Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i drafod a phenderfynu a ddylid diwygio’r drefn ar gyfer ceisiadau am oddefebau.

Gofynnwyd i’r aelodau ystyried y priodoldeb o ganiatáu i ymgeiswyr am oddefebau ymddangos gerbron y pwyllgor.  ‘Roedd tri opsiwn ar gael, sef:-

·         Caniatáu i ymgeiswyr ymddangos gerbron y pwyllgor a chyflwyno eu ceisiadau yn bersonol, ond ‘roedd hynny’n cynyddu’r risg o dderbyn gwybodaeth ychwanegol ar y diwrnod na chafodd ei gloriannu’n ddigonol.

·         Caniatáu i ymgeiswyr ymddangos gerbron y pwyllgor i ddarparu mwy o eglurhad ar eu cais drwy ateb cwestiynau’n unig.

·         Parhau â’r drefn bresennol o wneud y gwaith ar sail adroddiad ysgrifenedig gan y Swyddog Monitro, yn cynnwys copi o’r ffurflen gais am oddefeb ynghyd ag unrhyw wybodaeth ychwanegol a dderbyniwyd gan y swyddogion ar ôl cysylltu gyda’r ymgeisydd.

Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y pwyntiau a ganlyn:-

·         Na fyddai’n orfodol i ymgeiswyr ddod gerbron y Pwyllgor Safonau, felly o ran y sylw yn yr adroddiad y byddai’r drefn yn gostus o ran amser i’r ymgeisydd, eu dewis hwy fyddai dod i’r cyfarfod.  Hefyd, ni ragwelid y byddai’r costau teithio’n sylweddol.

·         Bod niferoedd y ceisiadau am oddefeb yn llawer is nag yr oedd rai blynyddoedd yn ôl, adeg y broses trefniadaeth ysgolion.

·         Bod gallu’r ymgeisydd i roi ei bwynt drosodd yn bersonol yn bwysig iawn.

·         O bosib’ bod cais yn glir ar bapur, ac nad oes angen yr ymgeisydd yno, ond byddai’n dda medru rhoi’r cyfle iddynt, petai angen.

·         Bod ymgeiswyr aflwyddiannus yn y gorffennol wedi dweud y byddai wedi bod yn fuddiol iddynt fod wedi gallu dod i’r pwyllgor i roi esboniad pellach.  Er hynny, efallai na fyddai’r esboniad hwnnw wedi gwneud gwahaniaeth i’r canlyniad.

·         Gan fod cwestiynau’r aelodau yn debygol o fod yn dod o gyfeiriad ychydig gwahanol i gwestiynau’r swyddogion, nid yw’n bosib’ i’r swyddogion ddyfalu ymlaen llaw pa gwestiynau sy’n debygol o godi yn y pwyllgor a gofyn y cwestiynau hynny i’r ymgeiswyr ar adeg cloriannu’r wybodaeth ar gyfer y pwyllgor.

·         Bod lle i gryfhau’r cyswllt gyda chlercod y cynghorau cymuned a thref gan na all swyddogion y Cyngor Sir ateb cwestiynau am fusnes y cyngor dan sylw.

·         Ei bod yn hynod bwysig bod ymgeiswyr yn llenwi’r ffurflen yn gyflawn a bod perygl, o wahodd ymgeiswyr i ddod i’r cyfarfod, na fyddent yn trafferthu llawer gyda chynnwys y ffurflen.  O bosib’ hefyd bod rhai pobl yn cael trafferth llenwi’r ffurflen.

·         Bod yr argymhelliad i ‘fynnu’ bod y Clerc yn darparu llythyr yn esbonio’r cyd-destun yn rhoi gormod o bwysau arnynt, ac y dylid yn hytrach nodi bod ‘disgwyl’ iddynt ddarparu llythyr.

PENDERFYNWYD

(a)     Caniatáu i ymgeiswyr am oddefebau fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau i ateb cwestiynau posib’ gan y pwyllgor yn unig, pe dymunent.  Mae hyn ar yr amod:

·         Na chaniateir iddynt gyflwyno eu hachos.

·         Y disgwylir iddynt fod wedi llenwi eu ffurflenni cais yn gyflawn ac yn gywir.

(b)     Caniatáu goddefeb i aelodau fod yn bresennol yn y cyfarfodydd ar gyfer ateb cwestiynau ynglŷn â’u cais.

(c)     Adolygu’r drefn ar ôl cyfnod rhesymol o amser.

(ch)   Addasu’r drefn ceisio am oddefebau ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned i nodi bod disgwyl i’r Clerc ddarparu llythyr yn esbonio’r cyd-destun i’w gyflwyno gyda’r cais.

(d)     Dirprwyo’r hawl i’r Swyddog Monitro ddarparu canllawiau ar gyfer trefn gwestiynu ar sail cynnwys yr adroddiad.