skip to main content

Rhaglen a chofnodion

Lleoliad: Siambr Hywel Dda, Swyddfa'r Cyngor, Caernarfon LL55 1SH

Cyswllt: Bethan Adams  01286 679020

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Y Cynghorwyr Aled Ll. Evans, Berwyn Parry Jones, Charles Wyn Jones, Huw G. Wyn Jones, John Pughe Roberts a Gethin Glyn Williams.

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Cofnod:

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

3.

MATERION BRYS

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

4.

COFNODION pdf eicon PDF 127 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2018, fel rhai cywir.

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 28 Mehefin 2018, fel rhai cywir.

5.

DATGANIAD O GYFRIFON 2017/18 CRONFA BENSIWN GWYNEDD pdf eicon PDF 60 KB

Cyflwyno, er gwybodaeth, datganiadau ariannol statudol y Gronfa Bensiwn (yn amodol ar archwiliad) ar gyfer 2017/18.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnod:

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid. Tynnwyd sylw mai cyfrifon drafft heb eu harchwilio a gyflwynir er gwybodaeth, gyda’r fersiwn terfynol i’w gyflwyno er cymeradwyaeth y Pwyllgor, yn ei rôl ‘llywodraethu’, yng nghyfarfod 27 Medi 2018. Eglurwyd bod y Pwyllgor Pensiynau efo rôl weithredol, gyda’r Bwrdd Pensiwn yn craffu gweithrediad yn fanwl. Adroddwyd bod aelodau’r Pwyllgor Pensiynau a’r Bwrdd Pensiwn wedi rhoi ystyriaeth fanwl i’r Datganiad mewn cyfarfod ar y cyd ar 16 Gorffennaf 2018.

 

Manylodd y Rheolwr Buddsoddi ar gynnwys Datganiad o Gyfrifon y Gronfa Bensiwn.

 

Mewn ymateb i sylw gan aelod bod ysgolion tu allan i Wynedd yn gyrff a oedd yn gyflogwyr gweithredol yn y Gronfa Bensiwn, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod staff gweinyddol mewn ysgolion penodol yn gyfranwyr i’r Gronfa, gyda’r cyrff a oedd yn rhan o’r Gronfa yn dilyn ôl-troed yr hen Sir Gwynedd gan gynnwys Cynghorau Ynys Môn a Conwy. Ymhelaethodd bod rhai cyflogwyr tu hwnt i’r ffin yn aelodau o’r Gronfa, gyda rhai cyrff eraill a gymeradwywyd yn rhan o’r Gronfa efo amodau.

 

Nododd aelod bod y sefyllfa o ran y Deyrnas Unedig yn gadael yr Undeb Ewropeaidd dal yn annaroganadwy, ond bod sefyllfa’r Gronfa wedi gwella. Mewn ymateb i’r sylw, nododd y Pennaeth Cyllid bod y penderfyniad i adael yr Undeb Ewropeaidd wedi effeithio ar y gyfradd cyfnewid arian. Ymhelaethodd bod asedau’r Gronfa yn yr Unol Daleithiau o America wedi eu prisio mewn punnoedd; gyda gwerth y bunt yn lleihau, roedd gwerth asedau’r Gronfa yn uwch ar ôl cyfnewid o ddoleri i bunnoedd. Nododd bod ansicrwydd yn parhau, ond bod gweithrediad ac amcanion y Gronfa Bensiwn yn faterion hirdymor, gan dalu buddion pensiwn allan cyfnod hir ar ôl casglu’r cyfraniadau.

 

Nododd aelod nid yn unig bod y Gronfa yn buddsoddi dramor, roedd rhan fwyaf o gwmnïau mawr y Deyrnas Unedig yn gwneud eu busnes yn rhyngwladol a bod asedau busnes wedi cynyddu, gan gyfrannu at y cynnydd o £300m, sef 20% yng ngwerth y Gronfa yn 2017/18. Ategodd sylw’r Pennaeth Cyllid, gan nodi bod y Gronfa yn buddsoddi am gyfnod hir gyda phrisiad teir-blynyddol. Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd y Pennaeth Cyllid bod ‘Nodyn 16b - Dadansoddiad o fuddsoddiadau’ yn dangos dadansoddiad daearyddol o fuddsoddiadau tramor y Gronfa.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod os oedd diffyg yn y Gronfa Bensiwn fel rhai cronfeydd eraill, nododd y Pennaeth Cyllid bod prisiad teir-blynyddol y Gronfa yn gosod rhagdybiaethau darbodus, gyda’r prisiad diwethaf yn nodi bod y Gronfa yn cyfarch 92% o’r ymrwymiadau i’r dyfodol, a oedd yn sefyllfa llawer gwell na rhai cronfeydd, a oedd wedi eu cyllido tua 60%. Eglurodd bod barn yn gallu gyrru’r rhagdybiaethau actiwaraidd sy’n adnabod os oes diffyg, roedd Adran Actwari Llywodraeth San Steffan wedi cymharu tebyg wrth debyg yn 2017, a pe ddefnyddir rhagdybiaethau safonol Actwari’r Llywodraeth byddai’r Gronfa wedi ei chyllido 109%. Cadarnhaodd bod y Gronfa, wrth gymharu tebyg wrth debyg o ran rhagdybiaethau actiwaraidd, o fewn y 10 gorau o’r 89 o gronfeydd pensiwn yng Nghymru a Lloegr.

 

Nododd aelod  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

RHEOLAETH TRYSORLYS 2017/18 pdf eicon PDF 169 KB

Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Rheolwr Buddsoddi ar ganlyniadau gwir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor yn y flwyddyn ariannol hyd at 31 Mawrth 2018.

 

Cofnod:

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Pennaeth Cyllid.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Buddsoddi yr adroddiad ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor yn ystod 2017/18, yn erbyn y strategaeth a sefydlwyd am y flwyddyn ariannol honno. Nodwyd bod gweithgaredd benthyca’r Cyngor o fewn y cyfyngiadau a osodwyd yn wreiddiol. Nodwyd nad oedd unrhyw fanc roedd y Cyngor wedi buddsoddi arian gyda nhw wedi methu â thalu, a derbyniwyd £211,000 o log ar fuddsoddiadau, roedd yn uwch na’r targed llog o £172,750 roedd yng nghyllideb 2017/18. Manylwyd ar y gweithgaredd benthyca, gweithgarwch buddsoddi a chydymffurfiaeth â’r dangosyddion darbodus.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad er gwybodaeth.

7.

TREFNIADAU RHEOLI RISG pdf eicon PDF 94 KB

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar ddatblygiadau i’r trefniadau rheoli risg yn dilyn cyflwyno adroddiad i gyfarfod y Pwyllgor ar 9 Chwefror 2017, a oedd yn cynnwys ymateb y Cyngor i gynigion gwella a nodwyd mewn llythyr gan Swyddfa Archwilio Cymru i’r Prif Weithredwr.

 

Eglurwyd y byddai’r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei drosglwyddo i gyfleuster Sharepoint lists o fewn system iGwynedd y Cyngor. Nodwyd yr anelir i’r ddarpariaeth fod yn fyw i holl swyddogion y Cyngor erbyn Medi 2018. Pwysleisiwyd y bwriedir i’r gofrestr risg gael ei ddefnyddio fel arf i flaenoriaethu.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg i sylwadau’r aelodau fel a ganlyn:

·         Nid oedd llawer o amrywiaeth o ran cyfundrefnau sgoriau mewn cofrestrau risg yn genedlaethol ond bod gwahaniaethau o ran disgrifiadau efallai;

·         Cyn cychwyn ar brosiect roedd angen sefydlu beth oedd y prosiect yn ceisio ei ddiwallu - a yw’n ymateb i risg benodol sydd wedi cael ei adnabod trwy’r gyfundrefn rheoli prosiect. Roedd yn fodlon trafod gyda thîm prosiect Modiwl Datblygu Staff i weld os byddai modd addasu’r disgrifiadau er mwyn eu gwneud yn fwy addas ar gyfer risgiau prosiect. Gwelir y Gofrestr Risg Gorfforaethol fel arf i flaenoriaethu ac adnabod os oes angen prosiect penodol;

·         Bod angen newid mewn diwylliant er mwyn i drefniadau rheoli risg fod yn llwyddiannus, fel rhan o ddiwylliant Ffordd Gwynedd byddai rhwystrau oedd tu hwnt i bŵer gwasanaethau penodol yn cael eu nodi ar y gofrestr risg;

·         Gellir rheoli mynediad swyddogion i’r gofrestr risg fesul Adran gyda swyddogion megis y Gwasanaeth Archwilio Mewnol efo lefel mynediad uwch. Roedd disgwyliad i ddeilydd pob swydd  rheoli risg i ryw raddau;

·         Mai mater asesiad risg iechyd a diogelwch oedd adleoli cynadleddau achos y Gwasanaeth Plant o Frondeg, Pwllheli i Ffordd y Cob, Pwllheli. Cyflwynir adroddiad blynyddol iechyd a diogelwch i’r Cabinet;

·         Roedd y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cynnwys risgiau llywodraethu;

·         Mai rhan o’i ddyletswyddau ef a’r Gwasanaeth Yswiriant a Risg yw cydlynu a chadw golwg ar effaith gwasanaethau ar wasanaethau eraill o fewn y Cyngor;

·         Bod gwaith archwilio mewnol yn mynd i blethu efo trefniadau rheoli risg. Byddai adrannau yn gwneud hunanasesiad, gyda’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn edrych ar y sgoriau a’u hasesu er mwyn sefydlu os ydynt yn adlewyrchiad rhesymol o’r sefyllfa.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel diweddariad ar y camau mae’r Cyngor yn eu cymryd er mwyn manteisio ar y cyfleoedd i wella a amlinellir yn llythyr Swyddfa Archwilio Cymru.

8.

TREFNIADAU SGORIO RISGIAU A LEFEL SICRWYDD ARCHWILIADAU pdf eicon PDF 74 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cofnod:

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio adroddiad oedd yn manylu ar drefniant arfaethedig o ddarparu lefel sicrwydd archwiliadau er mwyn adlewyrchu dull yr Awdurdod o asesu a mesur ei risgiau. Eglurodd y byddai sgôr risg a ddarperir yn seiliedig ar farn yr Archwiliwr mewn ymgynghoriad â’r Arweinydd Archwilio perthnasol a’r Rheolwr Archwilio, ac yn syrthio i un o bedwar categori/lefel risg, sef - Uchel Iawn (20-25), Uchel (12-16), Canolig (6-10) ac Isel (1-5).

 

Nododd yn hanesyddol rhoddwyd categori barn ar archwiliadau yn amrywio o gategori barn ‘A’ i ‘Ch’. Eglurodd o dan y trefniant arfaethedig fe nodir lefel sicrwydd ar gyfer pob archwiliad. Ymhelaethodd y byddai’r lefel sicrwydd a ddarperir yn seiliedig ar werthusiad o’r amgylchedd reolaeth fewnol ac ar y nifer o risgiau a adnabuwyd ynghyd â’u sgôr risg. Nododd y byddai lefelau sicrwydd cyffredinol archwiliadau yn syrthio i un o bedwar categori, sef:

 

UCHEL

Gellir datgan sicrwydd o briodoldeb gan y gellir dibynnu ar y rheolaethau mewnol mewn lle i gyflawni amcanion.

DIGONOL

Mae rheolaethau mewn lle i gyflawni amcanion ond bod agweddau lle gellir tynhau ar y trefniadau i liniaru’r risgiau ymhellach.

CYFYNGEDIG

Er bod rheolaethau mewn lle, mae angen gwella cydymffurfiaeth â’r rheolaethau a/neu gyflwyno rheolaethau newydd i leihau’r risgiau mae’r gwasanaeth yn agored iddynt.

DIM SICRWYDD

Ystyrir bod y rheolaethau mewn lle yn annigonol gyda methiant i gyflawni amcanion.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y prif sylwadau canlynol gan aelodau:

 

·         Byddai’r trefniant arfaethedig yn rhoi mwy o wybodaeth i aelodau a’i fod yn gam gwerthfawr ymlaen;

·         Oedd ffigwr ynghlwm â’r hyn a nodir yn y diffiniad o effaith fel ‘ar nifer fawr o drigolion’?

·         O’r farn ei fod yn gam positif ymlaen. A fyddai’r Pwyllgor yn derbyn crynodeb o ran beth oedd wedi ei wneud?

·         A fyddai sgôr risg archwiliadau yn cael eu trafod efo’r swyddogion perthnasol yn yr Adrannau cyn i’r adroddiad ddod gerbron y Pwyllgor?

·         A fyddai llinell amser o ran gwybodaeth hanesyddol a cherrig milltir yn cael eu nodi yn yr adroddiadau?

·         Bod angen diwylliant lle nad oedd angen i archwilwyr amddiffyn y sgôr a ddyfarnwyd i archwiliad. Gobeithio y byddai swyddogion yn gweld archwiliad fel rhywbeth positif yn hytrach na rhywbeth negyddol;

·         Faint o rybudd oedd gwasanaethau yn derbyn o ran cynnal archwiliad?

·         Beth oedd y sefyllfa o ran archwiliadau canolfannau hamdden yn dilyn sefydlu’r cwmni hamdden newydd?

 

Mewn ymateb i’r sylwadau uchod, nododd y swyddogion:

·         Bod amcan bras o 1,000oedd i 10,000oedd o drigolion yn cael ei ystyried fel ‘nifer fawr o drigolion’. Er hynny, pwysleisiwyd fod risg a oedd yn derbyn sgôr effaith ‘5 – Catastroffig’ yn cael ei ddiffinio fel effaith catastroffig ar unrhyw drigolyn;

·         Byddai’r Pwyllgor yn derbyn crynodeb o’r adroddiadau archwilio ac fe nodir lefel sicrwydd yr archwiliad. Teimlir y byddai’r sgôr risg yn fwy defnyddiol i swyddogion o gymharu â nodi categori barn;

·         Rhoddir cyfle i swyddogion perthnasol yn yr Adrannau ymateb i adroddiad archwiliad drafft. Pe na fyddai’r swyddogion yn cydweld â swyddogion archwilio mewnol bydd gofyn i’r archwilwyr fod yn bendant ac amddiffyn  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

9.

HUNANASESIAD O EFFEITHIOLRWYDD Y PWYLLGOR ARCHWILIO A LLYWODRAETHU pdf eicon PDF 113 KB

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg yng nghyswllt cynnal hunanasesiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio gan ddefnyddio canllawiau asesu CIPFA.

 

PENDERFYNWYD cynnal gweithdy yn ystod Medi neu Hydref 2018 ym Mhenrhyndeudraeth er mwyn cynnal hunanasesiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor.

10.

ADRODDIAD Y GWEITHGOR GWELLA RHEOLAETHAU pdf eicon PDF 161 KB

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn cyflwyno adborth o gyfarfod y Gweithgor ar 19 Mehefin 2018.

Cofnod:

Cyflwynwyd adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfarfod o’r gweithgor uchod a gynhaliwyd ar 19 Mehefin 2018 i ystyried archwiliadau ‘Y Frondeg’ a ‘Cynlluniau Adeiladu Ysgolion - Ysgol Glancegin’ ynghyd ag archwiliadau a dderbyniodd gategori barn C a CH, sef -

a)   Tai â Chefnogaeth

b)   Modiwl Datblygu Staff

c)   Derbyn Tystlythyrau, Profion Hunaniaeth a Thystiolaeth o Gymwysterau

ch) Trefniadau Diogelu Plant ac Oedolion – Ymwybyddiaeth Gweithwyr Maes o’r Polisi

d)   Manddaliadau

        

Gwahoddwyd swyddogion i fynychu’r cyfarfod er mwyn trafod y materion oedd yn codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio er mwyn cryfhau’r rheolaethau mewnol dan sylw.

 

Nododd y Cadeirydd ei ddiolchiadau i’r aelodau a oedd yn bresennol yng nghyfarfod y Gweithgor.

 

Derbyniwyd diweddariad gan y Rheolwr Archwilio ar ddatblygiadau yn dilyn cyfarfod y Gweithgor. Nododd yn ôl yr arfer fe gynhelir archwiliadau dilyniant ond yn achos ‘Y Frondeg’, fe gynhelir archwiliad llawn ar gais y Pennaeth Oedolion, Iechyd a Llesiant.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed y Pwyllgor yn derbyn diweddariad ar gynnydd yn erbyn y camau gweithredu, nododd y Rheolwr Archwilio y nodir niferoedd yn hytrach na manylion unigol oherwydd y nifer o gamau gweithredu. Eglurodd y byddai cynnydd annerbyniol yn cael eu hadrodd yn y dyfodol i’r Pwyllgor.

 

Nododd aelod bod cyfarfodydd y Gweithgor yn werthfawr gyda’r aelodau yn edrych yn wrthrychol ar yr archwiliadau.

 

Mewn ymateb i sylwadau aelodau ar yr archwiliad llawn a gynhelir i ‘Y Frondeg’, nododd y Rheolwr Archwilio bod y sefyllfa yn un unigryw a’i bod yn falch bod yr Adran wedi gofyn am archwiliad llawn gan eu bod angen arweiniad ar rai materion er mwyn rhoi cynllun gweithredu mewn lle ar gyfer y rheolwraig newydd.

 

Nododd aelod bod tueddiad i swyddogion fod yn amddiffynnol yng nghyfarfod y Gweithgor, roedd yr aelodau yn cymryd rôl fel cyfaill beirniadol gan geisio cyfrannu at wella gwasanaeth.

 

Mewn ymateb i sylwadau gan aelod yng nghyswllt themâu yn amlygu eu hunain mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Gweithgor, yn ei gyfarfod ar 23 Hydref 2017, wedi trafod crynodeb o’r themâu a amlygwyd mewn archwiliadau ar Gartrefi Preswyl efo’r Aelod Cabinet Oedolion, Iechyd a Llesiant a Phennaeth Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant yn bresennol. Ychwanegodd ei fod yn peri pryder nad oedd gwersi yn cael eu dysgu.

 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.