Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr John Pughe Roberts a Gethin Glyn Williams.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 27 Medi 2018, fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 27 Medi 2018, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Adroddwyd y cafwyd pedwar o ddiffynyddion yn euog yn Llys y Goron, Caernarfon ar 2 Hydref 2018 o gyhuddiadau o dwyll yn ymwneud â hawliadau am gymorthdaliadau gan Express Motors i redeg y cynllun tocynnau teithio rhad yng Ngwynedd. Roedd pumed diffynnydd wedi pledio’n euog mewn gwrandawiad cynharach. Nodwyd ar 31 Hydref 2018, cafodd yr holl ddiffynyddion eu dedfrydu yn Llys y Goron yr Wyddgrug i'r carchar, am gyfnodau o rhwng 12 mis a saith mlynedd a hanner. Nodwyd gan fod y mater yn destun achos llys, nid oedd modd i’r Pwyllgor drafod y mater mewn cyfarfod cyhoeddus cyn nawr.

Nodwyd y cyfeiriwyd y mater i Archwilio Mewnol gan yr Adran Rheoleiddio yn 2014, o fewn ychydig wythnosau o ddarganfod twyll yng nghwmni Bws Padarn. Eglurwyd bod y mater wedi ei gyfeirio oherwydd pryderon yr Adran, ac ymhellach roeddynt wedi derbyn cwynion gan gwsmeriaid fod y cardiau teithio bws yn cael eu taro fwy nag unwaith (wrth gamu ar y bws ac fel yr oeddent yn gadael) ar gyfer teithiau wnaed gydag Express Motors.

Eglurodd yr  Uwch Reolwr mai system Wayfarer gan gwmni Parkeon oedd y system a ddefnyddiwyd i gofnodi data tocynnau teithio rhatach ar gyfer gweithredwyr bysiau. Nodwyd ei fod yn anodd cael y data perthnasol allan o’r system er mwyn casglu tystiolaeth y gellid ei drafod gyda’r Swyddog Monitro i weld os oedd sail i gyfeirio'r mater at yr heddlu. Nodwyd nad oedd modd ar y pryd i gynhyrchu adroddiad eithriadau o’r system, ond erbyn hyn roedd hyn yn bosib.

Nodwyd bod risgiau yn parhau gyda llawer o arian dan sylw a’r Cyngor yn defnyddio’r system genedlaethol.

Nododd yr Aelod Cabinet Amgylchedd nad oedd yn y rôl ar adeg y twyll ond ei fod pan oedd y mater gerbron y llys. Pwysleisiodd mai’r hyn oedd yn bwysig oedd beth a wneir o hyn ymlaen. Awgrymodd efallai bod y sefyllfa yn amlygu bod gorddibyniaeth ar grantiau a bod Llywodraeth Cymru yn deall hyn ac yn gwneud gwaith i fynd i’r afael â’r mater.

Eglurodd y Pennaeth Amgylchedd yn dilyn y twyll a ddarganfuwyd yng nghwmni Bws Padarn ei fod yn ymddangos bod gor-hawlio o ran tocynnau gostyngiad gan gwmni Express Motors. Nododd bod Archwilio Mewnol wedi edrych i mewn i gwmni Express Motors, cyn y darganfuwyd y twyll yng nghwmni Bws Padarn, ond nid oedd tystiolaeth. Roedd y twyll yng nghwmni Bws Padarn wedi amlygu’r gor-hawlio yng nghwmni Express Motors, oherwydd y disgwyliad y byddai lefel sybsidi’r ddau gwmni yn gymharol debyg. Eglurodd ei bod yn anodd echdynnu’r data o’r system genedlaethol ac o’r herwydd roedd rhaid i’r Cyngor dalu i gwmni chwilio am y data. Nododd y rhoddir pwysau ar Lywodraeth Cymru i wella’r system, gyda rhai gwelliannau wedi eu gwneud, ond roedd yr anawsterau o ran echdynnu data o’r system yn rhwydd yn parhau.

Nododd y Pennaeth Amgylchedd bod Llywodraeth Cymru drwy gytundeb newydd o ran y cynllun tocynnau teithio rhatach yn ceisio  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid, gosododd y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 16 Hydref 2018. Nododd bod adolygiad ddiwedd Awst o’r cyllidebau yn dangos darlun cymysg, ond fod angen camau gweithredu pendant i’r Adran Addysg, Adran Plant a Theuluoedd ynghyd a’r Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol, i sicrhau rheolaeth o’u cyllidebau erbyn 31 Mawrth 2019.

Tynnodd sylw at benderfyniad y Cabinet:

“Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd Awst 2018 o’r Gyllideb Refeniw, ac ystyried y sefyllfa ariannol ddiweddaraf parthed cyllidebau pob adran / gwasanaeth.

·           Gofyn i’r Aelodau Cabinet ar gyfer gwasanaethau Plant, Addysg a Phriffyrdd a Bwrdeistrefol sicrhau fod yna gynllun gweithredu clir gan yr adrannau i gymryd camau i leihau’r diffyg ariannol ac i drafod y cynlluniau hynny gyda mi er mwyn cael hyder eu bod yn rhesymol.

·           Digolledu’r Adran Economi a Chymuned £40k sef y golled incwm yn dilyn cau pwll nofio Arfon dros yr haf.

·           Cynaeafu (£1,904) o’r tanwariant net ar gyllidebau Corfforaethol, gyda (£40k) i’w defnyddio i ddigolledu’r Adran Economi a Chymuned am y golled incwm tra bu Pwll Nofio Arfon ar gau. Gyda’r gweddill sef (£1,864) i’w drosglwyddo i Gronfa Cynorthwyo’r Strategaeth Ariannol i gynorthwyo gyda phwysau anochel un tro ar gyllidebau’r Cyngor.”

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion a’r Aelod Cabinet Cyllid i

ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·        Bod pwll nofio Arfon wedi cau am ddeg wythnos dros yr haf er mwyn galluogi gwaith addasu. Er tegwch i gwmni Byw’n Iach Cyf, a fyddai’n gyfrifol am y canolfannau byw’n iach o Ebrill 2019 ymlaen, fe ddigolledir yr Adran Economi a Chymuned am y golled incwm;

·        Cytuno efo sylwadau aelodau, nid oedd y sefyllfa gorwariant o ran cludiant yn yr Adran Addysg yn dderbyniol. Cynhaliwyd cyfarfod efo’r swyddogion perthnasol ynghyd â’r Prif Weithredwr i drafod y mater ac fe dderbyniodd sylw yng nghyfarfod y Cabinet ar 16 Hydref 2018. Y gorwariant yn yr adrannau yng nghysylltiedig â gwasanaethau ynghlwm â’r bobl fwyaf bregus ac yn yr achos yma roedd y gorwariant o ran cludo disgyblion i Ysgol Hafod Lôn. Gofynnwyd i’r adran ystyried ffyrdd amgen o gludo disgyblion drwy efallai dalu i rieni yn hytrach na defnyddio tacsi gyda’r gofyniad bod hebryngwr yn bresennol;

·        Bod y Cabinet yn ystyried y gorwariant o ran cludiant yn yr Adran Addysg ac yn herio’r Aelod Cabinet Addysg a swyddogion. Roedd angen newid y drefn gan y byddai’n anodd iawn i ddatrys y gorwariant o gynnal y drefn bresennol;

·        Annog yr aelodau i fynychu un o’r pedwar gweithdy a gynhelir yn dechrau Mis Rhagfyr o ran arbedion a’r sefyllfa gyllidebol;

·        Amcangyfrifir y byddai £2.9 miliwn o incwm o ran Cynllun Premiwm Treth y Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol, roedd £200,000 wedi ei ymrwymo yn y gyllideb ar gyfer gorfodi’r drefn. Gyda chanran o weddill yr arian wedi ei ymrwymo ar gyfer gwella’r sefyllfa o ran tai ar gyfer pobl  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu craffu rhai materion ariannol gan gynnwys adroddiadau monitro cyllideb, lle’n briodol.

Gosododd yr Uwch Reolwr Cyllid y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 16 Hydref 2018. Nododd bod cynnydd o £25.227 miliwn yn y gyllideb ar gyfer y rhaglen gyfalaf tair blynedd ers sefyllfa’r gyllideb agoriadol. Eglurwyd bod cynlluniau pendant mewn lle i fuddsoddi tua £28.6m yn 2018/19 gyda £6.9m (24%) ohono wedi ei ariannu trwy ddenu grantiau penodol. Tynnwyd sylw at benderfyniad y Cabinet.

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid a oedd yn adrodd ar sefyllfa ddiweddaraf gwireddu cynlluniau arbedion.

Gosododd yr Uwch Reolwr Cyllid y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 16 Hydref 2018. Nododd ei fod yn galonogol adrodd bod £23m o’r cyfanswm o dros £24m o gynlluniau arbedion yn y cyfnod 2015/16 – 2017/18, sef 95%, wedi eu gwireddu gyda dim ond ychydig o lithriad gyda’r gweddill.

Tynnodd sylw bod 11 o 26 o gynlluniau arbedion 2018/19 wedi eu gwireddu’n llawn neu’n rhannol, ac yn galonogol, dim ond dau gynllun y rhagwelwyd llithriad mewn gwireddu. Cadarnhaodd yn nhermau ariannol bod y rhagolygon yn dangos y byddai dros 80% o’r arbedion wedi’u gwireddu.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed gohirio trosglwyddo darpariaeth cyfleusterau hamdden i Byw’n Iach Cyf, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod yr amserlen trosglwyddo wreiddiol yn or-uchelgeisiol o ystyried y gwaith paratoi cyfreithiol manwl angenrheidiol. Cadarnhaodd y bwriad i drosglwyddo’r ddarpariaeth i Byw’n Iach Cyf ar 1 Ebrill 2019 yn unol â’r amserlen.

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt y trosolwg arbedion.

Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Pennaeth Cyllid ar wir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor hyd yma yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ar weithgaredd rheolaeth trysorlys y flwyddyn gyfredol. Cadarnhaodd yn ystod y cyfnod chwe mis rhwng 1 Ebrill a 30 Medi 2018, arhosodd gweithgarwch benthyca’r Cyngor o fewn y cyfyngiadau a osodwyd yn wreiddiol ac nid oedd unrhyw fanciau lle'r oedd y Cyngor wedi adnau arian wedi methu ad-dalu.

Tynnodd sylw bod y benthyciadau llog cymharol uchel cymerwyd yn yr 1980au yn dod i ddiwedd eu cyfnod. Nodwyd fod y Cyngor ers cryn amser yn hunan-fenthyca yn hytrach na benthyg gan eraill, a bod angen edrych pa fenthyciadau i gymryd yn y tymor canolig neu’r tymor hwy, ond bwriedir cymryd benthyciadau am gyfnodau byr hyd ddechrau Ebrill 2019.

Nododd y cynhelir sesiwn hyfforddiant ar gyfer aelodau'r Pwyllgor ar 16 Ionawr 2019, lle ceir arweiniad gan gwmni Arlingclose, ymgynghorwyr rheolaeth trysorlys y Cyngor. Nodwyd byddai’n gyfle euraidd er mwyn trafod ac egluro’r sail i strategaeth rheolaeth trysorlys  2019/20, cyn i’r Pwyllgor argymell i’r Cyngor llawn gymeradwyo’r strategaeth.

Nododd aelod bod Cyngor Manceinion yn buddsoddi yn y gymuned, yn hytrach na thu allan i’r ardal. Ychwanegodd gyda thri phrif afon yng Ngwynedd bod cyfle i fuddsoddi mewn cynlluniau cynhyrchu trydan, felly pam na fyddai’r Cyngor yn buddsoddi mewn cynlluniau o’r fath. Mewn ymateb, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod Cronfa Bensiwn Cyngor Manceinion wedi buddsoddi yn y farchnad dai, tra rheolaeth trysorlys oedd dan sylw yma, ac roedd sefyllfa’r Cyngor yn fwy cyfyng. Ymhelaethodd roedd rheoliadau yn Lloegr wedi rhoi mwy o ryddid, ond bu llacio diweddar ar reoliadau cyffelyb Llywodraeth Cymru. Ychwanegodd bod buddsoddi mewn isadeiledd yn fwy addas i’r Gronfa Bensiwn. Nododd bod cyfleoedd diogel i fuddsoddi yng Ngwynedd yn fwy cyfyng.

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed y tabl ‘Prif Symiau a Fuddsoddir am Gyfnodau sy’n hwy na 364 diwrnod’ ar dudalen 57 y rhaglen, eglurodd y Rheolwr Buddsoddi bod y tabl yn dangos yr uchafsymiau y gellir eu buddsoddi. Ymhelaethodd bod yr uchafsymiau o ran buddsoddi am gyfnod o ddwy neu dair blynedd yn llai, o’u cymharu â buddsoddiadau am gyfnod o flwyddyn.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 8 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau. Tynnwyd sylw o ran archwiliadau dilyniant, bod gweithrediad derbyniol ar 58.28% o’r camau cytunedig, sef 95 allan o 163.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol –

Ad-Daliadau Treth Cyngor

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod o ran y risg uwch o dwyll o dan y trefniadau newydd i dalu ad-daliadau drwy BACS, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr archwiliad wedi derbyn lefel sicrwydd uchel a bod swyddogion yn ymchwilio i gynhyrchu adroddiadau pwrpasol ar gyfer cynnal gwiriadau a bod rheolaethau cydadfer wedi eu sefydlu.

Canolfannau Hamdden

Holodd aelod os byddai Archwilio Mewnol yn parhau i gynnal archwiliadau o ganolfannau hamdden ar ôl trosglwyddo’r ddarpariaeth cyfleusterau hamdden i Byw’n Iach Cyf. Mewn ymateb, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod y cytundeb trosglwyddo, oedd heb ei arwyddo eto, yn nodi y byddai Archwilio Mewnol yn darparu’r gwasanaeth i’r cwmni.

Mewn ymateb i sylw gan aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio y cyflwynir cynllun gweithredu gydag amserlen i’r gwasanaeth perthnasol, gyda gwaith dilyniant yn cael ei gwblhau i ystyried y cynnydd. Ymhelaethodd bod gwelliant clir wedi ei weld yn nhrefniadau canolfannau hamdden. Tan yn ddiweddar, byddai archwiliadau o’r canolfannau yn derbyn barn C (dan y drefn flaenorol), gyda nifer fawr o gamau gweithredu. Nododd bod y camau gweithredu erbyn hyn yn oddeutu 2 neu 3 mewn nifer gyda Chanolfan Hamdden Plas Silyn wedi derbyn barn A yn 2017.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod os oedd hi’n bosib i’r cwmni ddethol pwy fyddai’n cynnal archwiliadau, eglurodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod cymal torri pe byddai’r cwmni o’r farn nad oedd y gwasanaeth a ddarperir gan Archwilio Mewnol i’r safon ddisgwyliedig. Nododd mai Bwrdd Cyfarwyddwyr y cwmni fyddai’n derbyn adroddiadau archwilio gan Archwilio Mewnol o Ebrill 2019 ymlaen, a gan mai cwmni hyd braich y Cyngor oedd Byw’n Iach Cyf byddai’r Cyngor dal angen sicrwydd am drefniadau llywodraethu’r cwmni, ond mai’r Pennaeth Economi a Chymuned fyddai’r prif gyswllt. Ymhelaethodd bod Archwilio Mewnol yn ceisio sicrhau bod y cwmni yn cychwyn ar sylfaen gadarn ac fe fyddai’n fuddiol cwblhau’r gwaith dilyniant ar ganolfannau hamdden cyn diwedd mis Mawrth 2019.

Nododd aelod bod archwiliadau canolfannau hamdden yn amlygu diffyg meddylfryd masnachol, er mwyn i’r cwmni newydd fod yn llwyddiannus byddai rhaid arfogi staff i’w galluogi i weithredu yn fasnachol.

Holodd aelod os fyddai modd i’r archwiliadau i barhau i gael eu cyflwyno i’r Pwyllgor ar ôl y trosglwyddiad i Byw’n Iach Cyf. Mewn ymateb, nododd aelod ei fod yn Gadeirydd y Bwrdd Cysgodol a bod cynllun busnes yn cael ei baratoi. Ymhelaethodd y byddai gofyniad i’r cwmni gyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor a bod trafodaethau yn parhau  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 10.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2018/19.

Adroddwyd bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd at 16 Tachwedd 2018 wedi cwblhau 37.29% o’r cynllun, gyda 22 o’r 59 archwiliad yng nghynllun 2018/19 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Tynnwyd sylw at yr addasiadau i’r Cynllun.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2018/19.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn nodi canlyniadau’r Hunanasesiad o Ymarfer Da gan ddefnyddio canllawiau asesu CIPFA, a gynhaliwyd mewn gweithdy ar 5 Tachwedd 2018, ynghyd â chynllun gweithredu er mwyn gwella cydymffurfiaeth efo’r gofynion statudol ac ymarfer gorau'r cyrff proffesiynol.

Gofynnwyd i’r aelodau a oedd yn bresennol yn y gweithdy i gadarnhau bod yr adroddiad yn adlewyrchiad teg o’r drafodaeth a gafwyd yno.

Mewn ymateb i sylw gan aelod o ran y Pwyllgor yn cyflwyno adroddiad blynyddol ffurfiol i’r Cyngor Llawn yn hytrach nag adroddiad eithriad yn unig, eglurodd y Pennaeth Cyllid, daethpwyd i’r casgliad yn y gweithdy y byddai gwaith y Pwyllgor yn cael ei gynnwys yn Adroddiad Blynyddol Craffu ac mai adroddiad eithriad a gyflwynir gan y Pwyllgor i’r Cyngor Llawn, pe cyfyd yr angen.

Cyfeiriodd aelod at y Datganiad Llywodraethu Blynyddol gan nodi y dylai bod cyfeiriad at waith y Pwyllgor a’i rôl o ran llywodraethu. Mewn ymateb, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg y bwriedir cryfhau’r cyswllt efo’r Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu gan gyflwyno adroddiadau mwy rheolaidd ar waith y Grŵp i’r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD derbyn cynnwys yr adroddiad fel sail i gynllun gweithredu ar gyfer datblygiad pellach y Pwyllgor a gofyn am ddiweddariad i gyfarfodydd dilynol ar y cynnydd yn erbyn y camau gweithredu.