Rhaglen a chofnodion drafft

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Sion Owen  01286 679665

Eitemau
Rhif eitem

1.

ETHOL IS-GADEIRYDD

Ethol Is-Gadeirydd ar gyfer gweddill 2018-19.

Cofnod:

PENDERFYNWYD: Ethol y Cynghorydd Anne Lloyd Jones yn is-gadeirydd y Pwyllgor hwn.

 

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

 

3.

COFNODION pdf eicon PDF 64 KB

Bydd y cadeirydd yn cynnig fod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2018 yn cael eu llofnodi yn gywir.

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2018 fel rhai cywir.

 

4.

DARPARIAETH DYSGU A DATBLYGU I AELODAU pdf eicon PDF 141 KB

Rhoi trosolwg o’r ddarpariaeth Dysgu a Datblygu i Aelodau, gan amlygu llwyddiannau, sialensau a datblygiadau.

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Dysgu a Datblygu’r Sefydliad ei adroddiad gan roi trosolwg o’r ddarpariaeth dysgu a datblygu i aelodau a nodi'r llwyddiannau a’r heriau a brofwyd. Nododd y pwyntiau canlynol:

-       Fod y ddarpariaeth wedi derbyn adborth cadarnhaol iawn

-       Fod y rhaglen dysgu a datblygu yn parhau i esblygu, gan gynnwys eitemau oedd wedi eu cynnig gan aelodau.

-       Fod cyfle i aelodau i gynnal sgyrsiau datblygu personol er mwyn gwyntyllu eu hanghenion, a bod cynllun mentora ar gael.

-       Fod presenoldeb wedi bod yn anghyson yn y sesiynau, a bod y gwasanaeth yn ceisio bod yn hyblyg o ran lleoliad ac amser sesiynau ac yn arbrofi gyda thechnoleg.

 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:

-       Fod lleoli’r rhan fwyaf o sesiynau yng Nghaernarfon wedi profi’n rhwystr i aelodau Meirionnydd a nodwyd dyhead i leoli mwy o sesiynau dysgu a datblygu yn swyddfeydd y Cyngor yn Nwyfor a Meirionnydd.

-       Fod angen i’r cynllun mentora fod ar gael i aelodau newydd yn syth ar ôl etholiad.

-       Oedd unrhyw aelodau oedd wedi eu hadnabod a’u cymhwyso fel mentoriaid wedi cael y cyfle i fentora?

-       Fod y sgyrsiau datblygu personol wedi cael eu gwerthfawrogi.

-       Oedd cynlluniau i ehangu’r ddarpariaeth e-ddysgu?

-       Ei fod yn gyffredin ymysg aelodau newydd i fod yn ansicr pa swyddogion i gysylltu â hwy mewn perthynas â materion ward, ac y dylid cynnal hyfforddiant penodol ar strwythurau’r Cyngor.

-       Tra bod pwysigrwydd dysgu a datblygu wedi ei gydnabod, fod y ffaith nad oedd mynychu sesiynau yn orfodol yn golygu nad oeddynt yn cael eu blaenoriaethu gan aelodau. Oedd yno unrhyw awgrym y byddai sesiynau hyfforddi yn dod yn orfodol yn y dyfodol?

-       Fod sesiynau a gynhaliwyd ar ddiwedd 2018 a dechrau 2019 i drafod gosod cyllideb 2019-20 wedi eu cynnal mewn modd effeithiol, a gwnaed cais i gynnal sesiynau cyffelyb yn rheolaidd.

-       Diolchwyd i’r swyddogion am eu gwaith a’u cefnogaeth.

 

Mewn ymateb nododd y Rheolwr Dysgu a Datblygu’r Sefydliad sylwadau’r Pwyllgor gan ychwanegu ei fod yn ymwybodol fod  perthynas mentora wedi ei sefydlu rhwng rhai aelodau, ac mai cyfeiriad y gwasanaeth i’r dyfodol oedd i gynnal mwy o gyfleon dysgu a datblygu trwy ddulliau digidol.

 

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod nifer o aelodau newydd wedi gwneud yr un sylw ynglŷn â’r dryswch wrth geisio cyfeirio materion ward at y swyddogion priodol, ac y byddai angen cyfarch hynny yn well wrth anwytho aelodau newydd. Awgrymodd y byddai’n fuddiol i Aelodau oedd wedi cael profiadau dysgu a datblygu da i son wrth aelodau eraill a lledaenu’r neges. Ychwanegodd fod gwneud hyfforddiant aelodau yn orfodol wedi cael ei grybwyll mewn dogfennau ymgynghorol ym maes llywodraeth leol, ond nad oedd unrhyw sicrwydd pa ofynion fyddai’n cael eu gosod yn y ddeddfwriaeth derfynol.

 

5.

ADRODDIADAU BLYNYDDOL AELODAU ETHOLEDIG pdf eicon PDF 62 KB

Ystyried unrhyw addasiadau i’r adroddiadau a threfniadau eu llunio. 

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ei hadroddiad gan nodi tra bo gofyn statudol ar y Cyngor i alluogi’r aelodau oedd yn dymuno gwneud hynny i gyhoeddi adroddiad blynyddol, nad oedd unrhyw orfodaeth i aelodau unigol i wneud hynny. Gwahoddwyd y Pwyllgor i gynnig eu sylwadau ar yr adroddiadau a’r broses o’u creu.

 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:

-       Fod tynnu ystadegau presenoldeb a manylion gwaith pwyllgorau o’r adroddiad a’i gynnwys mewn dolen yn gam yn ôl.

-       Croesawu fod pwyslais cynnwys yr adroddiad ar waith ward yr aelodau gan mai dyna oedd yn bwysig i’r etholwyr.

-       Fod angen gwneud y ddolen at yr adroddiadau yn fwy amlwg.

-       Nad oedd angen cynhyrchu adroddiadau blynyddol gan y byddai etholwyr aelod cydwybodol yn ymwybodol fod yr aelod yn eu gwasanaethu’n ddiflino.

-       Faint o’r cyhoedd oedd yn edrych ar yr adroddiadau?

-       Fyddai posib rhoi dolenni at newyddlenni lleol yr aelodau?

-       Oedd cost ychwanegol i gynhyrchu’r adroddiadau?

 

Mewn ymateb nododd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod y pwyslais wedi newid i’r gwaith ward gan fod manylion diweddaraf presenoldeb ac ati aelodau yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor. Ychwanegodd fod defnydd tudalen y wefan oedd yn cynnwys yr adroddiadau blynyddol yn cynyddu’n sylweddol wrth i etholiad agosáu. Cadarnhaodd nad oedd unrhyw gost tu hwnt i amser staff i gynhyrchu’r adroddiadau, a thra byddai’n ymchwilio mewn i rannu newyddlenni ward, byddai’n rhaid i unrhyw ddeunydd fynd trwy brosesau golygyddol y Cyngor cyn eu cyhoeddi trwy’r wefan gorfforaethol.

 

Ychwanegodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd mai un dull ymysg nifer er mwyn cyfathrebu gydag etholwyr oedd yr adroddiadau blynyddol, a bod etholwyr unigol yn derbyn gwybodaeth mewn sawl ffordd wahanol.

 

6.

CYFARFODYDD Y PWYLLGOR GWASANAETHAU DEMOCRATAIDD pdf eicon PDF 63 KB

Ystyried y nifer o gyfarfodydd cyffredin y Pwyllgor a gynhelir yn ystod y flwyddyn fwrdeistrefol

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ei hadroddiad gan nodi fod llwyth gwaith y pwyllgor yn dilyn cylched oedd yn cyrraedd ei uchafbwynt o gwmpas etholiad. Yn y cyfnod rhwng etholiadau nid oedd cymaint o lwyth gwaith ac ‘roedd hynny yn cael ei adlewyrchu yn llwyth gwaith pwyllgorau gwasanaethau democrataidd mewn cynghorau eraill. Nododd fod gofyn statudol i’r pwyllgor gyfarfod o leiaf unwaith y flwyddyn, ond nid oedd uchafswm a bod angen strwythuro cyfarfodydd y flwyddyn i gyfarch anghenion Gwynedd. ‘Roedd trafodaethau ynglŷn â rhesymoli cyfarfodydd hefyd wedi eu cynnal mewn pwyllgorau eraill.

 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:

-       Fod 3 cyfarfod ffurfiol y flwyddyn yn synhwyrol yng nghyfnod canol tymor etholiad.

-       Fod angen amseru’r cyfarfodydd fel eu bod yn cael eu cynnal ar yr adegau cywir er mwyn i’r Pwyllgor gyflawni ei bwrpas.

-       Fod angen ail afael yn y gwaith o hybu amrywiaeth mewn democratiaeth.

-       Rhagwelwyd y byddai mwy o lwyth gwaith yn disgyn ar y Pwyllgor pan fyddai deddfwriaeth llywodraeth leol nesaf y Cynulliad yn cael ei gyhoeddi.

-       Fod angen gwerthuso’r nifer o aelodau oedd ar holl bwyllgorau’r Cyngor, yn enwedig o ystyried ei fod yn debygol y byddai’r nifer o aelodau ar Gyngor Gwynedd yn gostwng wedi’r etholiad nesaf.

 

Mewn ymateb nododd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod croeso i aelodau gynnig eitemau i’r Pwyllgor, yn enwedig os oedd cysylltiad gyda gwasanaethau i aelodau. Byddai cyfle hefyd i’r is-grŵp amrywiaeth i gydweithio gyda’r grŵp prosiect oedd yn gweithio ar gyflawni blaenoriaeth ‘Merched mewn Arweinyddiaeth’ oedd wedi ei gynnig i Gynllun y Cyngor ar gyfer adolygiad 2019.

 

Nododd y rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai lleihau’r niferoedd o gyfarfodydd ffurfiol y Pwyllgor yn arwain at ryddhau amser er mwyn gyrru gwaith is-grwpiau’r Pwyllgor yn eu blaen. Ychwanegodd y byddai’n bosib galw cyfarfod ychwanegol o’r Pwyllgor pe byddai’r llwyth gwaith yn teilyngu hynny.

 

Cynigwyd ac eiliwyd cynnal 3 cyfarfod ffurfiol y flwyddyn o 2019-20 ymlaen

 

PENDERFYNWYD: Newid nifer cyfarfodydd rhaglenedig y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd o 4 cyfarfod y flwyddyn i 3.

 

7.

CALENDR CYFARFODYDD Y CYNGOR 2019-20 pdf eicon PDF 47 KB

I ystyried calendr cyfarfodydd y Cyngor ar gyfer 2019-20.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, gan gyflwyno fersiwn ddrafft o galendr cyfarfodydd y Cyngor ar gyfer 2019-20. Nododd y byddai angen ail-drefnu dyddiadau cyfarfodydd y Pwyllgor hwn yn sgil eu penderfyniad blaenorol. Ychwanegodd fod trafodaethau wedi bod yn cael eu cynnal gyda phwyllgorau eraill er mwyn rhesymoli’r nifer o gyfarfodydd, a thra ‘roedd y Pwyllgor Safonau wedi cytuno i resymoli nid oedd trafodaethau mewn pwyllgorau eraill wedi aeddfedu digon i fedru dod i benderfyniad ar gyfer calendr 2019-20.

 

Nodwyd gan aelod o’r pwyllgor fod dyddiad Pwyllgor Harbwr Aberdyfi wedi ei osod y rhy fuan yn yr hydref, ac y dylai gael ei symud i gyfnod hwyrach er mwyn rhoi amser i swyddogion gynhyrchu adroddiad mwy cynhwysfawr ar weithgareddau’r tymor gwyliau.