Agenda item

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio. Ar sail gwaith Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2017/18, roedd y swyddog yn fodlon bod gan Gyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol.  

Adroddwyd bod yr holl archwiliadau a oedd yng nghynllun archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol (58 archwiliad), wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2018, sef 100% o’r cynllun, yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2017/18.

Nodwyd bod gweithrediad derbyniol ar 200 allan o 222 o’r gweithrediadau cytunedig erbyn 31 Mawrth 2018, sef 90.09% o’r gweithrediadau yn erbyn uchelgais perfformiad o 85%.

Cyfeiriwyd at Atodiad 4 i’r adroddiad a oedd yn nodi cynnydd yn erbyn Rhaglen Sicrwydd Ansawdd a Gwelliant o ran cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). Nodwyd bod asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Gwynedd i’w gynnal gan brif weithredwr archwilio Cyngor Sir Gaerfyrddin a chyflwynir canlyniadau’r asesiad allanol i’r Pwyllgor.

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod yng nghyswllt defnyddio lliwiau goleuadau traffig o ran perfformiad i ddangos y gwelliant yn yr adroddiad blynyddol, nododd y Rheolwr Archwilio bod y mesurau perfformiad yn rhai corfforaethol ac nid oeddent yn adlewyrchiad o waith Archwilio Mewnol. Eglurodd bod perfformiad o ran mesur perfformiad ‘Canran archwiliadau’r cynllun archwilio sydd yn barod i’w cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu am eu bod un ai gydag adroddiad terfynol wedi ei ryddhau, neu wedi eu gau’ yn gyson efo’r uchelgais o 95%.

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed dadansoddiad amser Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18, eglurodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg y nodir yn y dadansoddiad yr holl ddyddiau ar gael i Archwilio Mewnol gyda 7 aelod o staff llawn amser gan dynnu amser di-gynnyrch megis gwyliau a thrafferthion technoleg gwybodaeth, gan nodi cyfanswm y dyddiau cynhyrchiol oedd ar gael i Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18.

Holodd aelod o ran sefyllfa staffio Archwilio Mewnol. Mewn ymateb, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod capasiti staffio Archwilio Mewnol yn llawn. Eglurodd mai un rheswm bod dyddiau cynhyrchiol yr uned yn is oedd oherwydd bod 3 swyddog yn dilyn cwrs proffesiynol. Nododd bod yr hyfforddiant yn bwysig a byddai o fudd i’r uned o ran cyflawni’r gwaith. Hysbysodd y Pwyllgor bod un swyddog wedi ei henwebu fel prentis y flwyddyn a oedd yn galonogol i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, yr Adran Gyllid a’r Cyngor.

Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch i’r Rheolwr Archwilio am yr adroddiad, gan ategu ei safbwynt bod hyfforddi staff yn bwysig. Ychwanegodd, gan fod y 3 swyddog yn hyfforddi ar yr un pryd, byddai’r Adran yn edrych i mewn i ychwanegu swyddog dros dro at staff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Nododd y Cadeirydd diolchiadau’r Pwyllgor i’r Rheolwr Archwilio am ei gwaith a anfonwyd dymuniadau gorau aelodau’r Pwyllgor i’w thad, y Cynghorydd Eric M Jones, yn dilyn ei anhwylder diweddar.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Pennaeth Archwilio Mewnol yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2017/18.