Lleoliad: Siambr Hywel Dda - Swyddfeydd y Cyngor, Caernarfon. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Eirian Roberts 01286 679018
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw
ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Anwen J. Davies, Trevor Edwards,
Dyfrig Jones, Aled Wyn Jones, Michael Sol Owen a Hefin Underwood. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o
fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol
gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Nodi
unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried. Cofnod: Dim. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y
dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 20
Hydref, 2016 fel rhai cywir. (ynghlwm). Cofnod: Llofnododd y
Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 20
Hydref, 2016 fel rhai cywir. |
|
GALW GWYNEDD AC ATEB GALWADAU FFON PDF 274 KB Ystyried adroddiad
yr Aelod Cabinet Gofal Cwsmer a’r
Rheolwr Galw Gwynedd, Siopau Gwynedd a
Chofrestru (ynghlwm). Cofnod: Cyflwynwyd - adroddiad yr Aelod Cabinet Gofal
Cwsmer a’r Rheolwr Galw Gwynedd, Siopau Gwynedd a Chofrestru yn gosod y cefndir
i sefydlu Galw Gwynedd yn 2008 ac yn ymateb i gwestiynau penodol a godwyd ymlaen
llaw gan y craffwyr mewn perthynas â:- ·
Y data
perfformiad diweddaraf ar gyfer ateb galwadau ffôn gan
Galw Gwynedd ac adrannau’r Cyngor yn gyffredinol. ·
Effaith
newidiadau diweddar ar berfformiad ateb ffôn a
chynlluniau’r gwasanaeth ar gyfer gwella perfformiad. ·
Data ynglŷn â’r
amser mae’n cymryd i gael ateb galwad yn Galw Gwynedd a dichonoldeb cyflwyno
system sy’n gadael i gwsmeriaid wybod pa mor hir fydd yr aros. ·
Dulliau o
ddygymod â’r cyfnodau prysuraf. ·
Gallu’r prosiect
Hunan-wasanaeth i leihau’r galwadau a ddaw i Galw Gwynedd. Ymhelaethodd yr Aelod Cabinet a’r swyddogion ar yr atebion ysgrifenedig
yn yr adroddiad, gan hefyd ymateb i gwestiynau / sylwadau pellach gan yr
aelodau. Yn ystod y drafodaeth:- ·
Diolchwyd i staff Galw Gwynedd am eu gwaith caled a phwysleisiwyd
pwysigrwydd gwarchod y staff hynny drwy barhau i wella’r system. ·
Nodwyd bod y camau a gymerwyd hyd yma (trwy sicrhau mwy o adnodd a
defnyddio adnoddau Siopau Gwynedd) wedi symud at liniaru’r broblem a bod hynny
i’w groesawu. ·
Croesawyd yr adolygiad o’r dull o hyfforddi staff a’r ffaith bod geiriad
ac amlder y neges mae galwyr yn glywed wrth aros i’w galwad gael ei hateb am
gael ei newid y fuan. Crynhodd y Cadeirydd brif gasgliadau’r drafodaeth fel a ganlyn:- ·
Y dylid ystyried opsiwn o system ateb, e.e. neges yn nodi’r amser
disgwyl am ateb i’r alwad neu’n cynnig opsiwn i aros ar y lein neu gyfeirio’r
alwad ymlaen i rywle arall. ·
Bod angen datrysiad i alwadau sy’n cael eu colli ar draws adrannau’r
Cyngor gan godi ymwybyddiaeth swyddogion o’r niferoedd, monitro a chanfod
datrysiadau i hynny. ·
Efallai y dylid rhoi ystyriaeth i ymateb i erthygl gamarweiniol
ddiweddar yn y Daily Post ynglŷn â pherfformiad
Galw Gwynedd. ·
Y dylid gwneud trefniadau i aelodau’r pwyllgor ymweld â Galw Gwynedd. ·
Ystyried adrodd yn ôl ar gynnydd i’r pwyllgor ymhen 6 mis (os yw’r aelod
o’r pwyllgor sy’n rhan o’r cyfarfodydd monitro perfformiad gyda’r Aelod Cabinet
yn gweld fod problem yn parhau). ·
Y byddai’n fuddiol i’r trigolion / aelodau fedru gweld statws unrhyw ymholiadau
a wneir ganddynt, neu ar ran eu hetholwyr. |
|
PROSIECT HUNAN-WASANAETH PDF 502 KB Ystyried adroddiad
yr Aelod Cabinet Gofal Cwsmer a’r
Rheolwr Prosiect Hunan-wasanaeth (ynghlwm). Cofnod: Cyflwynwyd – adroddiad yr Aelod Cabinet a’r Rheolwr Prosiect
Hunan-wasanaeth yn gosod y cefndir i sefydlu’r Prosiect Hunan-wasanaeth ac yn ymateb i gwestiynau penodol a godwyd ymlaen llaw gan y
craffwyr mewn perthynas â:- ·
Nod, rhaglen waith a chynnydd y prosiect hyd yma. ·
Y nod ar gyfer uchafu’r defnydd o
hunanwasanaeth. ·
Mesur llwyddiant. ·
Mynediad at wasanaethau drwy gyfrwng y sianel ddigidol hyd yma. ·
Goblygiadau creu cynllun busnes ar gyfer
datblygu system hunanwasanaeth ein hunain yn hytrach na phrynu oddi ar y silff. ·
Y canlyniadau i bobl Gwynedd sy’n debygol o ddeillio o’r prosiect. ·
Cynlluniau ar gyfer sut i gyfathrebu’r cyfleoedd hyn gyda’r cyhoedd. ·
Problemau sydd wedi codi gyda’r system hyd yma a sut maent yn cael eu
datrys. Dangoswyd y
system ar y wefan i’r aelodau er mwyn sicrhau dealltwriaeth glir o’r prosiect
hunanwasanaeth. Ymhelaethodd yr Aelod Cabinet a’r swyddogion
ar yr atebion ysgrifenedig yn yr adroddiad, gan hefyd ymateb i gwestiynau / sylwadau
pellach gan yr aelodau. Yn ystod y
drafodaeth:- ·
Croesawyd
y prosiect hwn oedd â photensial i fod yn arbennig o ddefnyddiol, ond
pwysleisiwyd mai un ffordd o gyfathrebu gyda’r Cyngor fyddai hyn, ac nid yr
unig ffordd. Crynhodd y Cadeirydd brif gasgliadau’r drafodaeth fel a ganlyn:- ·
Bod angen rhoi ystyriaeth i sut mae’r gwasanaeth yn cael ei hyrwyddo a
bod rôl i aelodau a staff y Cyngor yn gyffredinol i godi ymwybyddiaeth
ynglŷn â’r system. ·
Bod yr elfen tracio ymholiadau yn hynod ddefnyddiol a bod angen
trosglwyddo’r holl wasanaethau posib’ i’r system cyn gynted â phosib’. ·
Bod angen rhoi ystyriaeth i ddelwedd y wefan a lleoliad a maint y linc
i’r cyfrif personol. ·
Er mwyn sicrhau llwyddiant y prosiect, bod angen sicrhau bod y staff swyddfa
gefn yn ymwybodol o’r system ac yn barod i weithredu a bod angen adnoddau i
sicrhau hynny. ·
Y dylai’r system hunan-wasanaeth ymgorffori
egwyddorion iaith syml er mwyn hwyluso’r defnydd ohoni. Diolchwyd i’r Aelod Cabinet a’r swyddogion
am y drafodaeth. |
|
Ystyried adroddiad
y Grwp Ymchwiliad Craffu Iaith Syml (ynghlwm). Cofnod: Cyflwynwyd –
adroddiad y Grŵp Ymchwiliad Craffu Iaith Syml ar waith a chasgliadau’r
ymchwiliad i ba mor syml a hawdd i’w deall yw’r termau mae’r Cyngor yn eu
defnyddio mewn holiaduron. Diolchodd
aelodau’r ymchwiliad i’r Dr Llion Jones ac Eleri Hughes o Ganolfan Bedwyr,
Prifysgol Bangor am eu harweiniad ac i’r swyddogion am eu gwaith yn cefnogi’r
ymchwiliad. Yn ystod y
drafodaeth, nodwyd:- ·
Y gobeithid y byddai’r gwaith hwn yn sbarduno pobl i ddefnyddio iaith gliriach mewn meysydd eraill ar draws y Cyngor, e.e. wrth
lunio adroddiadau i bwyllgorau. ·
Y dylid egluro beth yw ystyr unrhyw acronym wrth ei ddefnyddio y tro
cyntaf mewn dogfen. ·
Bod iaith syml yn berthnasol i hunan-wasanaeth hefyd er mwyn sicrhau bod
pobl yn ei ddefnyddio. ·
Y dylai Hunaniaith fod yn rhan o hyn hefyd o
ran yr wybodaeth maent yn ei rhannu’n gyhoeddus. PENDERFYNWYD derbyn argymhellion y Grŵp, sef:- (a) Bod yr Uned Cyfathrebu ac Ymgysylltu a Chanolfan Bedwyr yn
cyd-ddatblygu canllawiau byr (dim mwy na 2 ochr A4) i staff ar lunio holiaduron
mewn iaith syml a’u bod hefyd yn creu rhestr eirfa / ymadroddion i’w hosgoi. (b) Bod Canolfan Bedwyr hefyd yn rhoi mewnbwn i becyn mewnol o
ganllawiau ar gyfer trefnu cyfarfodydd cyhoeddus, datganiadau i’r wasg, ayb,
sydd wrthi’n cael ei greu ar hyn o bryd. (c) Cynnal peilot o’r canllaw holiaduron gydag adran benodol o’r
Cyngor i weld oes effaith o’i gyflwyno cyn ystyried sefydlu cynllun ehangach. |