Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr John B. Hughes, Aeron M. Jones, Dilwyn Morgan a W. Tudor Owen.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf 2016, fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 14 Gorffennaf 2016, fel rhai cywir.

Cyflwyno’r datganiadau ariannol statudol ar gyfer 2015/16.

a)        Cyflwyno’r datganiadau ariannol statudol diwygiedig gan y Pennaeth Cyllid am gymeradwyaeth y pwyllgor (ynghlwm)

b)(i)     Cyflwyno adroddiad ffurfiol “ISA 260” i’r “rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu” gan yr archwiliwr allanol Deloitte, ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru, ar Ddatganiadau Cyfrifon 2015/16 Cyngor Gwynedd (ynghlwm)

b)(ii)    Awdurdodi Cadeirydd y Pwyllgor a’r Pennaeth Cyllid i arwyddo’r “llythyr cynrychiolaeth” ar ran y Pwyllgor Archwilio, sy’n gyfrifol am lywodraethu yng nghyswllt cymeradwyo datganiadau ariannol statudol y Cyngor (copi i ddilyn fel Atodiad 1 i adroddiad gan yr archwiliwr allanol Deloitte, ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru, yn (b)(i) uchod)

c)(i)     Cyflwyno adroddiad ffurfiol “ISA 260” i’r “rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu” gan yr archwiliwr allanol Deloitte, ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru, ar Ddatganiadau Cyfrifon 2015/16 y Gronfa Bensiwn (ynghlwm)          

c)(ii)    Awdurdodi Cadeirydd y Pwyllgor a’r Pennaeth Cyllid i arwyddo’r “llythyr cynrychiolaeth” ar ran y Pwyllgor Archwilio, sy’n gyfrifol am lywodraethu yng nghyswllt cymeradwyo datganiadau ariannol statudol y Gronfa Bensiwn (copi i ddilyn fel Atodiad 1 i adroddiad gan yr archwiliwr allanol Deloitte, ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru, yn (c)(i) uchod).

i)       Datganiad o’r Cyfrifon

         Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid y datganiadau ariannol statudol diwygiedig am gymeradwyaeth y pwyllgor. Nododd bod yr adroddiadau gan Deilotte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru yn nodi’r prif newidiadau yn y cyfrifon ers cyflwynwyd y fersiwn cyn-archwiliad i gyfarfod 14 Gorffennaf o’r Pwyllgor.

ii)      Adroddiad yr Archwilydd Penodedig ar yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol

a)      Cyfrifon y Cyngor

         Yn unol â’r drefn Archwilio Flynyddol, sef adroddiad yr Archwilydd Penodedig i’r rhai sy’n llywodraethu, cyflwynwyd adroddiad Deilotte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru gan Ian Howse, Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte.

         Adroddwyd bod y gwaith archwilio wedi ei gwblhau a bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar gyfrifon Cyngor Gwynedd am 2015/16.

         Nodwyd y prif sylwadau canlynol:

·         Bod un camddatganiad na gywirwyd o ran cam-ddosbarthu arian parod a dderbyniwyd wedi ei ddarganfod ond gan ei fod yn fater o ran amseru ac nid oedd yn newid y sefyllfa ariannol roedd yr archwilwyr yn fodlon nad oedd yn cael ei gywiro;

·         Bod un camddatganiad a gywirwyd i’w boddhad;

·         Nid oedd unrhyw faterion oedd angen sylw wedi eu hamlygu gan y tîm archwilio yng nghyswllt y risgiau sylweddol a brofwyd;

·         Bod y cyfrifon yn rhagorol a’i ddiolch i’r tîm cyfrifo am eu gwaith ac ansawdd y cyfrifon a oedd yn hwyluso eu gwaith o’u harchwilio.

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed y camddatganiad a gywirwyd yng nghyswllt cam-ddosbarthu darpariaeth cyflog cyfartal, nododd y Pennaeth Cyllid ei fod yn fater cyfrifyddu technegol ac fe gywirwyd i adlewyrchu’r defnydd o’r arian.

b)      Cyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd

Nododd Arweinydd Ymgysylltu Archwilio Ariannol, Deloitte bod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Gwynedd am 2015/16.

Nodwyd y prif sylwadau canlynol:

·         Yng nghyswllt camddatganiadau na gywirwyd, o ran prisio buddsoddiadau eiddo ei fod yn fater o farn felly roeddent yn fodlon nad oedd yn cael ei gywiro gan nad oedd yn ystyriaeth faterol;

·         Bod un camddatganiad na gywirwyd o ran camddosbarthu arian parod a dderbyniwyd wedi ei ddarganfod ond gan ei fod yn fater o ran amseru ac nid oedd yn newid y sefyllfa ariannol roedd yr archwilwyr yn fodlon nad oedd yn cael ei gywiro;

·         Nid oedd unrhyw faterion oedd angen sylw wedi eu hamlygu gan y tîm archwilio yng nghyswllt y risgiau sylweddol a brofwyd;

·         Bod cyfrifon y Gronfa Bensiwn yn gymhleth iawn a’u bod yn gyfrifon rhagorol.

Nododd aelodau eu gwerthfawrogiad o waith y swyddogion wrth baratoi’r cyfrifon.

Nododd y Pennaeth Cyllid ei werthfawrogiad o gyd-weithrediad yr archwilwyr.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Archwilio, gyda’r grym a ddirprwywyd gan y Cyngor i fod “y rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu” yng nghyswllt cymeradwyo’r datganiadau ariannol statudol a’r archwiliad perthnasol, yn cymeradwyo’r datganiadau ariannol statudol diwygiedig, yn derbyn adroddiadau perthnasol Deloitte ar ran Archwilydd Cyffredinol Cymru, ac yn awdurdodi’r Pennaeth Cyllid a Chadeirydd y Pwyllgor i arwyddo’r “llythyrau cynrychiolaeth” a’u cyflwyno i Archwilydd Cyffredinol Cymru.

Cyflwyno, er gwybodaeth, adroddiad y Pennaeth Cyllid ar wir weithgarwch benthyg a buddsoddi’r Cyngor hyd yma yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi ar weithgaredd rheolaeth trysorlys y flwyddyn gyfredol. Nodwyd oherwydd y sefyllfa ariannol yn dilyn penderfyniad y Deyrnas Unedig i adael yr Undeb Ewropeaidd a phenderfyniad banc Lloegr i leihau cyfradd sylfaenol i 0.25%, y rhagwelir y bydd cyfraddau yn lleihau a byddai effaith ar y llog a dderbynnir fel cyfanswm yn erbyn y gyllideb. O ganlyniad, ni ellir adrodd ar hyn o bryd y cyrhaeddir y targed a osodwyd yn y strategaeth ar ddiwedd y flwyddyn ariannol ond fe adroddir pan ddaw’r sefyllfa yn gliriach. Nodwyd bod y perfformiad yn unol â’r hyn a ddisgwylir yn y cyfnod at 31 Awst 2016.

Dosbarthwyd copi o’r wybodaeth ar gyfer y tabl ar dudalen 139 o’r rhaglen.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid nid oedd y Cyngor yn buddsoddi tramor. Ychwanegodd bod y sefyllfa ychydig yn wahanol o ran y Gronfa Bensiwn gyda buddsoddiadau trawsffiniol.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid mai’r strategaeth hirdymor oedd lleihau’r hyn a fenthycir a lleihau’r hyn a fuddsoddir. Nodwyd os byddai llogau yn codi fe ailymwelir a’r strategaeth ac fe adroddir ar y mater i’r Pwyllgor. Holwyd os byddai’r aelodau efo diddordeb mewn cynnal sesiwn efo cwmni Arlingclose, ymgynghorwyr trysorlys y Cyngor i drafod Rheolaeth Trysorlys. Roedd yr aelodau yn awyddus i gynnal sesiwn.

Mewn ymateb i ymholiad gan aelod parthed faint oedd y Cyngor yn hunan fenthyca, nododd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn hunan fenthyca tua £40miliwn. Eglurodd nad oedd yn bosib i’r Cyngor hunan fenthyca mwy nag isafswm y llif arian ar y pryd gan y byddai’r Cyngor yn talu crocbris o ran gorddrafft. Nodwyd nad oedd yn cael ei ddatgan fel arbediad yn yr atodlen arbedion ond ei fod yn osgoi costau sylweddol, ystyrir cynnwys y swm yn yr adroddiad blynyddol i adlewyrchu faint y byddai’r Cyngor wedi talu mewn llog pe bae wedi benthyg.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, nodwyd bod y Cyngor wedi adennill 98% o’i fuddsoddiadau ym manc Heritable a rhagwelir derbyn dosraniadau pellach. Nodwyd yn gyson â’r hyn adroddwyd ers 2008, fe ddylid adennill y swm llawn, ond nid yw’r amseriad wedi ei gadarnhau gan ei fod yn ddibynnol ar ganlyniad achos llys sy’n parhau.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad er gwybodaeth;

(ii)    cynnal sesiwn efo cwmni Arlingclose, ymgynghorwyr trysorlys y Cyngor i drafod Rheolaeth Trysorlys.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 8 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau a 3 archwiliad dilyniant.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

Rheoli Gwybodaeth

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed hyfforddiant, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Cyngor yn darparu hyfforddiant ar-lein a dogfennau yn y ganolfan bolisi yng nghyswllt rheoli gwybodaeth. Nodwyd y gobeithir bod Rheolwyr ac Uwch Reolwyr yn annog swyddogion i gwblhau’r hyfforddiant ond bod hefyd cyfrifoldeb ar yr unigolyn i gwblhau’r hyfforddiant.

Mewn ymateb i sylw dilynol gan yr aelod o ran defnyddio llarpiwr yn hytrach na sachau dinistrio data, nododd y Rheolwr Archwilio bod y Cyngor yn symud i ffwrdd o ddefnyddio sachau dinistrio gan ddefnyddio llarpiwyr fwy. Ychwanegwyd bod symudiad i fuddsoddi mewn llarpiwyr a fyddai’n rhatach yn y pendraw na gweinyddu’r drefn o ddefnyddio sachau dinistrio data.

Gwyliau Gofalwyr

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, eglurodd y Rheolwr Archwilio y derbyniwyd cais gan y 3 Rheolwr Ardal i edrych ar hawliau gwyliau Gofalwyr Cymunedol gan fod y gweithwyr yn teimlo nad oedd y gwyliau ychwanegol yr oeddent yn derbyn yn wir adlewyrchu eu hawl o bosib. Nodwyd ei fod yn faes cymhleth a bod llawer o waith dadansoddi a gwirio wedi ei gwblhau fel rhan o’r archwiliad a daethpwyd i’r casgliad bod hawliau gwyliau Gofalwyr Cymunedol yn cael eu cyfrifo’n gywir.

Holodd aelod pam nad oedd categori barn wedi ei nodi ar yr archwiliad hwn. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio oherwydd mai ar gais y rheolwyr y cynhaliwyd yr archwiliad y rhoddir sylwadau i’r Adran eu hystyried.

Cartref Preswyl Plas Gwilym, Penygroes

Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau o ran eu pryderon bod themâu yn amlygu yn rheolaidd mewn archwiliadau o gartrefi preswyl y Cyngor, nododd y Rheolwr Archwilio bod yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant wedi ymrwymo o ran hyfforddiant yn y maes gofal a rheoli meddyginiaeth. Nodwyd nad oedd gan weithwyr mewn cartrefi gofal fynediad at fodiwlau e-ddysgu ar hyn o bryd ond bod symudiad at eu galluogi i gael mynediad i’r modiwlau. Pwysleisiwyd mai cyfrifoldeb y Rheolwyr Ardal oedd sicrhau bod y trefniadau priodol mewn lle ac fe obeithir bod y materion a godir yn yr archwiliadau yn derbyn ystyriaeth yn holl gartrefi preswyl y Cyngor.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Gorffennaf 2016 hyd at 16 Medi 2016 a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2016/17.

Adroddwyd bod yr Uned Archwilio Mewnol hyd at 16 Medi 2016 wedi cwblhau 26.5% o’r cynllun, gyda 22 o’r 83 archwiliad yng nghynllun 2016/17 wedi eu rhyddhau yn derfynol. 

PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2016/17.