Lleoliad: Siambr Hywel Dda - Swyddfeydd y Cyngor, Caernarfon. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Bethan Adams 01286 679020
Rhif | eitem |
---|---|
CADEIRYDD I ethol Cadeirydd am 2018/19. Cofnod: PENDERFYNWYD ail-ethol y Cynghorydd R. Medwyn Hughes yn Gadeirydd y Pwyllgor am 2018/19. |
|
IS-GADEIRYDD I ethol Is-gadeirydd am 2018/19. Cofnod: PENDERFYNWYD ail-ethol y Cynghorydd John Brynmor Hughes yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am 2018/19. |
|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Peter Read, John Pughe Roberts a Gethin Glyn Williams. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Cofnod: Datganodd y Cynghorydd John Brynmor Hughes fuddiant personol, yn eitem 8 ar
y rhaglen, (Cynnyrch Archwilio Mewnol 29/1/18-31/3/18 - Atodiad 4 – Hylendid
Bwyd) oherwydd ei fod yn berchennog tafarn gyda lle bwyta. Datganodd y Cynghorydd Berwyn Parry Jones fuddiant personol, yn eitem 8 ar y
rhaglen, (Cynnyrch Archwilio Mewnol 29/1/18-31/3/18 - Atodiad 11 – Doc
Fictoria) oherwydd bod ei wraig yn gweithio i Ymddiriedolaeth Harbwr Caernarfon.
Nid oedd yr aelodau o’r farn eu bod yn fuddiannau oedd yn rhagfarnu ac ni adawsant y cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar yr eitem. |
|
MATERION BRYS Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd. Cofnod: Nododd y Cadeirydd ei fod wedi derbyn cais gan ddau aelod o’r Pwyllgor i drafod y llythyr a anfonwyd at staff y Cyngor yn eu hysbysu o benderfyniad Cabinet y Cyngor ar 13 Mawrth 2018 i fabwysiadu addasiadau i amodau gwaith y Cyngor fel mater brys. Hysbysodd y Pwyllgor ei fod wedi derbyn arweiniad gan y Swyddog Monitro bod angen paratoi’n briodol cyn i’r Pwyllgor ei drafod. Nododd y byddai adroddiad yng nghyswllt y mater yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor unai yn ei gyfarfod ar 28 Mehefin neu 19 Gorffennaf. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r
pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2018, fel rhai cywir.
Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod
o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 8 Chwefror 2018, fel rhai cywir yn
ddarostyngedig i newid yr ail bwynt bwled ar dudalen 5 o dan yr eitem ‘Cyllideb
Refeniw 2017/18 – Adolygiad Trydydd Chwarter’ i ddarllen: “Cynhaliwyd trafodaethau hefo’r Adran Addysg a’r Adran Amgylchedd o ran datrysiadau amgen yn hytrach na defnyddio tacsis i gludo disgyblion i ysgolion. Gan fod y gorwariant yn anochel, yn bennaf oherwydd cludo disgyblion i Ysgol Hafod Lon, fe drosglwyddir arian pontio i’r Adran Addysg ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.” |
|
CYNLLUN ARCHWILIO ALLANOL 2018 Cyflwyno adroddiadau
yr archwiliwr allanol. |
|
Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Archwilio
Ariannol (Deloitte) ac Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio
Cymru). Tywyswyd yr aelodau drwy’r adroddiad a oedd
yn manylu ar drefniadau archwilio Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar gyfer 2018.
Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol a’r gwaith a wneir o ran incwm a
gwariant arian grant GwE. Tynnwyd sylw at yr archwiliadau perfformiad y gwneir
ar lefel cenedlaethol ac y rhai penodol i Wynedd. Nodwyd bod y ffioedd ar gyfer
y gwaith archwilio yn parhau i fod yr un fath a’r ddwy flynedd flaenorol, ond
ei fod yn debygol y byddai gostyngiad o oddeutu 25% yn ffi gwaith ardystio ar
hawliadau a ffurflenni grant y Cyngor oherwydd y disgwyliad y byddai
Llywodraeth Cymru yn symleiddio eu trefniadau sicrwydd drwy gyflwyno ‘Rhestr
Gryno o Grantiau Ardystiedig Llywodraeth Cymru’ i bob awdurdod. Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch am y
cynllun a’r gyfathrach fuddiol a phroffesiynol y cynhaliwyd efo swyddogion
Deloitte. Hysbysodd y Pwyllgor bod Paul Goodlad yn ymddeol a bod Alan Hughes
wedi derbyn dyrchafiad i fod yn Arweinydd Archwilio Perfformiad SAC.
Llongyfarchwyd ef ar ei benodiad. Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod yng
nghyswllt archwiliadau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru)
2015, nododd Arweinydd Archwilio Perfformiad (Swyddfa Archwilio Cymru) bod
awdurdodau yn ffeindio eu traed o ran gweithredu yn unol â’r Ddeddf. Eglurodd
bod darn o waith eisoes wedi ei wneud efo awdurdodau o ran y camau cyntaf a
gymerwyd a bod 2 becyn o waith arall ar y gweill er mwyn edrych ar y ffordd
roedd awdurdodau yn gweithredu yn unol â’r Ddeddf. Nododd bod Swyddfa Archwilio
Cymru yn cynnal cyfarfodydd/digwyddiadau rhanbarthol er mwyn rhannu arfer da. Nododd y Pennaeth Cyllid bod angen cydblethu’r Ddeddf Llesiant efo gweithrediadau’r Cyngor. Atgoffodd yr aelodau bod yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ar 8 Chwefror 2018, yng nghyswllt Cyllideb 2018/19 a Strategaeth Ariannol 2018/19 – 2020/21, yn cynnwys esboniad o sut roedd y gyllideb yn cyfarch nod ac amcanion y Ddeddf Llesiant. |
|
CRONFA BENSIWN GWYNEDD PDF 449 KB Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan Reolwr Archwilio
Ariannol (Deloitte). Manylodd ar gynnwys yr adroddiad a oedd yn nodi cynllun
archwilio'r archwiliwr allanol o ran Cronfa Bensiwn Gwynedd, gan amlygu’r prif
risgiau archwilio ariannol. Nododd bod tîm arbenigol wedi creu’r cynllun ac yn
cynnal yr archwiliad gan gryfhau’r gwaith archwilio a wneir gan Deloitte.
Cadarnhaodd bod y ffi ar gyfer y gwaith yma yn parhau i fod yr un fath a’r
flwyddyn flaenorol. Croesawodd y Pennaeth Cyllid y cynllun, gan
nodi nad oedd yn gynllun arbennig i Wynedd a’i fod yn gynllun archwilio safonol
ar gyfer cronfeydd pensiwn. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiadau. |
|
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 29/1/18 - 31/3/18 PDF 594 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynwyd
adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod.
Nodwyd bod 16 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau. Datganodd aelod ei siom bod cynifer o adroddiadau
yn amlygu gwendidau mewn rheolaethau, gyda dyledion o ran manddaliadau’r
Cyngor, incwm mewn rhai peiriannau talu mewn meysydd parcio ddim yn cyfateb,
sampl o staff yn amlygu mai hanner o’r sampl y gwiriwyd eu cymwysterau a diffyg
monitro meddyginiaeth mewn cartrefi preswyl gyda staff heb y cymwysterau
priodol. Nododd bod angen i’r Pwyllgor ddelio efo’r materion. Rhoddwyd
ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y
materion canlynol – Modiwl Datblygu Staff (MoDS) Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod oddeutu
£90,000 heb gynnwys TAW wedi ei dalu i ymgynghorydd TG allanol i wneud gwaith o
gasglu gwybodaeth a manylion oherwydd diffyg briff clir a phendant o anghenion
a chyfeiriad y prosiect yn hytrach na chanolbwyntio ar
yr elfennau technegol. Nododd ei fod yn gost wastraffus cyn cychwyn ar y
gwaith. Derbyn
tystlythyrau, profion hunaniaeth a thystiolaeth o gymwysterau Nododd aelod bod gwirio’r wybodaeth yma yn
rhywbeth sylfaenol a datganodd ei siom am y diffyg. Incwm
Cinio Ysgol Holodd aelod pryd byddai’r holl ysgolion ar
y system a pryd rhagwelir rhoi barn swyddogol ar yr archwiliad. Mewn ymateb,
nododd y Pennaeth Cyllid bod y drefn o ran talu ar-lein yn datblygu ac yn
gwella. Ategodd y Rheolwr Archwilio y sylw gan nodi ei fod yn gynamserol i roi
barn swyddogol gan nad oedd y system yn gwbl
weithredol ar amser yr archwiliad. Cadarnhaodd y bwriedir cynnal archwiliad
dilyniant oddeutu mis Hydref neu fis Tachwedd 2018, er mwyn rhoi cyfle i’r
ysgolion wneud defnydd o’r drefn talu ar-lein. Nododd yr adroddir ar yr
archwiliad dilyniant i’r Pwyllgor. Hylendid
Bwyd Nododd aelod bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau
wedi ystyried archwiliad manwl yr Asiantaeth Safonau Bwyd ar drefniadau hylendid
bwyd y Cyngor, lle adnabuwyd gwendidau yn nhrefniadau gweinyddol y Cyngor.
Holodd oherwydd bod y mater yn risg uchel i’r Cyngor pam bod yr archwiliad wedi
derbyn categori barn B yn hytrach na C. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod
sail y categori barn yn fater i’r archwiliwr. Eglurodd bod gan y Gwasanaeth
Archwilio Mewnol drefniadau sicrwydd ansawdd gyda’r Arweinydd Tîm a hithau fel
y Rheolwr Archwilio yn edrych ar yr adroddiadau. Nododd y bwriedir cyflwyno
adroddiad i’r Pwyllgor yn fuan o ran cydblethu sgorio risgiau efo nodi categori
barn. Mewn ymateb i sylw pellach gan aelod,
tynnodd y Pennaeth Cyllid sylw bod diffiniad categori barn B a C wedi eu nodi
yn adroddiad blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol. Nododd bod y Rheolwr
Archwilio yn gweithredu’n annibynnol wrth gyrraedd ei barn, a’i fod ef yn
cefnogi’r farn broffesiynol annibynnol. Nododd y gallai’r Pwyllgor un ai alw’r archwiliad i mewn i’r Gweithgor Gwella
Rheolaethau neu yrru neges at yr Adran Amgylchedd i nodi na fyddai’r archwiliad
yn cael ei alw i mewn ond bod y Pwyllgor yn disgwyl gwelliant. Manddaliadau Nododd aelod nad oedd wedi gweld adroddiad yn ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2017/18 PDF 694 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y
Rheolwr Archwilio. Ar sail gwaith Archwilio
Mewnol a gwblhawyd yn ystod 2017/18, roedd y swyddog yn fodlon bod gan
Gyngor Gwynedd fframwaith
cadarn o reolaeth fewnol. Adroddwyd bod yr holl archwiliadau a oedd yng nghynllun
archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol (58 archwiliad), wedi eu cwblhau
erbyn 31 Mawrth 2018, sef 100% o’r cynllun,
yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2017/18. Nodwyd bod gweithrediad derbyniol ar 200 allan o 222 o’r gweithrediadau cytunedig erbyn 31 Mawrth 2018, sef 90.09% o’r gweithrediadau yn erbyn uchelgais perfformiad o 85%. Cyfeiriwyd at Atodiad 4 i’r adroddiad a oedd yn nodi
cynnydd yn erbyn Rhaglen Sicrwydd
Ansawdd a Gwelliant o ran cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). Nodwyd bod asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Gwynedd i’w gynnal gan
brif weithredwr archwilio Cyngor Sir Gaerfyrddin a chyflwynir canlyniadau’r asesiad allanol i’r Pwyllgor. Mewn ymateb i ymholiad gan
aelod yng nghyswllt defnyddio lliwiau goleuadau traffig o ran perfformiad i ddangos y gwelliant
yn yr adroddiad
blynyddol, nododd y Rheolwr Archwilio bod y mesurau perfformiad yn rhai corfforaethol
ac nid oeddent yn adlewyrchiad o waith Archwilio Mewnol. Eglurodd bod perfformiad o ran mesur perfformiad ‘Canran archwiliadau’r cynllun archwilio sydd yn barod i’w
cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu am eu bod un ai
gydag adroddiad terfynol wedi ei
ryddhau, neu wedi eu gau’
yn gyson efo’r uchelgais o 95%. Mewn ymateb i sylw gan
aelod parthed dadansoddiad amser Archwilio Mewnol yn ystod 2017/18, eglurodd yr Uwch
Reolwr Refeniw a Risg y nodir yn
y dadansoddiad yr holl ddyddiau ar
gael i Archwilio
Mewnol gyda 7 aelod o staff llawn amser gan dynnu
amser di-gynnyrch megis gwyliau a thrafferthion technoleg gwybodaeth, gan nodi cyfanswm y dyddiau cynhyrchiol oedd ar gael
i Archwilio Mewnol yn ystod
2017/18. Holodd aelod o ran sefyllfa staffio Archwilio Mewnol. Mewn ymateb, cadarnhaodd
y Rheolwr Archwilio bod capasiti staffio Archwilio Mewnol yn llawn. Eglurodd
mai un rheswm
bod dyddiau cynhyrchiol yr uned yn
is oedd oherwydd bod 3 swyddog yn dilyn
cwrs proffesiynol. Nododd bod yr hyfforddiant
yn bwysig a byddai o fudd i’r
uned o ran cyflawni’r gwaith. Hysbysodd y Pwyllgor bod un swyddog wedi
ei henwebu fel prentis y flwyddyn
a oedd yn galonogol i’r Gwasanaeth
Archwilio Mewnol, yr Adran Gyllid
a’r Cyngor. Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch
i’r Rheolwr Archwilio am yr adroddiad, gan ategu ei safbwynt
bod hyfforddi staff yn bwysig. Ychwanegodd, gan fod y 3 swyddog
yn hyfforddi ar yr un
pryd, byddai’r Adran yn edrych
i mewn i
ychwanegu swyddog dros dro at staff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Nododd y Cadeirydd diolchiadau’r Pwyllgor i’r Rheolwr Archwilio am ei gwaith a anfonwyd
dymuniadau gorau aelodau’r Pwyllgor i’w thad, y Cynghorydd Eric M Jones, yn
dilyn ei anhwylder diweddar. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Pennaeth Archwilio Mewnol yn unol â gofynion ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 10. |