Rhaglen a chofnodion
Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH
Cyswllt: Sion Owen 01286 679665
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Dylan Bullard a Linda Ann Jones |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol. Cofnod: Datganodd y Cyng. Annwen Daniels fuddiant
personol yn eitem 10 ‘Cydnabyddiaeth Ariannol Aelodau Etholedig’, gan ei bod yn
Gadeirydd y Cyngor. Bu i’r Cadeirydd ddatgan buddiant nad oedd yn rhagfarnu ar ran aelodau’r pwyllgor ar eitem 10
‘Cydnabyddiaeth Ariannol Aelodau Etholedig’. |
|
MATERION BRYS I nodi unrhyw eitemau sydd yn fater o frys yn nhyb y cadeirydd er mwyn eu hystyried. Cofnod: Ni dderbyniwyd unrhyw faterion brys. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig fod cofnodion y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 26/10/17, yn cael eu harwyddo fel rhai cywir. Cofnod: Llofnododd y
Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 26
Hydref 2017 fel rhai cywir. |
|
DARPARIAETH DECHNEGOL PDF 324 KB Ystyried y ffordd ymlaen ar gyfer darpariaeth technegol i Aelodau Cofnod: Porth
Aelodau Cyflwynodd y Cynghorydd
Annwen Hughes waith yr is-grŵp ar y Porth Aelodau. Nododd fod gwaith
ailstrwythuro wedi ei wneud er mwyn gwella hygyrchedd y wybodaeth oedd yno.
Ychwanegodd y byddai ymdrechion i gynyddu defnydd yn parhau, yn ogystal ag ymdrechion i gywain gwybodaeth fyddai o ddefnydd i
aelodau. Office
365 Derbyniwyd cyflwyniad byr gan y Cynghorydd
Annwen Hughes, oedd yn aelod o’r Is-Grŵp o’r Pwyllgor hwn a ffurfiwyd i
drafod materion TG aelodau etholedig. Nododd fod rhai aelodau wedi treialu
darpariaeth trwy system Office 365 gyda darpariaeth cwmwl. ‘Roedd y
ddarpariaeth wedi datrys nifer o’r problemau technegol oedd yn llesteirio
gwaith aelodau, ac fe’i hategwyd gan yr aelodau eraill oedd yn rhan o’r
is-grŵp. Nododd yr Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth
fod cost ychwanegol oedd oddeutu £9 y pen i’r system petai’n cael ei lledaenu
ymysg yr holl aelodau. Mewn ymateb i gwestiwn am ddiogelwch data nododd fod y
Cyngor yn dal achrediadau gan y PSN a’r CSG ar gyfer diogelwch data
llywodraeth, ac na fyddai’r Cyngor byth yn cyfaddawdu
ar ddiogelwch data. Wrth drafod lledaenu’r ddarpariaeth newydd
ymysg aelodau’r Cyngor nodwyd fod angen sicrhau fod cymorth effeithiol ar gael i aelodau nad oedd yn hyderus wrth ddefnyddio’r
ddarpariaeth newydd. Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth y
byddai’r gwasanaeth yn rhoi’r cymorth technegol angenrheidiol i’r holl
ddefnyddwyr, yn ogystal â chynorthwyo wrth osod y system newydd a rhannu
gwybodaeth ddefnyddiol. Mewn ymateb i awgrym y dylid lledaenu’r
system allan i’r holl aelodau yn syth, nododd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y dylid pwyllo, er bod y gwasanaeth TG yn
barod i wneud hynny. Ychwanegodd fod gwersi wedi eu dysgu o geisio gweithredu’n
rhy gyflym yn y gorffennol. Cynigwyd ac eiliwyd i ehangu darpariaeth
Office 365 i weddill aelodau’r Pwyllgor hwn i ddechrau. PENDERFYNWYD
– 1. Fod darpariaeth Office
365 yn cael ei gynnig i Aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd 2. Fod y Gwasanaeth
Technoleg Gwybodaeth yn rheoli rhaglen lledaenu’r ddarpariaeth ymhellach, yn
ddibynnol ar ddatrys unrhyw broblemau fyddai’n codi 3. Fod unrhyw wersi a gwybodaeth ddefnyddiol a fyddai’n cael
ei gasglu wrth osod y ddarpariaeth yn cael eu rhannu gyda’r Aelodau wrth fynd
ymlaen. |
|
YMHOLIADAU GAN AELODAU PDF 472 KB Diweddaru’r Pwyllgor o’r datblygiadau ym maes ymateb i
ymholiadau gan Aelodau Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau
Democrataidd. Nododd ei fod wedi ymholi yn dilyn sylwadau a wnaethpwyd yng
nghyfarfod y Cyngor ar 14/12/17 ynglŷn â diffyg ymateb gan swyddogion i
negeseuon aelodau etholedig. Bu iddo dderbyn 13 ymateb oedd yn amrywiol eu
natur. Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:- -
Fod
y manylion cyswllt ar y Porth Aelodau yn aml ar lefel rhy uchel o gymharu â
natur yr ymholiad. -
Fod
sefydliadau eraill megis Cartrefi Cymunedol Gwynedd yn defnyddio un pwynt cyswllt ar gyfer aelodau. -
Fod
defnyddio Galw Gwynedd yn medru bod yn flinderus, yn enwedig wrth geisio
cyfathrebu gyda rhai Gwasanaethau penodol. -
Fod
y protocol yn nodi y dylid ymateb o fewn 5 diwrnod. Tra bod hynny yn fuddiol,
nid oedd yn gwahaniaethu rhwng materion brys a materion eraill. -
Byddai
cydnabyddiaeth o dderbyn e-bost yn fuddiol, gan y byddai’n rhoi sicrwydd fod yr
ymholiad wedi ei dderbyn. Diolchodd y Pennaeth Gwasanaethau
Democrataidd am y sylwadau, |
|
PROTOCOL AELODAU-SWYDDOGION PDF 623 KB Mae’r Pwyllgor
Safonau yn adolygu’r Protocol Cysylltiadau Aelod Swyddog a’r pwrpas yw ceisio
adborth ar y cynnwys er adrodd yn ôl. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y Swyddog Monitro, gan
nodi fod y Protocol wedi ei sefydlu ers peth amser gan ddiffinio rôl a
disgwyliadau wrth i aelodau gysylltu â swyddogion. Nododd ei fod yn amserol
adolygu’r Protocol er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i gyflawni ei bwrpas ac er
mwyn ei hyrwyddo. Byddai’r protocol yn cael ei gyflwyno hefyd i’r Pwyllgor
Safonau cyn mynd i’r Cyngor Llawn er mwyn ei fabwysiadu fel newid i’r
cyfansoddiad. Y prif newidiadau oedd cyfleu yn well yr egwyddor oedd tu ôl i
gymal 29.9.4 (cyfeillgarwch) ac adlewyrchu canllawiau staff yng nghymal 21.10. Mewn ymateb i gwestiwn am gyfeillgarwch a’i
berthnasedd i ‘ffrindiau’ ar wefannau megis facebook, nododd y Swyddog monitro
fod natur ‘ffrindiau’ ar wefannau o’r fath yn wahanol i berthynas a
chyfeillgarwch yn y cigfyd. Bu iddo hefyd atgoffa’r Aelodau o fodolaeth y
canllawiau cyfryngau cymdeithasol oedd wedi eu rhannu. Nododd yn ychwanegol
wrth ymateb i gwestiwn, mewn achosion o gyfeillgarwch cyn etholiad Aelod y
dylid ymdrin â’r mater fel unrhyw ddatganiad arall o fuddiant personol. Gofynnwyd pa mor
gryf oedd y protocol a beth oedd ei statws. Mewn ymateb nododd y Swyddog
Monitro mai diffinio proses fewnol oedd y Protocol, a thra ei fod yn bosib i
achosion fynd o flaen y Pwyllgor Safonau, nad oedd
iddo sail statudol. Sylwadau eraill yn codi o’r drafodaeth: -
Fod
aelodau lleol yn aml ddim yn ymwybodol o’r hyn oedd y Cyngor yn ei wneud yn eu
wardiau, a'i fod yn achosi pryder fod Aelodau yn derbyn y wybodaeth gan eu
hetholwyr. -
Beth
oedd y camau ddylai aelod eu dilyn os oedd yn derbyn cwyn o fwlio? Mewn ymateb nododd y Swyddog Monitro mai at
achosion o fwlio swyddogion gan Aelodau oedd y Protocol yn cyfeirio.
Ychwanegodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod polisi bwlio mewnol yn
bodoli er mwyn cyfarch a materion o’r fath. PENDERFYNWYD: derbyn yr adroddiad a gyrru sylwadau’r Pwyllgor i’r Pwyllgor Safonau |
|
HYFFORDDIANT AELODAU PDF 454 KB Adroddiad yn manylu ar drefniadau a chynnydd ym maes hyfforddiant Aelodau. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr Dysgu
a Datblygu, gan nodi fod 35 cyfle dysgu a datblygu wedi ei gynnig ar draws 87 o
ddigwyddiadau. ‘Roedd y gwasanaeth hefyd yn gweithio i ddatblygu darpariaeth
dysgu a datblygu gan edrych a ddefnyddio dullau gwahanol o’i gynnig.
Pwysleisiodd fod y rhaglen dysgu a datblygu yn rhaglen fyw, a bod adborth ac
awgrymiadau yn cael eu croesawu. Sylwadau yn codi o’r drafodaeth: -
Fod
y rhaglen yn un fuddiol i aelodau. Oedd posib gwneud
rhai mathau o hyfforddiant yn orfodol? -
Byddai’n
fuddiol cynnig hyfforddiant ar Unconscious Bias ar gyfer Aelodau a staff. -
Tra
bod y nifer oedd yn mynychu rhai digwyddiadau yn siomedig, nad
oedd yn bosib i bob aelod fod yn bresennol am wahanol resymau. -
Fod
parhau i ddatblygu dulliau amgen o gyflenwi hyfforddiant yn bwysig. -
Ai
codi ymwybyddiaeth neu hyfforddiant oedd bwysicaf mewn rhai achosion? Diolchodd y Rheolwr Dysgu a Datblygu am
sylwadau ac awgrymiadau’r Pwyllgor gan bwysleisio fod angen i’r gwasanaeth fod
yn hyblyg, gan gynnig nifer o gyfleoedd a dulliau gwahanol i aelodau dderbyn
cyfleon dysgu a datblygu. PENDERFYNWYD:
derbyn yr adroddiad |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH GWASANAETHAU DEMOCRATAIDD PDF 742 KB Cyflwyno drafft o’r adroddiad a fydd i’w gyflwyno i’r Cyngor Llawn ym mis Mai 2018 yn amlinellu’r gefnogaeth sydd wedi ei ddatblygu ac wrthi’n cael ei ddatblygu ar gyfer aelodau. Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Pennaeth
Gwasanaethau Democrataidd gan amlinellu’r gefnogaeth oedd wedi ei gynnig i
Aelodau dros gyfnod y Cyngor hwn, ynghyd a’r elfennau oedd yn cael eu datblygu
ar eu cyfer. Sylwadau yn codi o’r drafodaeth: -
Ei
fod yn fuddiol gweld cylch gorchwyl y gwahanol bwyllgorau. Efallai byddai’n
fuddiol ychwanegu enw pwynt cyswllt i’r adroddiad. -
Annog
datblygu’r defnydd o dechnoleg megis skype. PENDERFYNWYD:
Cymeradwyo cyhoeddi’r adroddiad i’r Cyngor llawn. |
|
CYDNABYDDIAETH ARIANNOL AELODAU ETHOLEDIG PDF 344 KB Ceisio barn y Pwyllgor ar ddewisiadau gyda chydnabyddiaeth ariannol i Aelodau Etholedig. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd. Nododd fod y Cyngor wedi bod yn llwyddiannus wrth
ddylanwadu ar Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol, a gwelwyd
sylwadau’r Cyngor yn cael eu hadlewyrchu yn adroddiad y Panel. Pwysleisiodd nad oedd gan y Cyngor ddewis ond derbyn argymhellion y
Panel, oni bai am gyflog Cadeirydd y Cyngor. ‘Roedd Aelodau’n rhydd i dderbyn
neu wrthod unrhyw gyfran o’r gydnabyddiaeth oedd yn cael ei gynnig iddynt. Sylwadau yn codi o’r drafodaeth: -
Pryderu
fod Aelodau etholedig yn derbyn cynnydd mewn amgylchiadau ariannol anodd. -
Croesawu
mai un lefel uwch o gyflog oedd yn bodoli bellach -
Dylai
Cadeirydd y Cyngor dderbyn y gyfradd uchaf o gyflog dinesig er mwyn adlewyrchu
statws a phrysurdeb rôl y Cadeirydd. Cynigwyd ac eiliwyd argymell i’r Cyngor y
dylid gosod lefel cyflog dinesig Cadeirydd y Cyngor ar lefel 1 (£24,200), gyda
chyflog is-gadeirydd y Cyngor ar lefel 2 (£16,300) PENDERFYNWYD: -
Derbyn yr adroddiad -
Argymell gosod lefel
cyflog dinesig Cadeirydd y Cyngor ar lefel 1 (£24,200), gyda chyflog
is-gadeirydd y Cyngor ar lefel 2 (£16,300) i’r Cyngor -
Rhannu sylwadau’r
Pwyllgor gyda’r Cyngor. |
|
ADRODDIADAU BLYNYDDOL AELODAU PDF 204 KB Gwybodaeth ar gyfer cyhoeddi Adroddiadau Blynyddol Aelodau Etholedig ar gyfer 2017/18. Dogfennau ychwanegol:
Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd gan amlinellu mai pwrpas yr adroddiadau oedd rhoi
cyfle i Aelodau gyfathrebu eu gweithgareddau i’w etholwyr. Byddai canllawiau ar
beth ddylid ei gynnwys yn cael ei gylchredeg gyda thempled oedd wedi ei
gyflwyno i Aelodau’r Pwyllgor. Nododd na chyhoeddwyd
adroddiadau blynyddol ar gyfer 2016/17 oherwydd yr etholiad, ond bod y cyfle yn
cael ei gynnig i Aelodau’r Cyngor eto ar gyfer 2017/18. Sylwadau yn codi o’r drafodaeth: -
Fod
angen mwy o bwyslais ar waith etholaethol aelodau ar y templed -
Ei
fod yn fuddiol i Aelodau gadw dyddiadur er mwyn hwyluso’r broses o gynhyrchu
adroddiad ar ddiwedd y flwyddyn. -
Gwerthfawrogi’r
cyfle i nodi pam fod Aelod yn methu bod yn bresennol mewn cyfarfodydd neu
ddigwyddiadau -
Fyddai
unrhyw hyrwyddo ehangach na chyhoeddi’r adroddiadau ar
wefan y Cyngor? Mewn ymateb nododd y Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd mai dyletswydd statudol i alluogi Aelodau i gyhoeddi’r adroddiadau
oedd mewn lle. Doedd yno ddim gorfodaeth i Aelodau gynhyrchu adroddiadau
blynyddol. Ychwanegodd y byddai’r templed enghreifftiol yn medru cael ei addasu
i gyd-fynd a chynnwys Aelodau unigol, ac na fyddai
unrhyw hyrwyddo pellach. |