avoidance in the Provision of Personal Services’. Ymhelaethodd bod modd dehongli’r cwestiynau i roi ymatebion gwahanol a bod trafodaethau wedi eu cynnal gyda GwE. Eglurodd bod y mater wedi derbyn sylw gan Cyd-Bwyllgor GwE gyda swyddogion GwE yn gweithredu gyda chefnogaeth swyddogion y Cyngor. Nododd bod y mater wedi derbyn ystyriaeth yn y fforwm priodol.

 

Nododd aelod ei fod yn fodlon bod y mater wedi derbyn sylw yn y fforwm priodol ond bod angen i’r Pwyllgor dderbyn gwybodaeth yn dilyn gwaith dilyniant y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio pe byddai diffyg gweithredu adroddir i’r Pwyllgor ynghyd â chyfeirio’r mater i Gyd-bwyllgor GwE.

 

Amlygodd aelod bod statws cyflogaeth unigolyn yn ddibynnol ar y gwaith a wneir a bod rheolau yn gallu bod yn fympwyol ac anodd eu dehongli. Ychwanegodd aelod os oedd unigolyn yn gweithio yn barhaol i sefydliad fe ddylent fod ar y gyflogres.

 

Prynu Cyfarpar drwy’r Ysgol

 

Cyfeiriodd aelod at achos lle'r oedd ysgol wedi prynu 3 iPhone ar ran aelodau staff drwy drefniant les gan nodi ei fod yn achos o gymryd mantais o’r cynllun arbed TAW. Mewn ymateb, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod yr archwiliad yn archwiliad ymatebol yn dilyn cyfeiriad gan Uned Gyllid yr Adran Addysg o ran achos mewn un ysgol a bod yr archwiliad yn ceisio sefydlu pa mor eang oedd yr arferiad gan drafod gydag arbenigwr Treth ar Werth. Ymhelaethodd bod canllawiau clir a’i fod yn briodol i’r ysgol werthu nwyddau ymlaen i ddisgyblion er mwyn iddynt arbed yr elfen TAW, ar yr amod bod y nwyddau i’w defnyddio yn y dosbarth yn rheolaidd a bod y nwyddau yma yn cynnwys offerynnau cerdd cludadwy a dyfeisiadau megis iPads. Nododd nid oedd gwerthiannau i athrawon a staff eraill yn cyd-fynd â rheolau Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi. Cadarnhaodd mai ond yr achos penodol yma yr adnabuwyd ac nid oedd yn arferiad ar draws ysgolion Gwynedd.

 

Trefniadau Trwyddedu

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod y Datganiad Polisi Hapchwarae wedi ei fabwysiadu gan y Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ar 7 Mawrth 2019.

 

Cynnal a Chadw Eiddo

 

Nododd aelod bod yr Uned Cynnal a Chadw Eiddo wedi bod drwy broses Vanguard a’i fod yn siomedig bod taliadau dyblyg wedi eu prosesu. Holodd a oedd y taliadau yn rhai sylweddol.

 

Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio nid oedd yn gallu cadarnhau’r union symiau. Eglurodd y codwyd pryder yn ystod yr archwiliad o ran diffyg rhaniad mewn dyletswyddau o fewn prosesau ac y derbyniwyd eglurhad bod yr Uned wedi penderfynu, yn sgil Ffordd Gwynedd, nad oeddynt am weithredu ar wahaniaethau mewn dyletswyddau o fewn eu prosesau. Ymhelaethodd bod yr Uned yn ymdrechu i gyfyngu’r drefn o ran prosesu a thalu anfonebau gan ddefnyddio rhyngwyneb Techforge yn unig yn y dyfodol i osgoi’r risg o daliadau dyblyg. Nododd bod ychydig o wahaniad dyletswyddau erbyn hyn, gydag unigolion gyda hawliau gweinyddwr yn unig gyda’r hawl i sefydlu contractwyr newydd ar y system i’w talu.

 

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed dewis sampl, nododd y Rheolwr Archwilio bod y modd o ddewis sampl yn amrywio ar gyfer archwiliadau. Ymhelaethodd o ran yr archwiliad dan sylw yr ystyriwyd trafodion ac anfonebau, echdynnwyd gwybodaeth o’r cyfriflyfr ariannol a rhoddwyd sylw i dueddiadau a thaliadau sylweddol.

 

Diogelwch Seiber

 

Holodd aelod a oedd yr hyfforddiant ar ddiogelwch seiber yn berthnasol ar gyfer aelodau yn ogystal. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Gwasanaeth Technoleg Gwybodaeth wedi cyhoeddi fideos a oedd yn amlygu risgiau seiber i staff ar fewnrwyd y Cyngor. Nododd y Pennaeth Cyllid ei fod o’r farn fod yr hyfforddiant ar ddiogelwch seiber yn berthnasol ar gyfer aelodau, ac y byddai’n edrych i mewn i’r mater gyda golwg ar gynnig mynediad i’r fideos.

 

Plant – Lleoliadau All-Sirol

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio bod Gweithwyr Cymdeithasol yn ymweld â phlant a oedd wedi eu lleoli’n all-sirol gyda chynlluniau gofal, asesiadau risg a chefnogaeth yn ei le.

 

Amlygodd aelod bod costau lleoliadau plant yn parhau i fod yn uchel. Holodd o ran gweithrediad i leihau’r costau. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod gwariant ar leoliadau all-sirol yn cyfrannu at y gorwariant yn yr Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd. Ymhelaethodd nad oedd gorwariant yn y maes yma yn unigryw i Wynedd. Eglurodd yr amlygwyd fel rhan o’r archwiliad bod y maes yn gymwys i fod ar gofrestr risg yr Adran, a chofrestr risg corfforaethol y Cyngor. Nododd y derbyniwyd cadarnhad fod y maes bellach wedi ei gynnwys ar y gofrestr risg.

 

Gorfodaeth Stryd

 

Nododd aelod bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi rhoi sylw i’r maes gorfodaeth gwastraff ac fe ddylid ystyried cyfeirio’r archwiliad i sylw’r Pwyllgor Craffu. Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid y gellir cyfeirio’r archwiliad at y Pwyllgor Craffu Cymunedau ond mai mater i’r Pwyllgor Craffu oedd ei raglen waith a’r materion a rhoddir ystyriaeth iddynt.

 

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 4 Chwefror 2019 hyd at 31 Mawrth 2019 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    galw’r swyddogion a’r Aelodau Cabinet perthnasol ynghlwm â’r archwiliadau dilyniant, a rhestrwyd isod, gerbron y Gweithgor Gwella Rheolaethau:

Ø  Manddaliadau

Ø  Trefniadau ar gyfer Plant yn Gadael Gofal

Ø  Targedau Ailgylchu

(iii)  bod yr aelodau a benodwyd ar y Gweithgor Gwella Rheolaethau yng nghyfarfod y Pwyllgor ar 14 Chwefror ynghyd â’r Cynghorydd Berwyn Parry Jones a Sharon Warnes (eilydd) yn gwasanaethu ar y Gweithgor;

(iv)  cyfeirio’r archwiliad Gorfodaeth Stryd i’r Pwyllgor Craffu Cymunedau er ystyriaeth.