Rhaglen a chofnodion

I ethol Cadeirydd am 2016/17.

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Trevor Edwards yn Gadeirydd y Pwyllgor am 2016/17.

Cymerodd y cyfle i ddiolch i’r cyn Gadeirydd a llongyfarch y Cynghorwyr Dilwyn Morgan ac Angela Russell am ennill cymhwyster cenedlaethol wedi iddynt gwblhau Rhaglen Arweinyddiaeth Academi Cymru.

I ethol Is-gadeirydd am 2016/17.

PENDERFYNWYD ethol y Cynghorydd Angela Russell yn Is-gadeirydd y Pwyllgor am 2016/17.

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr Anwen J. Davies, Gweno Glyn, W. Tudor Owen, Gethin Glyn Williams a Dyfrig Siencyn (Dirprwy Arweinydd).

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Datganodd y Cynghorydd Angela Russell fuddiant personol yn eitem 9 ar y rhaglen – Cyfrifon Terfynol Harbyrau Gwynedd 2015/16 oherwydd bod ei merch yn gweithio yn Harbwr Pwllheli.

Nid oedd yr aelod o’r farn ei fod yn fuddiant sy’n rhagfarnu a chymerodd ran lawn yn y drafodaeth ar yr eitem.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 5 Mai 2016, fel rhai cywir.        

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 5 Mai 2016, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol.

Gosododd yr Uwch Swyddog Polisi y cyd-destun, gan dynnu sylw’r aelodau at yr ymatebion a dderbyniwyd i’r hyn a godwyd gan yr aelodau yng nghyfarfod 21 Ionawr 2016. Atgoffodd y Rheolwr Cynllunio Strategol, Perfformiad a Phrosiectau mai rôl y Pwyllgor oedd bodloni eu hunain o’r cynnydd sydd wedi digwydd.

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau roi sylwadau ar yr adroddiad a’r atodiad a oedd yn nodi’r arolygiadau a gynhaliwyd gan archwilwyr allanol dros y blynyddoedd diwethaf ynghyd â’u cynigion ar gyfer gwella, eu cynlluniau gweithredu â’r cynnydd hyd yn hyn.

Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y prif bwyntiau canlynol:

·         Paragraff 2.3 Ymwybyddiaeth a defnydd o wasanaethau eiriolaeth - angen derbyn cadarnhad os yw’r Panel Rhiant Corfforaethol yn fodlon bod pob unigolyn yn derbyn cyngor a chymorth boed hynny’n swyddogol neu answyddogol;

·         Tudalen 28 Pobl Ifanc nad ydynt mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant - angen derbyn cadarnhad o’r nifer o bobl ifanc nad ydynt mewn addysg, cyflogaeth na hyfforddiant;

·         Tudalen 38 (10) Amseroldeb cynhadledd-au amddiffyn plant - angen derbyn cadarnhad pam fod hi’n anodd cael cworwm mewn cynadleddau o ystyried pwysigrwydd y maes diogelu plant;

·         Tudalen 40 (11) Codi ymwybyddiaeth o oblygiadau a gofynion Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid (DoLS) a gweithredu’r trefniadau llywodraethu ar gyfer gweithredu’r gweithdrefnau – angen derbyn cadarnhad o beth sydd yn digwydd o ystyried bod 119 ar y rhestr aros.

PENDERFYNWYD:

(i)     Derbyn yr adroddiad;

(ii)    Gofyn i’r adrannau perthnasol am ymatebion i’r pwyntiau a godwyd yn ystod y drafodaeth.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Aelod Cabinet Adnoddau, nododd bod sefyllfa ariannol derfynol adrannau’r Cyngor am 2015/16 yn cadarnhau y bu rheolaeth ariannol effeithiol gan yr Aelodau Cabinet perthnasol, penaethiaid adrannau a rheolwyr cyllidebau, er gwaethaf y gofynion parhaus i gyflawni arbedion heriol. Nodwyd bod y sefyllfa gyllidebol yn well na’r rhagolygon a gyflwynwyd yn yr ail a trydydd chwarter. Adroddwyd bod gwelliant sylweddol yn sefyllfa gyllidebol yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant.

Tynnwyd sylw at y trosglwyddiadau ariannol a gymeradwywyd gan y Cabinet yn ei gyfarfod ar 7 Mehefin.

Nododd y Pennaeth Cyllid bod tanwariant 2015/16 yn fwy na’r disgwyl, oherwydd bod sefyllfa'r Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant wedi gwella, ond bod sefyllfa’r Adran yn 2016/17 dal yn ddyrys. Nodwyd hefyd bod y Cyngor yn wynebu cyfnod heriol gydag ansicrwydd cyffredinol o ran cyllidebau Llywodraeth Leol. Tynnwyd sylw at Atodiad 3, lle manylir ar waith cynaeafu o gronfeydd penodol sydd, ynghyd â’r tanwariant, wedi golygu y bydd balansau cyffredinol y Cyngor wedi gostwng dim ond £833k o £6.4m i £5.6m ar 31/3/16.

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau roi sylwadau, ymatebodd y swyddogion iddynt fel a ganlyn:

·         Mai dim ond gohirio gweithrediad ar benderfyniad yn unig fyddai peidio gweithredu ar doriadau, megis ar Doiledau Cyhoeddus, gan y rhagwelir gorfod darganfod mwy o arbedion;

·         Bod gorwariant Ymgynghoriaeth Gwynedd yn isel o ystyried y lefelau incwm uchel a’i fod yn cadw swyddi proffesiynol yng Ngwynedd a fyddai’n mynd tu allan i’r Sir pe na fyddai’n rhan o’r Cyngor;

·         Bod elfen o waith yr oedd Ymgynghoriaeth Gwynedd yn ei wneud ar gyfer Asiantaeth Gefnffyrdd Gogledd a Chanolbarth Cymru wedi ei fewnoli ganddynt, a bydd y gostyngiad mewn incwm erbyn 2016/17 yn fater i Bennaeth Ymgynghoriaeth Gwynedd ei ystyried wrth gynllunio busnes;

·         Bod y Cyngor wedi anfon gohebiaeth at bob ysgol gan ofyn iddynt gadarnhau eu bwriadau ar gyfer eu reserfau. Roedd y Fforwm Cyllideb Ysgolion wedi cymeradwyo’r hawl i’r Cyngor o 2017/18 ymlaen i ddychwelyd reserfau dros y trothwy o 5% i gyllidebau’r Cyngor;

·         Pan fo swyddi yn dod yn wag yn naturiol yn ystod y flwyddyn ariannol bod tueddiad i beidio llenwi’r swydd gan olygu tanwariant a rhoi’r gyllideb i fyny y flwyddyn ariannol ganlynol, felly ni fyddai’r un tanwariant yn ail-adrodd yn 2016/17.

Diolchodd y Cadeirydd i’r holl swyddogion ynghlwm a’r cyllidebau am eu gwaith.

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i adrannau.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Cyllid.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr Cyllid adroddiad yng nghyswllt cyfrifon terfynol Harbyrau Gwynedd am y flwyddyn 2015/16 yn unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964. Nodwyd yr ystyrir Harbyrau Gwynedd yn gorff llywodraethol bach, gan fod trosiant yn is na £2.5m, ac o’r herwydd bod cwblhau ffurflen swyddogol flynyddol ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn cwrdd â’r gofynion statudol.

Tynnwyd sylw nad oedd y cyfrifon yn cynnwys Hafan Pwllheli nac ychwaith Doc Fictoria, gan nad oeddent tu fewn i’r diffiniad o Harbwr.

Adroddwyd y byddai’r cyfrifon a’r ffurflen yn destun archwiliad buan gan Deloitte, archwilwyr allanol Cyngor Gwynedd a apwyntiwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, ac os byddai newidiadau, yna cyflwynir fersiwn diwygiedig i gyfarfod y Pwyllgor ar 29 Medi 2016.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed incwm parcio yn Morfa Bychan, nodwyd bod yr incwm wedi ei gynnwys yng nghyllideb Traethau yr Adran Economi a Chymuned felly yn annibynnol o’r cyfrifon yma.

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth yn yr atodiadau, sef -

·         Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2015/16 – Atodiad A; a

·         Ffurflen datganiadau cyfrifon 2015/16, ar gyfer archwiliad – Atodiad B.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg adroddiad a oedd yn adrodd yn ôl ar hunanasesiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor a gynhaliwyd mewn gweithdy o’r aelodau ar 31 Mai 2016. Nodwyd y defnyddiwyd canllawiau’r Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (CIPFA) ‘Audit Committee – Practical Guidance for Local Authorities and Police’ er mwyn ystyried:

·         Os yw’r Pwyllgor yn gwneud y pethau y dylai, yn unol â’r gofynion statudol arno ac ymarfer gorau.

·         Pa mor effeithiol y mae’n gwneud y pethau hyn.

Cyfeiriwyd at y materion sydd angen sylw a nodwyd y cyflwynir diweddariad rheolaidd i’r Pwyllgor.

Nododd y Cadeirydd ei siom mai dim ond 7 aelod o’r Pwyllgor oedd yn bresennol yn y gweithdy.

Nododd aelod ei fod yn weithgaredd defnyddiol ac y byddai’n rhoi sylfaen i weithio arno.

Mewn ymateb i sylw gan aelod parthed llunio rhaglen hyfforddiant arfaethedig ar gyfer aelodau’r Pwyllgor, cadarnhaodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg y byddai’r rhaglen hyfforddiant a lunir ar gyfer aelodau’r Pwyllgor yn cael ei weithredu ar ôl Etholiad 2017.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn cynnwys yr adroddiad fel sail i gynllun gweithredu ar gyfer datblygiad pellach y Pwyllgor;

(ii)    dylid derbyn diweddariad rheolaidd.

Cyflwyno adroddiad yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Gosodwyd cefndir a chyd-destun i’r adroddiad gan yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg.

Nodwyd bod y Pwyllgor wedi derbyn diweddariad cyson o waith y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu ar yr hunanasesiad llywodraethu yn ystod y flwyddyn. Amlygwyd mai’r unig sgôr oedd wedi newid, ers cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 5 Mai, oedd sgôr effeithiolrwydd Rheoli Perfformiad o 2 i 3 allan o 5.

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod gwaith y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, y Grŵp Rheoli a’r Pwyllgor Archwilio yn cryfhau trefniadau llywodraethu’r Cyngor, ac yn cynnig tystiolaeth i gefnogi’r Cyngor pe cyfyd her gan SAC o ran sgoriau impact ac effeithiolrwydd elfennau o’r Fframwaith Llywodraethu. Ychwanegodd bod cynnydd yn sgôr effeithiolrwydd Rheoli Perfformiad yn adlewyrchu’r cynnydd a wnaed i gyflwyno trefn rheoli perfformiad newydd ar draws y Cyngor.

PENDERFYNWYD:

(i)     cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2015/16;

(ii)    argymell bod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn arwyddo’r datganiad.