Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr H. Eifion Jones (Cynrychiolydd Cyngor Sir Ynys Môn) a John P. Roberts

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Derbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan y Rheolwr Buddsoddi a’r Dirprwy Reolwr Buddsoddi ar gyfer eitem 11. Ymneilltuodd y swyddogion o’r ystafell yn ystod y drafodaeth

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried

Atgoffwyd yr Aelodau o’r drafodaeth a gafwyd yng nghyfarfod Medi 2015 ar y Prosiect Cydweithio Pensiynau Cymru ynglŷn ag adroddiad gan ymgynghorwyr busnes Mercer a oedd yn archwilio i’r posibilrwydd o uno asedau'r wyth gronfa yng Nghymru. Eglurwyd mai datganiadau answyddogol yn unig sydd wedi eu cyhoeddi hyd yma, ond ymddengys efallai y bydd angen ymateb i  ymgynghoriad cyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor Pensiynau (26.01.16). Er mwyn sicrhau ymateb gan Wynedd i’r buddion awgrymwyd i’r Pennaeth Cyllid a’r Rheolwr Buddsoddi adolygu’r buddion gan ymgynghori gyda Cadeirydd y Pwyllgor Pensiwn.

PENDERFYNWYD DERBYN YR AWGRYM.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 8 Medi 2015 fel rhai cywir

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 8fed o Fedi 2015 fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Buddsoddi

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Buddsoddi yn amlygu’r angen i adolygu Datganiad o Egwyddorion Buddsoddi (DEB) y Gronfa Bensiwn ynghyd a chytuno ar broses ymgynghori lawn gyda buddgyfranogwyr erbyn mis Mawrth 2016. Atgoffwyd  yr Aelodau o’r penderyniad a wnaed ym Mhwyllgor Pensiynau 23.03.2012 i gynyddu rhai cyfyngiadau i’r uchafsymiau a ganiateir o dan y rheoliadau fel a ganlyn:

• Cynyddu’r swm y gellir ei fuddsoddi mewn unrhyw gontract yswiriant unigol yn cael ei godi i 35%.

• Cynyddu’r cyfyngiad ar gyfer holl gyfraniadau i bartneriaeth unigol i 5%.

• Cynyddu’r cyfyngiad ar gyfer holl gyfraniadau i bartneriaethau i 15%.

a byddai’r penderfyniadau hyn yn cael eu hadolygu o fewn tair blynedd.

Gyda chyfnod y tair blynedd yn agosáu, amlygwyd yr angen i adolygu’r penderfyniadau a wnaethpwyd ac ystyried os ydynt yn parhau yn addas ar gyfer y Gronfa Bensiwn.  Wrth benderfynu ar y cynnydd bydd gofyn cydymffurfio gyda gofynion priodol ac fel ymateb i hynny derbyniwyd cyngor gan Paul Potter, ymgynghorydd y Gronfa.

Nodwyd y bydd adolygiad cychwynnol o’r Datganiad o Egwyddorion Buddsoddi yn cael ei gynhyrchu gan y swyddogion gyda drafft yn cael ei gylchredeg i fuddgyfranogwyr yn ystod mis Tachwedd a mis Rhagfyr 2015. Y bwriad yw cyflwyno fersiwn terfynol, yn dilyn yr ymgynghoriad, i’r Pwyllgor Pensiynau ym mis Mawrth 2016 er trafodaeth a chymeradwyaeth.

PENDERFYNWYD DERBYN YR ADRODDIAD A CHEFNOGI’R CYFYNGIADAU (35% / 5% / 15%) YN UNOL Â’R ARGYMHELLION, YNGHYD Â THREFNIADAU’R YMGYNGHORIAD

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Buddsoddi

Cyflwynwyd cefndir yr adroddiad er gwybodaeth, gan y Pennaeth Cyllid  a eglurwyd ei bod yn ofynnol dan Gôd Ymarfer CIPFA i adrodd ar ganlyniadau gwir weithgarwch Rheolaeth Trysorlys y Cyngor ar ran y Gronfa Bensiwn, yn y flwyddyn ariannol ddiwethaf yn erbyn y disgwyliadau. Amlygwyd crynodeb o le fuddsoddwyd yr arian cyfunedig yn ystod y flwyddyn 2014 - 2015 ac yn unol ag arweiniad diwygiedig Lywodraeth Cynulliad Cymru ar Fuddsoddiadau, yr elfennau diogelwch a hylifedd oedd yn cael y flaenoriaeth yn hytrach nag enillion. Eglurwyd hefyd bod cyfraddau llog wedi bod yn isel iawn, ond nad oedd awgrym i ystyried newid y penderfyniad i gyfuno arian y gronfa gyda llif arian cyffredinol y Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â phwy oedd yn rhoi trosolwg ar gydsyniadau CIPFA, nodwyd mai  Swyddfa Archwilio Cymru oedd yn gwirio hyn ac ailadroddwyd y pwysigrwydd o flaenoriaethu diogelwch yn hytrach nag elw.

PENDERFYNWYD DERBYN YR ADRODDIAD ER GWYBODAETH

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid             

Rhoddwyd cyflwyniad a chefndir yr adroddiad  er gwybodaeth, gan y Pennaeth Cyllid  gan egluro ei bod yn ofynnol dan Gôd Ymarfer CIPFA i gynghorau adrodd ar berfformiad y swyddogaeth rheoli trysorlys o leiaf ddwywaith y flwyddyn. Amlygwyd yn yr adroddiad weithgareddau’r trysorlys ynghyd a’r monitor risg a rheolaeth risg gysylltiedig.

Yng nghyd-destun buddsoddiadau Banc Heriatable, nodwyd bod yr awdurdod bellach wedi adennill 98% o fuddsoddiadau y Manc Heritable gyda’r tebygolrwydd y bydd dosraniadau pellach.

PENDERFYNWYD DERBYN YR ADRODDIAD ER GWYBODAETH

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Buddsoddi

Cyflwynwyd adroddiad  y Rheolwr Buddsoddi yn hysbysu’r Aelodau am drefniadau hyfforddi.  Atgoffwyd yr aelodau  fod y Gronfa Bensiwn wedi mabwysiadu datganiad Sgiliau a Gwybodaeth i sicrhau bod gan yr holl staff a’r aelodau sydd yn gyfrifol am weinyddiaeth gyllidol ac am wneud penderfyniadau o ran y cynllun pensiwn, yr holl wybodaeth a’r sgiliau i ymgymryd â’r dyletswyddau a'r cyfrifoldebau a ddyrannwyd arnynt.

O ganlyniad bydd y sefydliad yn darparu hyfforddiant priodol i’r unigolion hynny er mwyn iddynt gynnal lefel briodol o arbenigedd, gwybodaeth a sgiliau.

Amlygwyd y bydd y Cyngor, yn ymgymryd ag asesiad anghenion hyfforddiant. Y bwriad yw cyflwyno holiadur hunanasesiad i aelodau’r Pwyllgor Pensiynau ac aelodau’r Bwrdd Pensiwn iddynt nodi eu hanghenion hyfforddiant.  Bydd canlyniadau’r holiadur yn amlygu’r anghenion hyfforddi a’r wybodaeth fydd ei angen arnynt. Y wybodaeth yn sicrhau hyfforddiant priodol i’r unigolion drwy gyfarfodydd presennol, sesiynau penodol  neu gyrsiau allanol. Y bwriad yw dosbarthu'r holiadur ar ôl y Nadolig ac anogwyd yr aelodau i gydweithredu.

PENDERFYNWYD DERBYN Y WYBODAETH A CHYDYMFFURFIO A GOFYNION POLISI GWYBODAETH A SGILIAU

Cyflwyno adroddiad Rheolwr Pensiynau         

Cyflwynwyd cais gan y Rheolwr Pensiynau am gymeradwyaeth y Pwyllgor i ariannu pryniant system rheoli dogfennau integredig i storio dogfennau ac i ymateb i ofynion adfer swyddfa weinyddu pensiynau modern. Defnydd o’r system rheoli EDRMS corfforaethol, oedd y datrysiad gwreiddiol, ond amlygwyd na fyddai EDRMS yn cyflawni gofynion llawn yr Uned Bensiynau fel y rhagwelwyd. Er mwyn addasu a gweithio yn effeithlon i ymateb i ofynion cadw cofnodion unigol ar gyfer pob aelod presennol a blaenorol o’r cynllun pensiwn, cynigiwyd symud i system ‘Altair Image’ gan Heywood sydd yn system gwbl integredig gyda system llif gwaith cysylltiedig.

Yn unol ag aelodaeth y gronfa gyfan (sydd ar hyn o bryd yn fwy na 38,000), cynigiwyd y prisiau canlynol ar gyfer gweithredu a rhedeg y meddalwedd arbenigol yma. Costau am drwydded gychwynnol  - £58,525 ynghyd a ffi gweithredu ac ymgynghori o £20,560. Cyfanswm o £79,085. Nodwyd bod y sŵn yn sylweddol, ond argymhellwyd yr angen am fuddsoddiad mewn system er mwyn i’r Uned Bensiynau symud ymlaen a gweithio yn fwy effeithiol.

Mewn ymateb i gwestiwn, nodwyd y byddai’r arian yn cael ei ryddhau o gostau gweinyddol y Gronfa Bensiwn. Anodd oedd rhoi swm ar  arbedion effeithlonrwydd ond rhagwelwyd arbediad o hanner swydd. Nodwyd hefyd y byddai angen ymgyfarwyddo a’r system cyn gweld enillion ac felly awgrymwyd ail asesu'r sefyllfa mewn dwy flynedd.

Mewn ymateb i gwestiwn petai’r Uned Bensiynau yn gallu ymdopi heb y feddalwedd, nodwyd mai gwaethygu buasai’r gwasanaeth.

PENDERFYNWYD CYMERADWYO’R CAIS I ARIANNU PRYNIANT MEDDALWEDD ‘ALTAIR IMAGE’ A’R FFIOEDD TRWYDDEDU BLYNYDDOL.

Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle ar ran y Pwyllgor  i ddiolch i Mr Gareth Jones, Rheolwr Pensiynau am ei wasanaeth i’r Uned Bensiynau a dymunwyd yn dda iddo ar ei ymddeoliad wedi 42 o flynyddoedd i’r Cyngor. Ategodd y Pennaeth Cyllid bod Mr Gareth Jones wedi bod yn rheolwr dibynadwy iawn  ac yn aelod allweddol i’r Adran ac i’r Gronfa Bensiwn.

Cyflwyno adroddiad Rheolwr Pensiynau         

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Pensiynau am gais i adolygu a newid polisïau yng nghyd-destun y Rheoliadau Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol 2014. Amlygwyd y wybodaeth a oedd yn rhestru disgresiynau  sydd ar gael o dan brif reoliadau’r Cynllun Pensiwn ynghyd a rhestr o’r disgresiynau sydd ar gael o dan ddarpariaeth i’r rheoliadau trosiannol a diogelu. Amlygwyd hefyd bod y wybodaeth yn ffurfioli'r drefn.

PENDERFYNWYD CYTUNO POLISÏAU’R AWDURDOD GWEINYDDU YN UNOL Â’R ARGYMHELLIAD.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid              

(Ymneilltuodd Mr Gareth Jones a Mr Nicholas Hopkins o’r ystafell)

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid i gymeradwyo gwariant ar gyfer sefydlu tîm i gysoni Isafswm Pensiwn Gwarantedig (IPG) a derbyn strwythur newydd i’r adain weinyddu - cost a ragwelir  o £53,573 yn y 12 mis cyntaf. Adroddwyd ym mhwyllgor Pensiwn Mehefin 2015 bod angen i Gronfa Bensiwn Gwynedd gysoni IPG aelodau unigol yn erbyn yr hyn a delir gan CThEM. Yn y cyfarfod hynny cytunwyd ariannu £8,300 y flwyddyn am feddalwedd pwrpasol i ddechrau'r gwaith rhagarweiniol o gymharu’r ffigyrau CThEM gyda data’r gronfa. Mewn ymateb i gais Pwyllgor Pensiynau Llywodraeth Leol amcangyfrifwyd cost yr ymarferiad o £200,000 yn seiliedig ar waith ymchwil sylfaenol cronfeydd eraill oedd eisoes wedi dechrau ar yr ymarferiad, a’r nifer o gofnodion sydd angen eu cysoni gan Wynedd.

Mewn ymateb i’r gofynion heriol hyn o gysoni’r IPG a Phrisiant 2016, gwnaed cais i’r Rheolwr Pensiynau (sydd yn ymddeol ym mis Rhagfyr), ddychwelyd am ddau ddiwrnod yr wythnos i sefydlu ac arolygu tîm i ymgymryd â’r gwaith cysoni ac i rannu ei brofiad a’i arbenigedd gyda'i olynydd. Yn ychwanegol, nodwyd yr angen am ddau aelod arall o staff i ymuno a’r tîm. Adroddwyd y byddai’r dasg yn cymryd o leiaf dwy flynedd i’w chyflawni, gyda rôl yr ‘Arolygwr yn diweddu ar ôl 12 mis wedi sefydlu’r gweithdrefnau .

Amlygwyd bod yr amserlen yn dynn a bod cyfle agored yma  i ymgynghorwyr allanol fanteisio ar y sefyllfa gan fod adnoddau annigonol o fewn awdurdodau i gwblhau'r gwaith. Nodwyd bod y Rheolwr Pensiynau yn fodlon parhau am flwyddyn ac ategwyd bod hyn yn gyfle euraidd i fanteisio ar brofiad unigolyn yn hytrach na thalu mwy petai cwmni ymgynghorol yn ymgymryd â’r gwaith.

Mewn ymateb i’r adroddiad nodwyd y dylid manteisio ar yr adnoddau mewnol ac osgoi defnyddio ymgynghorwyr allanol, costus. Derbyniwyd yr argymhelliad fel opsiwn da ac i adolygu’r sefyllfa ymhen 6 mis.

PENDERFYNWYD CYMERADWYO’R GWARIANT I ARIANNU ADNODDAU STAFF AR GYFER CYSONI ISAFSWM PENSIWN GWARANTIEDIG.