Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Ymddiheuriadau:- Aled Jones (Aelod Annibynnol) a Mr Richard Parry Hughes (Aelod Pwyllgor Cymuned)

Croesawyd y Cynghorydd Dewi Roberts i’w gyfarfod cyntaf o’r pwyllgor hwn.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Nid oedd yna fater brys i’w drafod.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 23 Ionawr, 2017 fel rhai cywir  (ynghlwm).

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 23 Ionawr, 2017 fel rhai cywir.

Ystyried adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwynwyd – drafft o adroddiad blynyddol y pwyllgor ar gyfer 2016-2017.  Gwahoddwyd sylwadau a chymeradwyaeth y pwyllgor i’r ddogfen.

Nodwyd na chyfeiriwyd unrhyw gŵyn o dorri’r Cod Ymddygiad at y pwyllgor am benderfyniad yn ystod y flwyddyn, ond y gallai un o’r cwynion a restrwyd yn Atodiad 2 i’r adroddiad gael ei chyfeirio at sylw’r pwyllgor maes o law.

Cyfeiriwyd at ddau wall bychan yn y fersiwn Saesneg o’r rhan o’r adroddiad sy’n cyfeirio at waith y pwyllgor yn ystod 2016-2017, sef:-

Goddefebau – angen dileu’r frawddeg ‘Both applications were turned down’ yn yr ail baragraff.

Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru – camsillafiad o’r gair ‘request’ yn y frawddeg olaf.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r drafft o adroddiad blynyddol gyda’r mân gywiriadau a nodwyd, a’i gyflwyno i gyfarfod 5 Hydref o’r Cyngor.

Ystyried adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn ceisio cefnogaeth y pwyllgor i Drefn Datrys Lleol Un Llais Cymru ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned.

Croesawyd y protocol fel dull o geisio datrys cwynion lefel isel am aelodau yn lleol, ond mynegwyd peth pryder nad oedd cyfnod penodol o amser wedi’i bennu ar gyfer y broses.

Cefnogwyd argymhelliad i annog Cynghorau Tref a Chymuned i fabwysiadu trefn o’r fath.  Nodwyd hefyd y byddai’n fuddiol gofyn i’r cynghorau hynny adrodd yn ôl i ddweud a ydynt wedi penderfynu derbyn y canllawiau ai peidio.

          PENDERFYNWYD cefnogi Trefn Datrys Lleol Un Llais Cymru ac annog Cynghorau Tref a Chymuned i fabwysiadu trefn o’r fath.

Ystyried adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwynwyd, er gwybodaeth – adroddiad y Swyddog Monitro yn atodi copi o’r adroddiad ar ddisgrifiadau rolau aeth gerbron y Cyngor llawn ar 15 Mehefin ynghyd â chopi o’r Swydd Ddisgrifiadau perthnasol i’r Pwyllgor Safonau.

Gofynnwyd i’r swyddogion roi gwybod i’r aelodau pan fydd yn amser iddynt arwyddo’r swydd ddisgrifiadau.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.

Ystyried adroddiad y Swyddog Monitro  (ynghlwm).

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gofyn i’r pwyllgor gynnal hunan asesiad o waith ac allbynnau’r pwyllgor yn ystod 2016-17 ac ystyried rhaglen waith ddrafft ar gyfer 2017-18.

Gofynnwyd i’r aelodau ystyried y swyddogaethau a restrwyd yng ngholofn gyntaf yr hunan asesiad gan nodi pa asesiad a gredai oedd yn berthnasol iddynt gan ddefnyddio’r categorïau canlynol:-

·         Categori 1 – Tystiolaeth bod y pwyllgor wedi gwneud cynnydd sylweddol iawn yn cyflawni’r swyddogaethau, neu yn achos tasgau penodol, nad yw’r angen i weithredu wedi codi.

·         Categori 2 – Tystiolaeth bod y pwyllgor wedi gweithredu’r swyddogaeth yn sylweddol, gan gynnal yr un safon â llynedd.

·         Categori 3 – Tystiolaeth bod y pwyllgor wedi gweithredu’r swyddogaeth, ond bod angen rhoi sylw pellach.

·         Categori 4 – Dim tystiolaeth bod y pwyllgor wedi gweithredu’r swyddogaeth a bod sail i awgrymu bod angen rhoi sylw i’r maes.

Eglurwyd hefyd:-

·         Bod angen nodi’r dystiolaeth sy’n cefnogi’r categori mae’r pwyllgor yn ei ddyfarnu.

·         O ddyfarnu categori i bob swyddogaeth a nodi’r dystiolaeth, gallai’r pwyllgor ddod i gasgliad ynglŷn â pha gamau pellach sydd angen eu cymryd, os o gwbl.

·         Y byddai unrhyw awgrymiadau am gamau pellach yn bwydo trwodd i raglenni gwaith y pwyllgor i’r dyfodol.

Nodwyd y dylai rhaglen waith 2016-2017 (Atodiad 2 i’r adroddiad) gynnwys y rheswm dros beidio cynnal cyfarfod o’r pwyllgor ar 27 Mawrth, 2017.

PENDERFYNWYD

(a)        Mabwysiadu’r canlynol fel hunan asesiad y pwyllgor o’i waith (ychwanegiadau i’r ddogfen mewn llythrennau italig ac wedi’u tanlinellu):-