Rhaglen a chofnodion
Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH
Cyswllt: Bethan Adams 01286 679020
Rhif | eitem | ||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
YMDDIHEURIADAU Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Y Cynghorwyr Aled Ll. Evans, Berwyn Parry Jones, Charles Wyn Jones, Huw G. Wyn Jones, John Pughe Roberts a Gethin Glyn Williams. |
|||||||||
DATGAN BUDDIANT PERSONOL Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|||||||||
MATERION BRYS Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd. |
|||||||||
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r
pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2018, fel rhai cywir. Cofnod: Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2018, fel rhai cywir. |
|||||||||
DATGANIAD O GYFRIFON 2017/18 CRONFA BENSIWN GWYNEDD PDF 60 KB Cyflwyno, er
gwybodaeth, datganiadau ariannol statudol y Gronfa Bensiwn (yn amodol ar
archwiliad) ar gyfer 2017/18. Dogfennau ychwanegol: Cofnod: Gosodwyd cefndir a
chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid. Tynnwyd sylw mai cyfrifon
drafft heb eu harchwilio a gyflwynir er gwybodaeth, gyda’r fersiwn terfynol i’w
gyflwyno er cymeradwyaeth y Pwyllgor, yn ei rôl ‘llywodraethu’, yng nghyfarfod
27 Medi 2018. Eglurwyd bod y Pwyllgor Pensiynau efo rôl weithredol, gyda’r
Bwrdd Pensiwn yn craffu gweithrediad yn fanwl. Adroddwyd bod aelodau’r Pwyllgor
Pensiynau a’r Bwrdd Pensiwn wedi rhoi ystyriaeth fanwl i’r Datganiad mewn
cyfarfod ar y cyd ar 16 Gorffennaf 2018. Manylodd y Rheolwr
Buddsoddi ar gynnwys Datganiad o Gyfrifon y Gronfa Bensiwn. Mewn ymateb i sylw gan
aelod bod ysgolion tu allan i Wynedd yn gyrff a oedd yn gyflogwyr gweithredol
yn y Gronfa Bensiwn, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod staff gweinyddol mewn
ysgolion penodol yn gyfranwyr i’r Gronfa, gyda’r cyrff a oedd yn rhan o’r
Gronfa yn dilyn ôl-troed yr hen Sir Gwynedd gan gynnwys Cynghorau Ynys Môn a
Conwy. Ymhelaethodd bod rhai cyflogwyr tu hwnt i’r ffin yn aelodau o’r Gronfa,
gyda rhai cyrff eraill a gymeradwywyd yn rhan o’r Gronfa efo amodau. Nododd aelod bod y
sefyllfa o ran y Deyrnas Unedig yn gadael yr Undeb Ewropeaidd dal yn
annaroganadwy, ond bod sefyllfa’r Gronfa wedi gwella. Mewn ymateb i’r sylw,
nododd y Pennaeth Cyllid bod y penderfyniad i adael yr Undeb Ewropeaidd wedi
effeithio ar y gyfradd cyfnewid arian. Ymhelaethodd bod asedau’r Gronfa yn yr
Unol Daleithiau o America wedi eu prisio mewn punnoedd; gyda gwerth y bunt yn
lleihau, roedd gwerth asedau’r Gronfa yn uwch ar ôl cyfnewid o ddoleri i
bunnoedd. Nododd bod ansicrwydd yn parhau, ond bod gweithrediad ac amcanion y
Gronfa Bensiwn yn faterion hirdymor, gan dalu buddion pensiwn allan cyfnod hir
ar ôl casglu’r cyfraniadau. Nododd aelod nid yn
unig bod y Gronfa yn buddsoddi dramor, roedd rhan fwyaf o gwmnïau mawr y
Deyrnas Unedig yn gwneud eu busnes yn rhyngwladol a bod asedau busnes wedi
cynyddu, gan gyfrannu at y cynnydd o £300m, sef 20% yng ngwerth y Gronfa yn
2017/18. Ategodd sylw’r Pennaeth Cyllid, gan nodi bod y Gronfa yn buddsoddi am
gyfnod hir gyda phrisiad teir-blynyddol. Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd
y Pennaeth Cyllid bod ‘Nodyn 16b - Dadansoddiad o fuddsoddiadau’ yn dangos
dadansoddiad daearyddol o fuddsoddiadau tramor y Gronfa. Mewn ymateb i gwestiwn
gan aelod os oedd diffyg yn y Gronfa Bensiwn fel rhai cronfeydd eraill, nododd
y Pennaeth Cyllid bod prisiad teir-blynyddol y Gronfa yn gosod rhagdybiaethau
darbodus, gyda’r prisiad diwethaf yn nodi bod y Gronfa yn cyfarch 92% o’r
ymrwymiadau i’r dyfodol, a oedd yn sefyllfa llawer gwell na rhai cronfeydd, a
oedd wedi eu cyllido tua 60%. Eglurodd bod barn yn gallu gyrru’r rhagdybiaethau
actiwaraidd sy’n adnabod os oes diffyg, roedd Adran Actwari Llywodraeth San
Steffan wedi cymharu tebyg wrth debyg yn 2017, a pe ddefnyddir rhagdybiaethau
safonol Actwari’r Llywodraeth byddai’r Gronfa wedi ei chyllido 109%. Cadarnhaodd
bod y Gronfa, wrth gymharu tebyg wrth debyg o ran rhagdybiaethau actiwaraidd, o
fewn y 10 gorau o’r 89 o gronfeydd pensiwn yng Nghymru a Lloegr. Nododd aelod ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5. |
|||||||||
RHEOLAETH TRYSORLYS 2017/18 PDF 169 KB Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Rheolwr Buddsoddi ar ganlyniadau
gwir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor yn y flwyddyn ariannol hyd at 31
Mawrth 2018. Cofnod: Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid. Cyflwynodd y Rheolwr Buddsoddi yr adroddiad ar wir ganlyniadau rheolaeth
trysorlys y Cyngor yn ystod 2017/18, yn erbyn y strategaeth a sefydlwyd am y flwyddyn
ariannol honno. Nodwyd bod gweithgaredd benthyca’r Cyngor o fewn y cyfyngiadau
a osodwyd yn wreiddiol. Nodwyd nad oedd unrhyw fanc roedd y Cyngor wedi
buddsoddi arian gyda nhw wedi methu â thalu, a derbyniwyd £211,000 o log ar
fuddsoddiadau, roedd yn uwch na’r targed llog o £172,750 roedd yng nghyllideb
2017/18. Manylwyd ar y gweithgaredd benthyca, gweithgarwch buddsoddi a
chydymffurfiaeth â’r dangosyddion darbodus. PENDERFYNWYD derbyn yr
adroddiad er gwybodaeth. |
|||||||||
TREFNIADAU RHEOLI RISG PDF 94 KB Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a
Risg a oedd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar ddatblygiadau i’r trefniadau
rheoli risg yn dilyn cyflwyno adroddiad i gyfarfod y Pwyllgor ar 9 Chwefror
2017, a oedd yn cynnwys ymateb y Cyngor i gynigion gwella a nodwyd mewn llythyr
gan Swyddfa Archwilio Cymru i’r Prif Weithredwr. Eglurwyd y byddai’r Gofrestr Risg Gorfforaethol
yn cael ei drosglwyddo i gyfleuster Sharepoint
lists o fewn system iGwynedd y Cyngor. Nodwyd yr anelir i’r ddarpariaeth
fod yn fyw i holl swyddogion y Cyngor erbyn Medi 2018. Pwysleisiwyd y bwriedir
i’r gofrestr risg gael ei ddefnyddio fel arf i flaenoriaethu. Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg i
sylwadau’r aelodau fel a ganlyn: ·
Nid oedd llawer o amrywiaeth o
ran cyfundrefnau sgoriau mewn cofrestrau risg yn genedlaethol ond bod
gwahaniaethau o ran disgrifiadau efallai; ·
Cyn cychwyn ar brosiect roedd
angen sefydlu beth oedd y prosiect yn ceisio ei ddiwallu - a yw’n ymateb i risg
benodol sydd wedi cael ei adnabod trwy’r gyfundrefn rheoli prosiect. Roedd yn
fodlon trafod gyda thîm prosiect Modiwl Datblygu Staff i weld os byddai modd
addasu’r disgrifiadau er mwyn eu gwneud yn fwy addas ar gyfer risgiau prosiect.
Gwelir y Gofrestr Risg Gorfforaethol fel arf i flaenoriaethu ac adnabod os oes
angen prosiect penodol; ·
Bod angen newid mewn
diwylliant er mwyn i drefniadau rheoli risg fod yn llwyddiannus, fel rhan o
ddiwylliant Ffordd Gwynedd byddai rhwystrau oedd tu hwnt i bŵer
gwasanaethau penodol yn cael eu nodi ar y gofrestr risg; ·
Gellir rheoli mynediad
swyddogion i’r gofrestr risg fesul Adran gyda swyddogion megis y Gwasanaeth
Archwilio Mewnol efo lefel mynediad uwch. Roedd disgwyliad i ddeilydd pob
swydd rheoli risg i ryw raddau; ·
Mai mater asesiad risg iechyd
a diogelwch oedd adleoli cynadleddau achos y Gwasanaeth Plant o Frondeg,
Pwllheli i Ffordd y Cob, Pwllheli. Cyflwynir adroddiad blynyddol iechyd a
diogelwch i’r Cabinet; ·
Roedd y Gofrestr Risg
Gorfforaethol yn cynnwys risgiau llywodraethu; ·
Mai rhan o’i ddyletswyddau ef
a’r Gwasanaeth Yswiriant a Risg yw cydlynu a chadw golwg ar effaith
gwasanaethau ar wasanaethau eraill o fewn y Cyngor; ·
Bod gwaith archwilio mewnol yn
mynd i blethu efo trefniadau rheoli risg. Byddai adrannau yn gwneud
hunanasesiad, gyda’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn edrych ar y sgoriau a’u
hasesu er mwyn sefydlu os ydynt yn adlewyrchiad rhesymol o’r sefyllfa. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel diweddariad
ar y camau mae’r Cyngor yn eu cymryd er mwyn manteisio ar y cyfleoedd i wella a
amlinellir yn llythyr Swyddfa Archwilio Cymru. |
|||||||||
TREFNIADAU SGORIO RISGIAU A LEFEL SICRWYDD ARCHWILIADAU PDF 74 KB Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio. Cofnod: Cyflwynodd y Rheolwr
Archwilio adroddiad oedd yn manylu ar drefniant arfaethedig o ddarparu lefel
sicrwydd archwiliadau er mwyn adlewyrchu dull yr Awdurdod o asesu a mesur ei
risgiau. Eglurodd y byddai sgôr risg a ddarperir yn seiliedig ar farn yr
Archwiliwr mewn ymgynghoriad â’r Arweinydd Archwilio perthnasol a’r Rheolwr
Archwilio, ac yn syrthio i un o bedwar categori/lefel risg, sef - Uchel Iawn
(20-25), Uchel (12-16), Canolig (6-10) ac Isel (1-5). Nododd yn hanesyddol
rhoddwyd categori barn ar archwiliadau yn amrywio o gategori barn ‘A’ i ‘Ch’.
Eglurodd o dan y trefniant arfaethedig fe nodir lefel sicrwydd ar gyfer pob
archwiliad. Ymhelaethodd y byddai’r lefel sicrwydd a ddarperir yn seiliedig ar
werthusiad o’r amgylchedd reolaeth fewnol ac ar y nifer o risgiau a adnabuwyd
ynghyd â’u sgôr risg. Nododd y byddai lefelau sicrwydd cyffredinol archwiliadau
yn syrthio i un o bedwar categori, sef:
Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y prif sylwadau
canlynol gan aelodau: ·
Byddai’r trefniant arfaethedig
yn rhoi mwy o wybodaeth i aelodau a’i fod yn gam gwerthfawr ymlaen; ·
Oedd ffigwr ynghlwm â’r hyn a nodir yn y diffiniad o
effaith fel ‘ar nifer fawr o drigolion’? ·
O’r farn ei fod yn gam positif ymlaen. A fyddai’r
Pwyllgor yn derbyn crynodeb o ran beth oedd wedi ei wneud? ·
A fyddai sgôr risg archwiliadau yn cael eu trafod
efo’r swyddogion perthnasol yn yr Adrannau cyn i’r adroddiad ddod gerbron y
Pwyllgor? ·
A fyddai llinell amser o ran gwybodaeth hanesyddol
a cherrig milltir yn cael eu nodi yn yr adroddiadau? ·
Bod angen diwylliant lle nad oedd angen i
archwilwyr amddiffyn y sgôr a ddyfarnwyd i archwiliad. Gobeithio y byddai swyddogion
yn gweld archwiliad fel rhywbeth positif yn hytrach na rhywbeth negyddol; ·
Faint o rybudd oedd gwasanaethau yn derbyn o ran
cynnal archwiliad? ·
Beth oedd y sefyllfa o ran archwiliadau canolfannau
hamdden yn dilyn sefydlu’r cwmni hamdden newydd? Mewn ymateb i’r
sylwadau uchod, nododd y swyddogion: ·
Bod amcan bras o
1,000oedd i 10,000oedd o drigolion yn cael ei ystyried fel ‘nifer fawr o
drigolion’. Er hynny, pwysleisiwyd fod risg a oedd yn derbyn sgôr effaith ‘5 –
Catastroffig’ yn cael ei ddiffinio fel effaith catastroffig ar unrhyw drigolyn; ·
Byddai’r Pwyllgor
yn derbyn crynodeb o’r adroddiadau archwilio ac fe nodir lefel sicrwydd yr
archwiliad. Teimlir y byddai’r sgôr risg yn fwy defnyddiol i swyddogion o
gymharu â nodi categori barn; · Rhoddir cyfle i swyddogion perthnasol yn yr Adrannau ymateb i adroddiad archwiliad drafft. Pe na fyddai’r swyddogion yn cydweld â swyddogion archwilio mewnol bydd gofyn i’r archwilwyr fod yn bendant ac amddiffyn ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8. |
|||||||||
HUNANASESIAD O EFFEITHIOLRWYDD Y PWYLLGOR ARCHWILIO A LLYWODRAETHU PDF 113 KB Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad yr
Uwch Reolwr Refeniw a Risg yng nghyswllt cynnal hunanasesiad o effeithiolrwydd
y Pwyllgor Archwilio gan ddefnyddio canllawiau asesu CIPFA. PENDERFYNWYD cynnal gweithdy yn ystod Medi neu
Hydref 2018 ym Mhenrhyndeudraeth er mwyn cynnal hunanasesiad o effeithiolrwydd
y Pwyllgor. |
|||||||||
ADRODDIAD Y GWEITHGOR GWELLA RHEOLAETHAU PDF 161 KB Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn
cyflwyno adborth o gyfarfod y Gweithgor ar 19 Mehefin 2018. Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad
Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfarfod o’r gweithgor uchod a gynhaliwyd ar 19 Mehefin
2018 i ystyried archwiliadau ‘Y Frondeg’ a
‘Cynlluniau Adeiladu Ysgolion - Ysgol Glancegin’
ynghyd ag archwiliadau a dderbyniodd gategori barn C a CH, sef - a) Tai â Chefnogaeth b) Modiwl Datblygu Staff c) Derbyn
Tystlythyrau, Profion Hunaniaeth a Thystiolaeth o Gymwysterau ch) Trefniadau Diogelu
Plant ac Oedolion – Ymwybyddiaeth Gweithwyr Maes o’r Polisi d) Manddaliadau Gwahoddwyd swyddogion i fynychu’r cyfarfod er mwyn trafod y materion oedd
yn codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio
er mwyn cryfhau’r rheolaethau mewnol dan sylw. Nododd y Cadeirydd ei ddiolchiadau i’r aelodau a oedd yn bresennol yng
nghyfarfod y Gweithgor. Derbyniwyd diweddariad gan y Rheolwr Archwilio ar ddatblygiadau yn dilyn
cyfarfod y Gweithgor. Nododd yn ôl yr arfer fe gynhelir archwiliadau dilyniant
ond yn achos ‘Y Frondeg’, fe gynhelir archwiliad
llawn ar gais y Pennaeth Oedolion, Iechyd a Llesiant. Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed y Pwyllgor yn derbyn diweddariad
ar gynnydd yn erbyn y camau gweithredu, nododd y Rheolwr Archwilio y nodir
niferoedd yn hytrach na manylion unigol oherwydd y nifer o gamau gweithredu.
Eglurodd y byddai cynnydd annerbyniol yn cael eu hadrodd yn y dyfodol i’r
Pwyllgor. Nododd aelod bod cyfarfodydd y Gweithgor yn werthfawr gyda’r aelodau yn
edrych yn wrthrychol ar yr archwiliadau. Mewn ymateb i sylwadau aelodau ar yr archwiliad llawn a gynhelir i ‘Y Frondeg’, nododd y Rheolwr Archwilio bod y sefyllfa yn un
unigryw a’i bod yn falch bod yr Adran wedi gofyn am archwiliad llawn gan eu bod
angen arweiniad ar rai materion er mwyn rhoi cynllun gweithredu mewn lle ar
gyfer y rheolwraig newydd. Nododd aelod bod tueddiad i swyddogion fod yn amddiffynnol yng nghyfarfod
y Gweithgor, roedd yr aelodau yn cymryd rôl fel cyfaill beirniadol gan geisio
cyfrannu at wella gwasanaeth. Mewn ymateb i sylwadau gan aelod yng nghyswllt themâu yn amlygu eu hunain
mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl, nododd y Rheolwr Archwilio bod y
Gweithgor, yn ei gyfarfod ar 23 Hydref 2017, wedi trafod crynodeb o’r themâu a
amlygwyd mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl efo’r Aelod Cabinet Oedolion,
Iechyd a Llesiant a Phennaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn bresennol.
Ychwanegodd ei fod yn peri pryder nad oedd gwersi yn cael eu dysgu. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad. |