Agenda item

Aelod Cabinet: Cynghorydd Dafydd Meurig

Ystyried adroddiad Pennaeth yr Amgylchedd

Cyflwynwyd adroddiad gan Bennaeth yr Adran Amgylchedd am y cynllun dirprwyo cynllunio (drafft) newydd oedd yn cynnwys yr addasiadau a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Craffu. Atgoffwyd yr Aelodau bod ymchwiliad craffu i faes cynllunio wedi cael ei gwblhau gan Aelodau o’r Pwyllgor Craffu a bod y cynllun dirprwyo yn un o’r meysydd gafodd ei ymchwilio. Un o argymhellion yr ymchwiliad craffu hwnnw oedd addasu trothwyon y cynllun dirprwyo. Cyfeiriwyd at y cynllun dirprwyo arfaethedig oedd wedi ei gynnwys gyda’r adroddiad ynghyd a’r buddion amlwg ac eang o weithredu’r newidiadau.

Amlygwyd mai un o’r buddion hynny fyddai cyfeirio llai o geisiadau i raglen y Pwyllgor Cynllunio. Ar sail y canran uchel  o geisiadau sydd yn cael eu cyfeirio ar hyn o bryd, nodwyd y byddai’r newidiadau yn sicrhau bod y Pwyllgor yn canolbwyntio ar ymdrin â materion sydd o wir ddiddordeb iddynt yn unig. Byddai hyn yn gwneud y defnydd gorau o amser ac arbenigedd aelodau’r Pwyllgor a’r swyddogion perthnasol.

Cydnabuwyd a chefnogwyd fod yr hawl sydd gan yr Aelod Lleol neu ddau aelod arall i alw cais i bwyllgor o dan amgylchiadau penodol, yn parhau fel y sefyllfa bresennol ac ystyriwyd hyn yn dderbyniol.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor gadarnhau a chefnogi’r drafft o’r cynllun dirprwyo arfaethedig cyn

ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ar argymhelliad y Swyddog Monitro gan ei fod yn fater cyfansoddiadol.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, amlygwyd y pwyntiau canlynol gan Aelodau unigol:

·         Nad yw nifer y ceisiadau sydd yn mynd gerbron y Pwyllgor Cynllunio yn ormodol. Pwrpas y Pwyllgor Cynllunio yw gwneud penderfyniadau.

·         Hapus gyda’r drefn bresennol – angen cadw at drefn ddemocrataidd

·         Derbyn bod y newidiadau yn arbed adnoddau ac amser, ond a yw hyn yn golygu y byddai ceisiadau sydd yn peidio cael eu cyfeirio at bwyllgor yn derbyn llai o sylw

·         Angen ystyried natur y gwrthwynebiadau yn hytrach na’r niferoedd

·         Dylid ystyried cyflwyno cais i bwyllgor ‘fyddai o ddiddordeb’ - bod hyn a hyn o ohebiaeth yn golygu ‘creu diddordeb’ hyd yn oed os mai un rheswm yn unig sydd dros wrthod / caniatáu.

·         Derbyn bod gan yr Aelodau Lleol hawl i gyfeirio cais i Bwyllgor - hyn yn fanteisiol ac yn sicrhau'r farn leol. Er hynny, gall greu sefyllfa fregus i Aelodau Lleol os yn agored i gyhuddiadau am eu barn.

·         Er mwyn rhoi ystyriaeth i’r sefyllfa hyd yn hyn, gofynnwyd am wybodaeth gan yr Uwch Reolwr Cynllunio am faint o geisiadau a gyfeiriwyd at y Pwyllgor Cynllunio, faint o’r ceisiadau hynny a aeth i apêl a faint o’r apeliadau a lwyddodd.

Mewn ymateb i’r sylwadau nododd yr Uwch Gyfreithiwr bod angen cael cydbwysedd ac nad oedd y newidiadau yn cwestiynu sut mae’r Pwyllgor Cynllunio yn gwneud penderfyniadau. Amlygodd bod gan yr Aelodau rôl allweddol i gyfeirio ceisiadau ymlaen er mwyn sicrhau'r elfen leol. Pwrpas y newidiadau yw sicrhau bod y ceisiadau sydd yn cael eu trafod yn y pwyllgor yn rhai o sylwedd.

Mewn ymateb i’r sylwadau nododd yr Uwch Reolwr Cynllunio bod yr holl faterion wedi cael eu hystyried yn fanwl gan aelodau’r ymchwiliad a bod y newidiadau a gynigwyd eisoes wedi derbyn cymeradwyaeth y Pwyllgor Craffu. Mewn ymateb i bryderon ynglŷn â gohebiaeth nodwyd nad oedd unrhyw resymeg dros 3 neu fwy o ohebiaeth - ystyriaethau cynllunio yn unig oedd yn cael eu cyfarch. Pwysleisiodd y byddai pob gohebiaeth yn cael sylw a bod cyfle yma i gryfhau rôl yr aelod lleol.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â sut y byddai’r newidiadau yn lleihau risg, adroddwyd bod y cyfnod penodol statudol o 8 wythnos i gyflwyno cais yn gosod her o adrodd ac amserlennu cyflwyno y cais i bwyllgor ar amser priodol. Os na all y gwasanaeth weithredu o fewn yr 8 wythnos bydd y Cyngor yn agored i apêl o ad-dalu ffi i’r ymgeisydd ynghyd a chostau. Nodwyd bod yr apeliadau hyn yn heriol oherwydd pwysau gwaith ac felly yn cael ei ystyried fel risg posib

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â chyflwyno gwybodaeth am y newidiadau gydag Aelodau o’r Pwyllgor Cynllunio, amlygwyd bod sesiwn rhannu gwybodaeth wedi ei gynnal Rhagfyr 2017.

Derbyniodd yr Aelod Cabinet bod gwaith y Pwyllgor Cynllunio yn drwm a bod angen sicrhau bod y ceisiadau hynny sydd angen sylw yn cael gwrandawiad teg. Ychwanegodd ei fod yn gweithredu ar argymhelliad yr ymchwiliad.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad, er nad oedd y penderfyniad yn unfrydol.