Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH
Cyswllt: Bethan Adams 01286 679020
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Huw G. Wyn Jones a Paul Rowlinson. |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd. |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid
llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor
hwn a gynhaliwyd ar 19 Gorffennaf 2018, fel rhai cywir.
Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar
19 Gorffennaf 2018, fel rhai cywir. |
|
CYFRIFON TERFYNOL CYNGOR GWYNEDD 2017/18 AC ARCHWILIAD PERTHNASOL PDF 138 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid. Dogfennau ychwanegol:
Cofnod: Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y datganiadau ariannol statudol diwygiedig am gymeradwyaeth y pwyllgor. Nododd bod yr adroddiad
gan Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi’r
prif newidiadau yn y cyfrifon ers
cyflwynwyd y fersiwn cyn-archwiliad i gyfarfod 28 Mehefin o’r Pwyllgor. Tynnodd sylw at yr hyn a
adnabuwyd gan Deloitte fel camddatganiad dosbarthiad o £5.640m o fewn y reserfau a glustnodwyd, ar gyfer taliad
i Gronfa Bensiwn Gwynedd. Eglurodd bod y taliad ar gyfer
elfen sefydlog o gyfraniadau’r Cyngor fel cyflogwr am y cyfnod o 2017/18 i 2019/20. Nododd nad oedd wedi
ei gywiro gan mai effeithio
ar ddosbarthiad o fewn y reserfau a glustnodwyd yn unig ydoedd, nid
oedd yn cael
effaith ar gyfanswm y reserfau a glustnodwyd, ac yn y tymor canol gellid
dadlau fod trefn Cyngor Gwynedd yn fwy tryloyw. Yn unol â’r drefn
Archwilio Flynyddol, sef adroddiad yr
Archwilydd Penodedig i’r rhai sy’n
llywodraethu, cyflwynwyd adroddiad Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru gan Ian Howse,
Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte. Adroddwyd bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi
adroddiad archwilio diamod ar gyfrifon
Cyngor Gwynedd am 2017/18. Nodwyd y prif sylwadau canlynol: ·
Fel y nodwyd gan y Pennaeth Cyllid, bod un camddatganiad heb ei gywiro ond
eu bod yn fodlon nad oedd
yn cael ei
gywiro; ·
Bod un camddatganiad a gywirwyd i’w boddhad; ·
Nid oedd unrhyw faterion oedd angen sylw
wedi eu hamlygu
gan y tîm archwilio yng nghyswllt
y risgiau sylweddol a brofwyd; ·
Cymeradwyo’r tîm cyfrifo am ansawdd y cyfrifon. Nododd y Pennaeth Cyllid ei ddiolch am yr
adroddiad archwiliad a gyflwynwyd gan Deloitte, a’u cydweithrediad arferol drwy’r archwiliad. PENDERFYNWYD: (i)
cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon Cyngor
Gwynedd 2017/18 (ôl-archwiliad); (ii)
derbyn adroddiad archwiliad ‘ISA260’
Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru; (iii)
awdurdodi’r Pennaeth
Cyllid a Chadeirydd y
Pwyllgor i arwyddo’r “llythyr cynrychiolaeth” ynghylch cyfrifon y Cyngor a’i gyflwyno i
Archwilydd Cyffredinol Cymru. |
|
CYFRIFON TERFYNOL CRONFA BENSIWN GWYNEDD 2017/18 AC ARCHWILIAD PERTHNASOL PDF 139 KB Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid. Dogfennau ychwanegol:
Cofnod: Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid datganiadau ariannol statudol diwygiedig y Gronfa Bensiwn am gymeradwyaeth y pwyllgor. Nododd bod yr adroddiad
gan Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi’r
prif newidiadau yn y cyfrifon ers
cyflwynwyd y fersiwn cyn-archwiliad i gyfarfod 19 Gorffennaf o’r Pwyllgor. Ymddiheurodd bod y dogfennau ar gyfer
yr eitem hon wedi eu hanfon
yn hwyr i’r
aelodau. Nododd bod copi diwygiedig o’r cyfrifon wedi
eu cyflwyno gyda man newidiadau yn dilyn archwiliad
Deloitte, nid oedd y newidiadau yn gwneud
gwahaniaeth i’r prif ddatganiadau. Nododd ei ddiolch i’r swyddogion am eu gwaith a’u cyflawniad yn wyneb
straen sylweddol gydag absenoldebau staff. Cyflwynodd Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte yr adroddiad archwiliad
ISA 260 gan ymddiheuro bod
y ddogfen wedi ei anfon at yr
aelodau yn hwyr. Nododd bod yr Archwilydd Cyffredinol
yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon
Cronfa Bensiwn Gwynedd am
2017/18. Nodwyd y prif sylwadau canlynol: ·
Bod rhai
camddatganiadau yn y cyfrifon wedi eu
cywiro i’w boddhad; ·
Nid oedd unrhyw faterion oedd angen sylw
wedi eu hamlygu
gan y tîm archwilio yng nghyswllt
y risgiau sylweddol a brofwyd heblaw am welliannau rheolaeth fel y nodir yn
arferol. Nododd aelod ei ddiolch
i’r tîm cyfrifo
am eu gwaith a’i fod yn
braf derbyn cadarnhad gan Deloitte bod y cyfrifon yn lân.
Ategodd y Cadeirydd y sylw gan longyfarch
y timau cyfrifo ar safon y cyfrifon.
Datganodd y Pennaeth Cyllid ei werthfawrogiad o waith y timau cyfrifo. Mewn ymateb i ymholiad
gan aelod parthed risg i’r
Cyngor o ran benthyca i gynghorau eraill, nododd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn derbyn arweiniad gan gwmni Arlingclose,
ymgynghorwyr trysorlys y
Cyngor, a pe byddai risg credyd byddai
rhybudd risg credyd yn cael
ei roi. Eglurodd
nad oedd
benthyca i gynghorau eraill yn risg uchel,
gyda’r sefyllfa yn well na benthyca
i gwmni preifat,
oherwydd bod cynghorau yn gyrff gyda
sicrwydd o incwm oherwydd y grym i godi treth. PENDERFYNWYD: (i) cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd 2017/18
(ôl-archwiliad); (ii) derbyn adroddiad archwiliad ‘ISA260’ Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru; (iii) awdurdodi’r Pennaeth Cyllid a Chadeirydd y Pwyllgor i arwyddo’r “llythyr cynrychiolaeth” ynghylch cyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd a’i gyflwyno i Archwilydd Cyffredinol Cymru. |
|
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL 1/4/18 - 14/9/18 PDF 189 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith
Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 14 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi eu cwblhau.
Atgoffwyd yr aelodau yn unol
â’r hyn a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ar 19 Gorffennaf 2018, fe ddarperir
sgôr risgiau a lefel sicrwydd ar gyfer pob
archwiliad. Nodwyd y derbyniwyd adborth cadarnhaol ar y drefn newydd gan
aelodau a swyddogion. Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn
ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol – Trefniadau Diogelu
– Trais yn y Cartref Mewn ymateb i sylw gan
aelod o ran pryd byddai’r rheolaethau mewn lle, nododd
y Rheolwr Archwilio bod rheolaethau mewn lle ond bod angen
adeiladu arnynt. Ychwanegodd yr Uwch Reolwr Refeniw
a Risg bod cynllun gweithredu mewn lle i ymateb
i’r gofyn deddfwriaethol bod holl staff y Cyngor
wedi cwblhau’r hyfforddiant. Nododd aelod bod cyfrifoldeb ar reolwyr i sicrhau
bod staff yn cwblhau’r hyfforddiant. Mewn ymateb i sylw
gan yr aelod
o ran y rhesymau a roddir
pan ei fod yn anoddach i
weithwyr maes gwblhau’r hyfforddiant, nododd y Rheolwr Archwilio bod staff swyddfa efo mynediad rhwydd
i’r modiwl hyfforddiant felly roedd yn haws iddynt gwblhau’r modiwl o gymharu â gweithwyr maes. Awgrymodd aelod
y dylai bod modd i weithwyr maes gael mynediad i’r hyfforddiant
o gartref. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio bod Modiwl Datblygu Staff yn parhau i
gael ei
ddatblygu ar hyn o bryd ac fe
fyddai yn y pendraw yn galluogi
holl staff i gael mynediad i’r
modiwl hyfforddiant. Atgoffodd yr aelodau
y cynhelir gwaith dilyniant ar yr
archwiliad ac fe
adroddir ar y canlyniadau. Canolfan Hamdden
Arfon Cyfeiriodd aelod at y ffaith bod pob aelod o staff yn gyfrifol am gwblhau gwiriadau stoc, awgrymodd y dylai bod aelod penodol o staff neu hyd yn oed
y rheolwr yn cwblhau’r gwiriadau. Mewn ymateb i’r
sylw, eglurodd y Rheolwr Archwilio bod staff yn gweithio ar
drefn rota felly nid oedd yn bosib
i aelod penodol
o staff gwblhau’r gwiriadau.
Cadarnhaodd bod pob aelod o staff wedi derbyn hyfforddiant ar gyfer cynnal
gwiriadau stoc. Casglu Incwm
– Morwrol a Pharciau Gwledig Tynnodd aelod sylw bod y Swyddog Morwrol a Pharciau Gwledig yn nodi ei
fod yn ffyddiog
bod y ffigyrau a ddarparwyd
gan gwmni ‘Adra’, a oedd yn
casglu arian tâl mynediad i
Barc Glynllifon ar ran y Gwasanaeth Morwrol a Pharciau Gwledig, yn gywir
er nad oedd
gwiriadau o niferoedd ymwelwyr na’r arian
a gesglir. Nododd yr aelod y dylid
derbyn tystiolaeth i gefnogi barn y swyddog. Nododd y Pennaeth Cyllid yn yr
achos yma y byddai’r gost o gael swyddog yn
gwirio’r incwm a gesglir o ran tâl mynediad i’r parc
yn llawer uwch nag unrhyw incwm ychwanegol a fyddai’n cael ei
gasglu. Nododd aelod yr angen i dderbyn mwy o wybodaeth yng nghyswllt y mater gan y Swyddog Morwrol a ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7. |
|
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2018/19 PDF 110 KB Cyflwyno adroddiad
y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2018/19. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad y
Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau
cynllun archwilio mewnol 2018/19. Adroddwyd bod y Gwasanaeth
Archwilio Mewnol hyd at 14 Medi 2018 wedi cwblhau 25.45% o’r cynllun, gyda 14
o’r 55 archwiliad yng nghynllun 2018/19 wedi eu rhyddhau yn derfynol. Eglurwyd
bod yr archwilwyr yn ystod chwarter 1 a chwarter 2 wedi ymgymryd ag
archwiliadau ar gyfer rhai Cynghorau Cymuned a Thref yng Ngwynedd ac Ynys Môn
yn ogystal. Nodwyd gwerthfawrogiad o waith y tîm. Tynnwyd sylw at yr addasiadau
i’r Cynllun. Mewn ymateb i gwestiwn gan
aelod, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio bod capasiti
llawn yn y tîm gyda phenodiadau i 2 swydd dros dro ers mis Gorffennaf yn adnodd
ychwanegol tra bod 3 swyddog yn cwblhau hyfforddiant. PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2018/19 |