Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr Sian Gwenllian, John B. Hughes, Sion Wyn Jones a Mr John Pollard.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfodydd o'r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar y dyddiadau isod fel rhai cywir:-

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfodydd o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 21 Ionawr 2016 a 11 Chwefror 2016, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Clare Edge (Rheolwr Archwilio Ariannol, Deloitte) a Ian Howse (Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte) ar ran Swyddfa Archwilio Cymru (SAC). Ymddiheurwyd bod y fersiwn Gymraeg o’r adroddiad wedi ei rhyddhau yn hwyrach a nodwyd y sicrheir yn y dyfodol y rhyddheir yr adroddiad yn ddwyieithog yn amserol.

Tywyswyd yr aelodau drwy’r adroddiad a oedd yn manylu ar drefniadau archwilio SAC ar gyfer 2016. Amlygwyd y prif risgiau archwilio ariannol gan nodi bod nifer o’r risgiau yn berthnasol i holl Awdurdodau Lleol gyda rhai yn benodol ar gyfer Cyngor Gwynedd.

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau ofyn cwestiynnau, ymatebodd y swyddogion iddynt fel a ganlyn:

·            Bod gwaith i baratoi gwybodaeth i’r actiwari yn mynd rhagddo;

·            Bod swyddogion proffesiynol perthnasol yn hyderus bod penderfyniad y Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ar 9 Hydref 2014 i danlinellu penderfyniad blaenorol i beidio buddsoddi arian y Cyngor ei hun yn Israel, oedd yn destun Adolygiad Barnwrol yn yr Uchel Lys, yn un dilys a chyfreithlon;

·            O ran diffyg yn y Gronfa Bensiwn, bod adolygiad SAC o sefyllfa cronfeydd pensiwn llywodraeth leol yng Nghymru wedi dangos bod diffyg Cronfa Gwynedd yn gymharol isel. Ychwanegwyd y ceir cadarnhad o’r sefyllfa erbyn mis Medi 2016 yn dilyn y prisiad teirblynyddol cyfredol gan yr actwari.        

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor yn cyflwyno adborth o gyfarfod y Gweithgor ar 7 Ebrill 2016.

Cyflwynwyd adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfarfod o’r gweithgor uchod a gynhaliwyd ar 7 Ebrill 2016 i ystyried archwiliadau a dderbyniodd gategori barn C yn ystod y cyfnod rhwng 1 Tachwedd 2015 a 31 Ionawr 2016 sef -

a)   Canolfan Hamdden Arfon

b)   Cartref Plas y Don

c)   Cartref Plas Hedd

ch) Cynnal a Chadw Adeiladau a Safleoedd

Gwahoddwyd swyddogion i fynychu’r cyfarfod er mwyn trafod y materion sy’n codi o’r archwiliadau a’r gwaith a wnaed ers cyhoeddi’r adroddiadau archwilio er mwyn cryfhau’r rheolaethau mewnol dan sylw.    

Nododd aelod bod tueddiad yn dod i’r amlwg fod gwasanaeth neu sefydliad lle roedd rheolwr newydd yn derbyn archwiliad categori barn C. Felly, dylid sicrhau bod cefnogaeth briodol i’r unigolyn a sicrhau bod trefniadau anwytho/hyfforddiant mewn lle.

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio bod ymweliadau di-rybudd wedi eu cynllunio ar gyfer 4 Canolfan Hamdden a gobeithir y byddai’r trefniant yma yn ysgogi staff y canolfannau hamdden i weithredu yn unol â’r gofynion.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 26 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau yn ystod y cyfnod (gyda’r categori barn berthnasol yn cael ei ddangos), 3 archwiliad dilyniant a 2 archwiliad ymatebol.

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed diffiniad y categori ‘Derbyniol’ yng nghyswllt gwaith dilyniant, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod Archwilio Mewnol yn adolygu diffiniadau categori a’r drefn o gyhoeddi argymhellion ar hyn o bryd.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y prif faterion canlynol –

Gwaith Atal Twyll ac Atal Llygredigaeth Rhagweithiol – Defnydd o Lungopiwyr mewn Ysgolion

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio nad oedd categori barn wedi ei ddyrannu i’r archwiliad yma gan nad oedd y pryderon a amlygwyd yn gyffredinol ar draws yr ysgolion. Nodwyd bod y materion ynghlwm a’r archwiliad yn cael eu trafod yng nghyfarfodydd busnes rhanbarthol yr Adran Addysg.

Grant Gwella Addysg ar gyfer Ysgolion

Holodd aelod sut y cyfleuir y negeseuon a amlygwyd gan yr archwiliad i’r ysgolion. Nododd y Rheolwr Archwilio bod y Pennaeth Addysg yn amlygu’r negeseuon yn y cyfarfodydd busnes rhanbarthol.

Arlwyaeth Ysgolion Uwchradd – Ysgol Ardudwy, Ysgol y Gader a Ysgol y Moelwyn

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod yng nghyswllt diffyg bodolaeth contractau cyfredol ar gyfer staff y gegin, nododd y Rheolwr Archwilio y tynnwyd sylw’r Adran Addysg nad oedd contractau staff y gegin wedi eu diwygio yn dilyn penderfyniad y Cyrff Llywodraethu i beidio ymrwymo i gytundeb arlwyo’r Adran Addysg. Nodwyd bod yr Adran Addysg yn gweithredu ar y mater.

Incwm Meysydd Parcio

Mewn ymateb i bryder aelod o ran lefel yr arian a gedwir yn y peiriannau, nododd y Rheolwr Archwilio bod amlder casglu arian o’r peiriannau yn ddibynnol ar y tymhorau a defnydd o’r peiriannau. Nodwyd bod cwmni G4S Cash Solutions (UK) Limited yn casglu’r arian yn unol â’r cytundeb.

Nododd aelod y dylid edrych ar ffyrdd eraill o dalu ffi parcio megis drwy ddefnyddio ffôn symudol. Ymatebodd y Pennaeth Cyllid gan nodi bod yr Adran Rheoleiddio wedi codi’r mater o ran derbyn taliad mewn ffyrdd amgen ac fe anfonir neges at yr Adran i symud ymlaen efo’r mater.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Chwefror 2016 i 31 Mawrth 2016 a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio. Nodwyd bod Safonau Archwilio Mewnol yn y Sector Gyhoeddus yn gofyn iddi gyflwyno barn yn flynyddol ar fframwaith reolaeth fewnol y Cyngor. Ar sail y gwaith a gwblhawyd yn ystod 2015/16, roedd y swyddog yn fodlon bod gan Gyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol.  

Adroddwyd bod 73 allan o 74 archwiliad a oedd yng nghynllun archwilio addasedig terfynol archwilio mewnol wedi eu cwblhau erbyn 31 Mawrth 2016, sef 98.65% o’r cynllun, yn erbyn uchelgais perfformiad o 95% ar gyfer 2015/16.

Nodwyd y cyflwynwyd cynllun archwilio mewnol drafft ar gyfer 2016/17 i’r pwyllgor hwn yn y cyfarfod diwethaf ar 11 Chwefror ac y gwelir y cynllun terfynol fel Atodiad 3 i’r adroddiad.

Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau yng nghyswllt gostyngiad yn lefel staffio Archwilio Mewnol, nododd y Pennaeth Cyllid bod y gostyngiad yn unol â cynllun arbedion effeithlonrwydd a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn.

Nododd aelod wrth hyfforddi swyddogion yn yr adrannau i weithredu’n briodol y gellir ysgafnhau pwysau gwaith Archwilio Mewnol er mwyn galluogi rhoi ystyriaeth lawnach i’r archwiliadau sy’n derbyn categori barn B.

Diolchwyd i staff Archwilio Mewnol am eu gwaith.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad fel adroddiad blynyddol ffurfiol y Pennaeth Archwilio Mewnol yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2015/16.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg a oedd yn rhoi diweddariad o’r eitem a gyflwynwyd yng nghyfarfod 11 Chwefror 2016 yn manylu ar drefniadau’r Cyngor o ran delio â hawliadau yswiriant. Tynnwyd sylw bod 78.5% o hawliadau atebolrwydd yn erbyn y Cyngor wedi eu setlo heb gostau.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r aelodau fel a ganlyn:

·        Yng nghyswllt rhif 84 ‘Anafwyd yr hawlydd oherwydd eira a rhew ar y ffordd’, mai diffyg dogfennaeth o ran graeanu yn yr achos penodol yma oedd rheswm penderfynu yn erbyn y Cyngor, yn hytrach na diffyg graeanu;

·        Bod yr Uned Yswiriant yn cynnal trafodaethau efo’r adrannau ar hyd y broses pan dderbynnir hawliad yswiriant yn erbyn y Cyngor ac yn rhannu gwersi i ddysgu.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg yng nghyswllt cynnal hunanasesiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio gan ddefnyddio canllawiau asesu CIPFA.

PENDERFYNWYD cynnal gweithdy yn ystod Mehefin 2016 er mwyn cynnal hunanasesiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg yng nghyswllt addasiadau i’r hunanasesiad ers cyflwyno adroddiad i gyfarfod y Pwyllgor ar 11 Chwefror 2016 yn dilyn adolygiad y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu o drefniadau llywodraethu’r Cyngor yn ystod Tachwedd a Rhagfyr 2015.

Nodwyd yn dilyn derbyn awgrym gan y Grŵp Rheoli Corfforaethol bod y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu wedi asesu os dylid defnyddio matrics Impact / Effeithiolrwydd 5 x 5 yn hytrach na 10 x 10, fel modd o wella’r ardrawiad gweledol. Daethpwyd i’r casgliad bod y matrics 5 x 5 yn rhagori o ychydig ac roedd yr asesiad ar ei newydd wedd wedi ei gynnwys fel Atodiad 1 i’r adroddiad.

Tynnwyd sylw bod 2 elfen arall wedi eu hychwanegu, sef Defnydd o Dechnoleg a Rheolaeth Asedau ac fe ddiwygiwyd y teitl ‘Gwerthuso, Hyfforddi a Datblygu Staff’ i ‘Cynllunio’r Gweithlu’.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r asesiad o drefniadau llywodraethu.