Rhaglen a chofnodion

I ethol Is-Gadeirydd i’r Pwyllgor hwn ar gyfer 2016-17

Penderfynwyd ethol y Cynghorydd Lesley Day yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor hwn am y flwyddyn 2016-17

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

I dderbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar Mawrth 22ain 2016 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 22 Mawrth, 2016 fel rhai cywir.

I gyflwyno adroddiad blynyddol y Pwyllgor Safonau

Cyflwynwyd - drafft o’r adroddiad blynyddol sydd i’w gyflwyno i’r Cyngor llawn ar 6 Hydref, 2016 yn rhoi diweddariad i aelodau am weithgareddau’r Pwyllgor yn 2015-16. Pwysleisiwyd fod distawrwydd cymharol y Pwyllgor mewn cyfnod ble mae safonau ymddygiad cyhoeddus yn ymddangos fel petai’n disgyn, yn adlewyrchu’n dda ar Aelodau’r Cyngor. Yn ogystal â hynny, pwysleisiwyd fod angen dangos arweinyddiaeth ac aros yn driw i egwyddorion Nolan. 

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Bod pryder ynglŷn â lefel dealltwriaeth aelodau a chlercod Cynghorau Cymuned o’r Cod Ymddygiad. Mewn ymateb atebodd y Swyddog Monitro fod hyfforddiant wedi ei gynnal i gynghorau cymuned, a bod copi o’r cod ymddygiad diweddaraf wedi ei ddosbarthu. Ychwanegodd fod hyfforddiant yn cael ei gynnig gan Un Llais Cymru yn ogystal. Nododd nad oedd problemau sylfaenol wedi dod i’r amlwg.

·         Fyddai’n bosib cysylltu â’r Clercod Cynghorau Cymuned er mwyn cael darlun gwell o’r sefyllfa? Mewn ymateb gofynnodd Cadeirydd y Pwyllgor Safonau i’r Aelodau dynnu ei sylw at unrhyw broblemau penodol.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Diweddaru aelodau’r pwyllgor o’r datblygiadau diweddaraf a gwaith y grŵp ffocws etholiadau Llywodraeth Lleol (Mai 2017).

Cyflwynwyd - adroddiad cynnydd ar y paratoadau ar gyfer etholiad 2017 yn dilyn sefydlu grŵp ffocws yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor hwn. Adroddwyd fod 3 prif ffrwd i’r gwaith:

·         Paratoi ymgeiswyr, gan bwysleisio ar godi ymwybyddiaeth a defnyddio data o gyfweliadau datblygu Aelodau er mwyn gwella profiadau’r Aelodau fydd yn cael eu hethol yn 2017. Hefyd trefnu sesiynau yn fuan yn 2017 ar gyfer gwybyddu darpar ymgeiswyr.

·         Rhaglen anwytho aelodau etholedig yn dilyn etholiad Mai 2017 a rhaglen hyfforddiant ar gyfer y flwyddyn, gan anelu i gynnal sesiynau anwytho a hyfforddiant anffurfiol mewn arddulliau amrywiol.

·         Cyfarpar electroneg, gan adrodd fod yr is-grŵp ar fin dechrau treialu gwahanol ddyfeisiadau electronig. Nodwyd hefyd fod y gwasanaeth Dysgu a Datblygu wedi bod yn gweithio ar ddarpariaeth ar-lein i Aelodau.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Sut mae darparu ar gyfer darpar ymgeiswyr na fydd yn medru mynychu’r sesiynau gwybyddu? Atebodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod y wybodaeth sydd ar wefan y Cyngor wedi cael ei ddiweddaru, gan gynnig gwybodaeth gynhwysfawr. Croesawir unrhyw syniadau ar sut i ddenu mwy o sylw.

·         Fod pecynnau i ddarpar ymgeiswyr wedi eu dosbarthu i’r rhannu trwy’r llyfrgelloedd cyn etholiad 2012 ac wedi bod yn llwyddiant. Nodwyd y sylw.

·         Mynegwyd pryder o weld yr amser byr sydd rhwng yr etholiad a’r sesiynau anwytho y gallai fod yn anodd i Aelodau sydd newydd eu hethol yn 2017 drefnu amser i ffwrdd o’r gwaith i fynychu’r sesiynau anwytho. Mewn ymateb nododd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod bwriad rhannu'r dyddiadau anwytho i ddarpar ymgeiswyr er mwyn eu rhagrybuddio a pharatoi petaent yn cael eu hethol.

·         Dylid annog y grwpiau gwleidyddol i ystyried arddel system fentora drwy baru cynghorydd newydd gyda chynghorydd mwy profiadol.

·         Byddai’n fuddiol trefnu bod cyfle i’r 75 Aelod gyfarfod yn anffurfiol er mwyn dysgu mwy am y gwahanol grwpiau a wardiau ac annog cydweithio.

·         Fod peryg achosi cymhlethdod ac oedi pe bai dewis o ddyfeisiadau ar gael i Aelodau.

·         Pwysleisiwyd fod angen hyfforddiant trwyadl i’r Aelodau newydd, yn enwedig ym maes TG. Atebodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni fod gwaith yn mynd ymlaen i adnabod yr hyfforddiant fydd ei angen ar Aelodau newydd, a phenderfynu pryd fyddai’r amser gorau i’w raglennu. Ychwanegodd yr Uwch Reolwr Technoleg Gwybodaeth a Thrawsnewid fod profiadau TG wrth gyflwyno’r cyfarpar presennol i’r Aelodau wedi dysgu llawer iddynt o ran y lefel o gefnogaeth sydd ei angen gan Aelodau, a sut i’w amseru.

·         Fod cysylltedd rhai ardaloedd yng Ngwynedd i’r rhyngrwyd yn araf iawn, gan effeithio ar allu Aelodau i dderbyn gwasanaethau ar-lein.

·         Byddai’n fuddiol petai ryw fath o lyfrgell dogfennau cyfeiriol ar gael i Aelodau er mwyn eu cynorthwyo.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad, gan argymell cadw at un ddyfais electroneg er hwylustod.

Cyflwyno diweddariad o waith yr is-grwp amrywiaeth.

Cyflwynwyd - diweddariad ar waith diweddar yr Is-grŵp amrywiaeth, sy’n cyd-fynd â’r gwaith uchod o baratoi at etholiadau Mai 2017:

·         Tynnu sylw darpar ymgeiswyr er mwyn eu hannog i sefyll.

·         Deall ac adnabod y rhwystrau sydd gan ddarpar ymgeiswyr a cheisio ymateb iddynt rhag-blaen (ble bo’n bosib)

·         Gwneud y wybodaeth sydd ar wefan y Cyngor yn fwy hygyrch.

·         Cynhyrchu ail fideo er mwyn hyrwyddo ac annog darpar ymgeiswyr.

·         Gwella’r hysbysebu pan mae seddi gwag ar gael i’r Cyngor.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Cyflwyno diweddariad i’r Protocol Cyfryngau Cymdeithasol

Cyflwynwyd yr adroddiad, gan egluro’r newid pwyslais yn y fersiwn ddiweddaraf o’r Protocol er mwyn pwysleisio mai’r neges graidd yw dangos parch at eraill. Ychwanegwyd hefyd ddarpariaeth ar gyfer cysylltu i dudalennau cyfryngau cymdeithasol Aelodau. Amlygwyd nad oedd y Cyngor yn cymryd unrhyw gyfrifoldeb am eu cynnwys, ac y dylai’r cynnwys hwnnw ddilyn y protocol.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:-

·         Annog Aelodau i gael tudalen ‘bersonol’ a thudalen ’swyddogol’, gan gofrestru’r ddau gyda’r Swyddog Monitro er mwyn bod gwahaniaeth rhwng bywyd personol a bywyd cyhoeddus Aelodau. Mewn ymateb atgoffodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni'r Aelodau nad oedd gwahaniaeth mewn gwirionedd rhwng tudalennau personol a chyhoeddus. Byddai’r un safonau ymddygiad yn berthnasol iddynt.

·         Bod angen rhybudd yn gwadu cyfrifoldeb am gynnwys gwefannau allanol ar y dudalen ble lleolir y ddolen i’r tudalennau cymdeithasol.

·         Bod angen cyfarch sefyllfaoedd ble mae Aelod wedi ‘blocio’ defnyddiwr arall (ac felly ddim yn gweld ei negeseuon) ac felly ddim yn medru ymateb petai’r sawl sydd wedi ei flocio yn gyrru negeseuon i’r Aelod.

PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad

Cynnig trefn safonol ar gyfer adrodd yn ol ar waith cyrff allanol.

Cyflwynwyd yr adroddiad. Adroddwyd fod y sefyllfa parthed Cyrff Allanol wedi bod yn aneglur yn y gorffennol, , a bod cais wedi dod i edrych mewn i’r mater gan fod nifer o Gyrff Allanol ac amrediad o ran eu dyletswyddau adrodd yn ôl. Nodwyd hefyd fod angen ceisio sefydlu trefn adrodd gan Aelodau’r Cyrff Allanol a Phencampwyr gwahanol feysydd.

Sylwadau yn codi o’r drafodaeth:

·         Fod rhai Aelodau yn aelodau o gyrff allanol am gyfnod hir cyn cael eu gwahodd i fynychu cyfarfod, sy’n amlygu’r amrediad o ran natur gwahanol gyrff allanol.

·         Ei fod yn bwysig hysbysu’r Cyrff Allanol os oes unrhyw newidiadau er mwyn iddynt fod yn medru diweddaru eu cofnodion.

·         Gofynnwyd pwy oedd yn penodi Aelodau i Gyrff Allanol. Atebodd yr Uwch Reolwr Democratiaeth a Chyflawni mai’r Aelod Cabinet oedd yn penodi Aelodau i’r rhan fwyaf o Gyrff Allanol, a’i fod yn gwneud hynny fel arweinydd portffolio yn hytrach na fel gwleidydd.

PENDERFYNWYD Derbyn yr adroddiad.

Diweddaru’r Aelodau am yr adroddiadau a gyhoeddwyd yn 2015/16 a chynnal trafodaeth fuan am y cyfleoedd a’r rhwystrau at 2016/17.

Cyflwynwyd yr adroddiad, gan nodi fod 29 Aelod wedi cyflwyno adroddiad blynyddol ar gyfer 2015-16 er bod problemau technegol wedi effeithio ar y broses o’u paratoi. Nodwyd hefyd fod dryswch ynglŷn â’r ffordd orau o baratoi adroddiadau blynyddol ar gyfer 2016-17 oherwydd yr Etholiad. Nid oedd arweiniad swyddogol wedi ei dderbyn ar hyn o bryd.  Penderfynwyd peidio cynnal trafodaeth bellach ar y mater hyd y derbynnir arweiniad swyddogol ar gyfer gofynion adrodd 2016-17.

Cyflwyno rhaglen waith ddraft ar gyfer ystyriaeth gan y Pwyllgor er mwyn blaen-raglennu gwaith y flwyddyn.

Cyflwynwyd y rhaglen waith ddrafft.

PENDERFYNWYD Derbyn y rhaglen waith.