Agenda item
Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro (ynghlwm).
Cofnod:
Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn
gwahodd y pwyllgor i drafod a phenderfynu a ddylid diwygio’r drefn ar gyfer
ceisiadau am oddefebau.
Gofynnwyd i’r aelodau ystyried y priodoldeb o
ganiatáu i ymgeiswyr am oddefebau ymddangos gerbron y pwyllgor. ‘Roedd tri opsiwn ar gael, sef:-
·
Caniatáu i
ymgeiswyr ymddangos gerbron y pwyllgor a chyflwyno eu ceisiadau yn bersonol,
ond ‘roedd hynny’n cynyddu’r risg o dderbyn gwybodaeth ychwanegol ar y diwrnod
na chafodd ei gloriannu’n ddigonol.
·
Caniatáu i
ymgeiswyr ymddangos gerbron y pwyllgor i ddarparu mwy o eglurhad ar eu cais
drwy ateb cwestiynau’n unig.
·
Parhau â’r drefn
bresennol o wneud y gwaith ar sail adroddiad ysgrifenedig gan y Swyddog
Monitro, yn cynnwys copi o’r ffurflen gais am oddefeb ynghyd ag unrhyw
wybodaeth ychwanegol a dderbyniwyd gan y swyddogion ar ôl cysylltu gyda’r
ymgeisydd.
Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y pwyntiau a
ganlyn:-
·
Na fyddai’n
orfodol i ymgeiswyr ddod gerbron y Pwyllgor Safonau, felly o ran y sylw yn yr
adroddiad y byddai’r drefn yn gostus o ran amser i’r ymgeisydd, eu dewis hwy
fyddai dod i’r cyfarfod. Hefyd, ni
ragwelid y byddai’r costau teithio’n sylweddol.
·
Bod niferoedd y
ceisiadau am oddefeb yn llawer is nag yr oedd rai blynyddoedd yn ôl, adeg y
broses trefniadaeth ysgolion.
·
Bod gallu’r
ymgeisydd i roi ei bwynt drosodd yn bersonol yn bwysig iawn.
·
O bosib’ bod
cais yn glir ar bapur, ac nad oes angen yr ymgeisydd yno, ond byddai’n dda medru
rhoi’r cyfle iddynt, petai angen.
·
Bod ymgeiswyr
aflwyddiannus yn y gorffennol wedi dweud y byddai wedi bod yn fuddiol iddynt
fod wedi gallu dod i’r pwyllgor i roi esboniad pellach. Er hynny, efallai na fyddai’r esboniad hwnnw
wedi gwneud gwahaniaeth i’r canlyniad.
·
Gan fod
cwestiynau’r aelodau yn debygol o fod yn dod o gyfeiriad ychydig gwahanol i
gwestiynau’r swyddogion, nid yw’n bosib’ i’r swyddogion ddyfalu ymlaen llaw pa
gwestiynau sy’n debygol o godi yn y pwyllgor a gofyn y cwestiynau hynny i’r ymgeiswyr
ar adeg cloriannu’r wybodaeth ar gyfer y pwyllgor.
·
Bod lle i
gryfhau’r cyswllt gyda chlercod y cynghorau cymuned a thref gan na all
swyddogion y Cyngor Sir ateb cwestiynau am fusnes y cyngor dan sylw.
·
Ei bod yn hynod
bwysig bod ymgeiswyr yn llenwi’r ffurflen yn gyflawn a bod perygl, o wahodd
ymgeiswyr i ddod i’r cyfarfod, na fyddent yn trafferthu llawer gyda chynnwys y
ffurflen. O bosib’ hefyd bod rhai pobl
yn cael trafferth llenwi’r ffurflen.
·
Bod yr
argymhelliad i ‘fynnu’ bod y Clerc yn darparu llythyr yn esbonio’r cyd-destun
yn rhoi gormod o bwysau arnynt, ac y dylid yn hytrach nodi bod ‘disgwyl’ iddynt
ddarparu llythyr.
PENDERFYNWYD
(a) Caniatáu i ymgeiswyr am
oddefebau fynychu cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau i ateb cwestiynau posib’ gan y
pwyllgor yn unig, pe dymunent. Mae hyn
ar yr amod:
·
Na chaniateir iddynt gyflwyno eu
hachos.
·
Y disgwylir iddynt fod wedi llenwi
eu ffurflenni cais yn gyflawn ac yn gywir.
(b) Caniatáu goddefeb i
aelodau fod yn bresennol yn y cyfarfodydd ar gyfer ateb cwestiynau ynglŷn â’u cais.
(c) Adolygu’r drefn ar ôl
cyfnod rhesymol o amser.
(ch) Addasu’r drefn ceisio am
oddefebau ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned i nodi bod disgwyl i’r Clerc
ddarparu llythyr yn esbonio’r cyd-destun i’w gyflwyno gyda’r cais.
(d) Dirprwyo’r hawl i’r
Swyddog Monitro ddarparu canllawiau ar gyfer trefn gwestiynu ar sail cynnwys yr
adroddiad.
Dogfennau ategol:
- Adolygiad o'r Drefn ar gyfer Ceisiadau am Oddefebau, eitem 5. PDF 83 KB
- Atodiad 2 - Y Ffurflen Gais Gyfredol am Oddefeb, eitem 5. PDF 110 KB